文献管理最重要的是什么？

我所说的一切都可能是错的！

即使你赞同我的观点，

你的生活也不会因此有任何改变！

除非——你采取了相应的行动。

（这是书先生的第300篇原创分享。2022年11月05日，于新加坡）

引子

走上了科研的道路，有件事儿就必须做，那就是文献管理。

一说到管理，可能很多人就会想到分门别类、归类整理之类的词。这种想法或许以前是对的，但在电子化时代，却已经过时。

电子化时代，文献管理最重要的是一个词

——可搜索性 searchability

今天的推文就谈谈可搜索性的重要性，顺便介绍几个自己常用的方法。

物理世界和电子世界的区别

现在看电子书的人越来越多，但我猜可能很少有人认真思考过，电子书和纸质书到底有什么区别。或者说得更一般化一点，物理世界的信息获取方式和电子世界的信息获取方式到底有什么区别。

我们不谈那些技术上的区别，我们只看对使用者来说，两种信息获取方式的区别是什么。

在我看来，物理世界和电子世界信息获取方式的主要区别是方向。

在物理世界里，我们人类需要走向信息存放的载体，然后才能获取里面的信息。比如我们去图书馆里找一本书，虽然图书用了系统的编码来表明了其所处的位置，但我们需要那本书的时候，还是不得不走到那里去。

但电子世界完全不同。当我们需要从电子世界里获取信息时，是通过搜索的方式，让信息到我们这里来。信息以前是存放在哪里，我们并不关心。我们关心的是搜索和信息对应的准确度。

这个区别对我们进行文献管理有什么启示呢？

启示很简单。在物理世界，我们需要把信息分门别类地放在不同的地方，因此分类的层级和易用性就很重要。在电子世界，我们需要通过搜索快速准地让信息来到我们这里，因此信息的标签很重要。

由此，我们可以得出一个结论：文献管理中最重要的事情是给文献打上我们想要的标签。至于文献放在哪个文件夹，文件夹怎么命名，甚至在文献管理软件中如何分类，通通不重要。

一些文献管理工具推荐

根据上面的分析，一个好的文献管理工具必须具备两个特性：第一、支持打标签；第二，支持全文索引（全文索引就相当于加了很多标签）。

好消息是，市面上所有主流的文献管理软件，比如 Endnote, Zotero, Papers, Citavi 都支持这两项功能。我个人比较喜欢用 Citavi，因为它也支持对注释的全文索引。

如果你不喜欢用文献管理软件，但电脑里也有一大堆文献，要怎样才能通过全文检索找到自己想要的文件呢？

我用过两种方法：

第一，用 evernote 的文件夹导入功能。将你所有的 PDF 文件放在一个文件夹，然后把这个文件夹导入 Evernote ，并设置为自动更新。这样做，Evernote 会生成一个对应的笔记本，然后自动为里面的所有文件建立全文索引，同时，你添加新文件后，该笔记本会自动更新。

第二，使用 dropbox 。把存放文献的文件夹放入 Dropbox ，Dropbox 会为所有文件建立全文索引，不限文件类型。也就是说，只要是在 Dropbox 里的文件，无论是 PDF，DOC, TXT, PPT 还是 XSLX，只要里面有字 Dropbox 都能全文检索。

下图是我在自己的 Dropbox 中检索 academic vocabulary list 的结果。从图中，你可以看出， Dropbox 不但检索文件名，也检索文件内容。

一点题外话

我一直觉得 Windows 的文件管理方式非常落后，因为它还在遵循物理世界的信息获取方式。当我们在创建文件夹，在文件夹里创建子文件夹时，我们其实是在用物理世界的方式在给文件分门别类。

我想，职场人士可能都碰到过找文件半天找不到的窘况。Office 办公软件提供了给文件打标签的功能，但我猜 99% 的人没有用过，因为它用起来也不直观。

而且，就算你给每个文件都打了标签，微软那原生的搜索速度，也可以让你抓狂。可能是为了节约本地资源，Windows 不支持本地全文索引。或许，云端版的 Windows 会解决这个问题。

Office 的笔记软件 Onenote 的理念也是落后的，理由和上面一样：它还是在按照物理世界的信息获取方式在设计软件。所以，onenote 被淘汰一点都不冤。

Windows 之所以没有被淘汰，是因为所有操作系统都和它一个德性。现在市面上还没有按照电子世界逻辑来设计的操作系统。

我心目中的理想操作系统是这样的：

所有文件都在一个文件夹，或者随便放，但操作系统支持强大的检索功能。如果配合人工智能，还能自动为文件打上合适的标签。

当我需要打开一个文件时，只需要一键打开一个搜索栏，或者语音命令，告诉 Windows 我需要哪个文件，它就自动打开。

一句话，别让我去找文件，听懂我的指令，把文件送到我面前来。

结语