【财税达人原创】生鲜行业如何通过专业一体的财务信息化管理与效率赛跑？

财务信息化的核心是什么？是将人工作的事让软件做，这样可以提高企业的工作效率、减少出错、增加企业的沟通和协调。生鲜企业对食品的鲜度要求非常高，要保持生鲜的鲜度就要与效率赛跑。

一、生鲜行业分析

1、毛利低、损耗高、品类多

蔬菜、水果等农产品，因缺少品牌溢价，毛利一般只能维持在20%-30%左右，而且生鲜产品从地里采摘那一刻起，就开始产生损耗。特别是从批发环节进入零售环节后，每一次搬运，都会存在因水分蒸发、摩擦破损等原因导致的损耗，这些都需要配送商承担。再除掉人工场地的费用，通常净利率只有个位数。因此为了赚取足够的利润，配送商只能通过不断地拓展客户、增加可供应品类，来提升交易流水，以达到企业的利润要求。

2、从业人员文化水平不高

食材配送作为一个劳动密集型的行业，从业人员文化水平普遍不高，因此很难用价值观去管理。管理者只能更多地靠规章制度、甚至各种严厉的惩罚措施来约束员工行为，以防止“跑冒滴漏”。比如：但凡是经营过水果的配送商，基本都遇到过“如何防止员工偷吃”这个难题。

3、24小时都在工作

因为损耗高，生鲜类配送食材很难保留库存，所以配送商必须每天去农批市场采购，而接单、分拣、配送也是每天工作的必要内容。

二、案例介绍

东海优能食品配送有限公司（化名）位于名城长沙市，成立于2010年，目前拥有22名以上员工。东海优能食品配送有限公司以人才为核心竞争力作为企业发展驱动力，目前大学以上学历员工已占员工总数的41%以上。目前，东海优能食品配送有限公司业务网络遍及湖南、逐步形成向全国其他省市辐射的趋势！已为许多客户提供了优质服务，用心赢得了众多企业的信赖和好评，在湖南地区逐渐树立起良好品牌形象。

三、企业经营困惑

将售前需求阶段客户提出的问题进行列示（以客户真实业务场景的形式进行清晰描述）

1、以销定采的经营模式下，采购统计十分困难；

2、价格波动比较频繁，往来对账核算工作量很大；

3、不同客户价格不同，且价格计算方式较为繁琐，需要在每次配送的单据标明单次配送价格；

4、车辆调度困难，需要按照线路、吨位、时间等进行自定义调度，不确定因素较多，对排车工具要求较大；

5、仓库周转较快，对库存可用量、现存量控制要求较高，库存不足时需要及时反馈并做补充；

6、每车配送单据较多，需要以车为单位分别作出装配汇总单及配送明细单，方便车辆装货和客户配送；

7、生鲜食材易产生损耗，需要挂靠科目，纳入成本核算范围。

四、企业业务流程

1、财务信息化实施前的流程：采购业务流程

每天晚上七点电话、微信停止接单，然后手工统计汇总当天订单情况，生鲜类存货分别针对不同供应商执行采购，期间根据不同订单参考路线、吨位情况做车辆调度，做统一采购后依照每车装货汇总表在总仓进行分拨、装车，最后按照销货单明细表对每车线路上的不同客户进行精准配送。

2、财务信息化实施后的流程：采购业务流程

每天晚上七点电话、微信停止接单，然后在系统中选择所有销售订单执行采购需求分析，生鲜类存货分别针对不同供应商执行采购，然后在系统中做统一车辆调度，货品吨位可做汇总方便计算，采购入库后依照每车装货汇总表在总仓进行分拨、装车，最后按照销货单明细表对每车线路上的不同客户进行精准配送。

在财务软件里使用采购需求分析，可以将大量的手工计算工作交由电脑执行，准确率及工作效率都会大幅度提高，可以帮助客户极大地提高订单响应速度，挖掘企业发展潜力。

五、采购改进的解决方案

1、采购需求分析

业务场景：

客户每天晚上七点电话、微信停止接单，然后手工统计汇总当天订单情况，订单数量大、种类繁杂，手工统计汇总工作量大且容易出现误差，客户每次得出数据后再根据配送货损稍稍增加采购数量，有时也会出现配货不足的情况。

解决方案：

将当天所有销售订单执行采购需求分析，按照库存可用量自动计算出采购所需数量，还可在带出的采购建议中按照不同供应商生成不同采购订单，方便采购员按单采购，工作效率大大提升。

软件操作：

1）如图所示，选择“执行采购需求分析”选项，确认按照销售订单执行分析，点击“下一步”。

2）选择“选择销售订单”，勾选当天所有单据后点击“确认”，点击“下一步”。

3）在生成的界面中找到“生单”-“生成采购订单”，可按照不同供应商生成不同采购订单。

2、车辆调度

业务场景：

在配送行业中，调度是十分重要的一个业务环节，在这里需要做到将不同客户的订单，在参考路线、距离、吨位等情况的前提下进行车辆调度。在订单数量较多的情况下，更要考虑配送车辆二次配送的时效问题，即同吨位车辆的模拟调度。当前手工调度无法一次性看到所有订单信息并做参照，只能手工分类再做协调。

解决方法：

使用配货单可在系统中挑选所有销售订单，吨位、地址等信息也可显示在栏目处，据此排车效率可以大幅度提升，且相关单据可即时打印出来，方便直接按单装车。

软件操作：

1）在“配货管理”中选择“配货单”，在确认业务类型为“外部配货”的前提下，找到“选单”--“销售订单/销货单”

2）在带出的对话框内根据地址等因素人为勾选相关单据，点击“确定”后，一张配货单即完成选单操作，接下来进行“保存”、“审核”即可。

六、财务信息化实施后的价值

本次财务信息化的实施给企业带来了非常的改进：

1、极大地减少了客户的单据统计工作量，提高了工作效率，为企业今后发展打下基础；

2、避免了因人为操作失误导致的亏本交易，降低了企业损失；

3、降低了车辆调度的难度，配货效率整体提升；

4、往来核算更加便利，企业对账不再受每日价格波动限制，一键即可带出对账明细；

5、帮助老板实现按不同维度分析业务的需求，个性化寻找客户名单，对商业决策起到辅助作用；

6、针对库存周转率较高这一情况提前发送预警消息，减少了企业因存货不足而造成的丢单、违约等损失；

7、仓库可批量打印单据，提高效率，发货及时，再也不用滞留到加班处理；

8、配送过程中的损耗、内部人员消耗等情况挂靠不同科目，帮助财务做精细核算及管理。