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RPA财务机器人的应用分类丨操作场景维度

RPA财务机器人的应用分类丨操作场景维度

综合诸多财务RPA机器人的实际应用案例,目前RPA财务机器人可从3个维度进行分类:部署方式、操作场景、运行方式。通过分类以便于我们针对不同类型的财务机器人,做好风险的识别与控制。

操作场景维度分类

财务工作往往规则明确、流程清晰、数据量大、频率高,跨平台跨系统的数据采集及数 据调用的财务业务场景很多,正因如此,财务机器人已被广泛应用于财务工作的方方面面。

按操作场景不同,可将财务机器人细分为查询类机器人、报送类机器人、操作类机器人、分析比对类机器人等4类。应对不同操作类型的财务机器人,其风险的识别与管控程度也会有所差异。

1、查询类财务机器人

常见的财务机器人查询类场景包括银行余额查询、科目余额查询、发票查验等。基于查询类财务机器人,还可扩展出处理银行余额调节表、费用报销等相对复杂业务场景的财务机器人。

例如:银行余额调节表机器人,可自动登陆财务系统下载银行科目余额表,自动登陆网银下载银行交易流水,然后将银行科目余额表和银行交易流水进行一一比对,筛选出各种未达账项,自动生成银行余额调节表。根据相应的对账逻辑,银行余额调节表机器人可实现一些比较复杂的、一对多甚至是多对多的对账情形。当然,对于一些特殊的、非常规的交易数据,还需要人工参与最终的复核,以确保财务机器人工作的准确性。

2、报送类财务机器人

常见的财务机器人报送类场景包括纳税申报及其他监管申报等,报送类机器人往往在报送环节之前,还需要完成报送数据的采集和整合。

以纳税申报机器人为例,如果企业有完善的税金管理系统,机器人可自动从税金管理系 统中获取各种纳税申报表,然后自动登陆到各地的纳税申报网站,自动完成各个申报表及其附表的填报。

如果企业没有税金管理系统,纳税申报机器人也可以直接从财务系统中获 财务数据,根据相应的计算规则,计算生成增值税申报表等各种纳税申报表,然后再自动登  陆到纳税申报网站,完成填报工作。在申报确认的最后环节,通常都会让人工参与复核确认 和提交。

3、处理类财务机器人

常见的财务机器人操作类场景包括业务单据处理、凭证总账处理、付款流程审批、费用报销审批等,操作类机器人主要是替代人工完成一 些规则明确的业务操作流程,诸如各种基于ERP系统操作的业务流程和审批流程。操作类机器人往往还会结合数据获取、数据核对校验等功能来实现相对比较复杂的付款审批和费用报销审批等业务操作流程。

以费用报销机器人为例,通过费用报销机器人可自动登陆企业的费用报销系统,打开电子费用报销单及对应的发票附件获取报销单信息,并通过光学字符技术(OCR)来识别发票信息,同时登陆税局网站查验发票的真伪,查验拾头、识别号、销售方信息等信息是否规范,查验报销金额、付款明细及合计是否与报销单一致。

若真实性、合规性及一 致性均没问题,机器人将会自动审批此报销单,并生成费用报销数据汇总表,并通过邮件发送给 相应的财务人员。对于机器人审核出来有问题的报销单,则会转给相应的财务人员人工 参与处理。

4、分析对比类财务机器人

常见的财务机器人分析比对类场景包括各种对账和各种报表处理等。分析比对类机器人通常会结合数据获取、数据核对校验等功能来实现相对比较复杂的对账场景和报表处理场景。

对账机器人是在财务机器人中应用非常广泛,它适用的财务对账场景很多,可以适用于企业内部的对账,比如企业内部的业务账与财务账的核对、总账与银行流水的核对,也可适用于企业与客户及供应商之间的往来账务的核对。对账场景的复杂度,关键取决于它的对账逻辑是否复杂。

通常对账场景无论其对账逻辑是否复杂,它的主要流程基本上都是“数据下载-数据整合比对-对账结果(报告)发送”。从目前的财务机器人案例分析,财务机器人对账率无法百分之百实现,因为企业的实际业务场景通常都比较复杂,尤其是与供应商或客户的对账,会受到账期、损耗、商业折扣等因素的影响,可能会出现很多一对多甚至是多对多的情形。这时候,就需要在财务机器人实施过程中详细梳理出所有可能出现的对账逻辑。比如,对账时取哪些为对账维度,哪些是关键对账维度等都非常重要。

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  • 原文链接https://kuaibao.qq.com/s/20210122A05WZO00?refer=cp_1026
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