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数字员工(RPA)在物业财税业务中的场景应用——银行付款

在业财税银一体化的数字财务建设中,物业企业的成本管控是非常重要的一个环节。通过对物料采购、人力资源、外包合同、费用报销等业务的标准化、流程化管理可有效提升业务管控能力,实现降本增效。但在财务支付环节上因供应商多、付款账号多、金额小、笔数多、相对集中支付等特点,在付款审批、资金安排、出纳付款等环节上给财务管理工作造成了一定的困扰,主要表现在以下三个方面:

1、供应商多(付款账号多)、金额小、笔数多,需要出纳人员在业务系统中手动将付款数据录入网银进行支付,工作量大、容易出错;

2、通常物业对外支付业务处理时间相对集中,且业务系统与银行系统割裂,增加了集中处理的难度;

3、支出类业务较多(包含:采购、外包、报销等),各业务付款条件不一,给财务管理、资金统筹造成了困难。

在付款业务量集中、工作量大、效率不高、容易出错的业务背景下,如何将业务数据与银行付款两个相对割裂的系统有机结合起来,实现付款业务可管、可控,降低企业付款风险是财务数字化不得不面对的问题。对此,处理重复性、工作量大、流程性强的支付业务时,可以充分发挥数字员工(RPA)的优势,更高效、更低成本地完成相关工作。

RPA机器人实现银行付款的整体流程如下:

1、登录业务系统(极致物业管理系统),打开付款申请模块,获取已通过审批的付款申请数据;

2、登录付款申请上指定的付款账号网银系统,将业务系统的数据填报到网银系统中;

3、财务总监或出纳在完成付款后,RPA机器人再将付款结果回写到业务系统的付款业务中,形成业务闭环。

RPA机器人在银行支付业务中为企业带来的价值主要体现在以下五个方面:

1、持续完善供方基础资料,确保供方档案数据的完整性和准确性

RPA通过对付款申请中供方的收款信息(如:账户信息、银行账户等)与供方档案中的数据进行对比,将付款申请中的信息持续完善至供方基础档案,确保供方信息的完整性和准确性,减少人工维护工作量,降低支付风险,提升工作效率。

2、发票验真验伪验重前置,确保付款合法性

发起各类付款申请时,将发票扫描上传到业务单据中,通过OCR解析出发票六要素,与企业发票池(RPA提前将税局中的发票搬运到企业发票池中)进行比对,实现发票的验真、验伪和验重,确保支付业务的合法性。

3、自动监控审批进度,确保数据搬运及时性

通过RPA机器人对业务系统中的付款申请审批进行全程监控,及时了解审批状态。审批通过RPA机器人自动启动数据搬运指令,将付款申请数据搬运到银行系统中,并通知财务总监或出纳进行付款审核。

4、RPA高效搬运,准确率高达100%

RPA机器人监管付款申请审批状态,自动将付款申请数据按付款申请单的要求(如付款时间、紧急程度等)搬运到网银系统,自动填写和保存付款信息并通知财务人员。据统计,搬运工作准确率高达100%,搬运效率提高了20倍,可有效释放出纳付款环节填写及银行付款的工作量。

5、自动反写付款结果至业务系统,实现付款数据与业务信息相关联

出纳在银行系统复核付款信息,进行付款确认后,RPA将实时监控网银已付款信息,并会把付款结果自动登记到业务系统的付款单中,核销付款申请和应付,实现支付业务的完整闭环,达成业、财、银一体化。

RPA(机器人流程自动化)技术本身并没有淡化只有人类大脑才能完成的任务,而是通过业务流程自动化解决重复、耗时的任务,让企业减少无用的内耗和额外成本,同时结合合理的付款资金统筹计划,让物企财务领导有足够的人力资源去做出更明智有效的财务决策。

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  • 原文链接https://kuaibao.qq.com/s/20220117A05ONO00?refer=cp_1026
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