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项目干系人(StakeHolder)是干啥的?

项目的成功完成绝不仅是项目经理或项目组的责任,它是所有项目利益相关者(stakeholder)共同努力的如果,调查结果表明,项目成功的第一保证是利益相关者在项目全生命周期中的有效协作。

项目生命周期中包含5种过程:启动、计划、实施、控制和收尾,如果缺乏利益相关者对其责任的承诺,这5种过程将会演变为:狂热、惶恐、寻找替罪羊、惩罚无辜者、表扬不该得到表扬的人!

拿着筹码的人,才是干系人

“Stake”的直接翻译是“筹码”或“赌注”,所以“Stakeholder”可以直接翻译成为“拿着筹码的人”。

什么才算是“拿着筹码的人”呢? 那就是在赌局完的时候,是“输”还是“赢”是看这个人在过程中投注的决定。也就是需要对赌局进行投注的人!

在系统建设的过程中,是那个人“初步”决定哪些功能需要增加,哪些功能可以减少,明确理解系统在运行时能否提升部门的能力和效率,这个人便是系统应用部门的主管。这个主管及他的属下是系统使用者(User),但只有这个部门的主管才是Stakeholder。

我说那个“‘初步’决定哪些功能需要增加,哪些功能可以减少”的人,是因为做最终决定的不是这个Stakeholder,而是项目的Sponsor。

一些中小型项目可能有数十个使用者,但可能只有一个Stakeholder,一些大型的项目可能有数万名使用者,但可能只有二三十个Stakeholders。我们的焦点错了,项目便会失败。

项目发起人

项目发起人的角色与责任包括:

  1一般职能

  (1)详细阐述项目群以及组织的需求。

  (2)确保项目成果满足需求。

  (3)为项目提供必要的资金与资源。

  (4)通过向组织内的其他人员展示项目获得对项目的支持。

  (5)就项目进展以及项目成功因素等方面与项目其他利益相关者进行沟通,表达自己的观点。

  2在项目启动阶段的角色与责任

  (1)就项目当前或未来的价值及相关性等方面提供战略计划及指导。

  (2)定义自己的要求。

  (3)为项目获取资金支持。

  (4)任命项目发起人的联络人。

  3在项目计划编制阶段的角色与责任

  (1)审批项目计划。

  (2)参与项目计划编制阶段的工作。

  4在项目实施阶段的角色与责任

  (1)参加对项目实施要求的审查。

  (2)协助解决需求方面的问题。

  (3)书面批准积压种要求以及资格标准。

  5在项目控制阶段的角色与责任

   必要时参加项目状况审查以及筹划指导委员会会议。

  6在项目收尾阶段的角色与责任

  (1)派员参加经验交流会议

  (2)签暑并批准项目结束。

 项目经理

  项目经理对整个项目的成功结束负全面的管理责任,为了很好的履行职责,项目经理应该与项目发起人密切合作,以确保使用的资源充分到位,同时项目经理应当负责项目计划的编制,以保证项目在进度、预算以及质量范围内顺利完成项目。在项目启动阶段任命项目经理,这样就可以保证有人对项目实施负责。

  项目经理的角色与责任包括:

  1一般职能

  (1)执行贯彻项目政策与程序。

  (2)获取执行工作所需的资源。

  (3)保持人员技术熟练度生产力,需要时提供培训。

  (4)建立并保持项目的质量。

  (5)识别并获取项目所需的工具。

  2在项目启动阶段的角色与责任

  (1)草似项目概念文件及项目章程。

  (2)定义项目成功标准。

  (3)编制项目约束条件文件。

  (4)编制项目假设文件。

  (5)进行成本---收益分析。

  3在项目计划编制阶段的角色与责任

  (1)在项目小组成员的帮助下编制详细的项目计划文件。

  (2)在项目小组成员的帮助下建立组织分解结构及工作分解结构表。

  (3)编制或者帮助编制项目工作范围说明书、项目进度安排、沟通计划、风险管理计划(包括风险应急计划)、成本---收益分析、采购管理计划、配置管理(configurationmanagement)计划、项目预以及项目过渡核对表。

  (4)确保管理层、用户、有关的机构以及承包商遵守自己的承诺。

  (5)确保项目计划得到审批并作为基准计划。

  (6)为项目分配资源并确定工作包(资源计划)。

  (7)批准项目质量计划以及配置管理计划。

  4在项目实施阶段的角色与责任

  (1)管理日常项目工作并为项目小组成员开展工作提供指导。

  (2)定期检查项目进展状况,将预算与实际价值进行比较。

  (3)定期检查项目网络图,将进度基准计划与实际完成的工作进行比较。

  (4)确保项目计划经常更新,必要时各方共同签暑。

  5在项目控制阶段的角色与责任

  (1)变更项目预算及项目进度安排,需要时提供建议。

  (2)检查质量保证审查的结果。

  (3)作为变更控制委员会的一员,审批产品/变更项目。

  (4)审查项目风险,建立风险减弱等风险对策略与程序。

  6在项目收尾阶段的角色与责任

  (1)对未通过测试验收的产品编制行动方案。

  (2)得到顾客及项目管理层对完成产品的认可。

  (3)对于尚未解决的事项进行收尾工作。

  (4)编写项目后执行报告。

  (5)开展经验交流的活动。

  (6)财务账目、财力支出等的收尾活动。

  (7)将所有的项目有关文件、数据进行归档。

  (8)几要时参加并协助项目交付审计。

  (9)在合同收尾阶段协助采购合同的管理工作。

  (10)与项目小组以及项目利益相关者一起庆祝项目的成功

注:任命一位掌握项目所需各项目技能的项目经理对于项目的成功是至关重要的,项目经理的资格必须与项目的复杂情况相符合。

  下面是在选择、任命项目经理时所要考虑的因素:

  (1)综合技能:大局观念、系统方法思维、灵活性以及文化意识。

  (2)项目管理技能:计划、组织及监控。

  (3)人际技能:领导、沟通、协调、激励及创建团队的能力。

  (4)技术技能:工程与科技水平、数学知识及专业知识。

  技能:计划、组织及监控。

  (3)人际技能:领导、沟通、协调、激励及创建团队的能力。

  (4)技术技能:工程与科技水平、数学知识及专业知识。

  (5)商业与管理技能:对组织运作的认知能力、一般商业管理以及计划编制、预算、融资等的基本知识。

  项目小组

  项目小组负责实施项目的各项活动,必要时项目小组成员要协助项目经理进行计划编制的工作,同时在项目预算及进度等约束条件下完成项目,项目小组可以聘请在关专家来实施项目方案,时时要与顾客以及其他项目

  目利益相关者保持互动关系,以确保需求得到正确的理解与实施。

  项目小组的角色与责任包括:

  1一般职能

  (1)识别技术解决可选方案。

  (2)在预成本以及进度范围内实施方案。

  (3)同质量保证组织的协调。

  (4)支持项目计划编制以及对项目的跟踪。

  2在项目启动阶段的角色与责任

  (1)为产品开发提供评估意见。

  (2)保证需求是切合实际的,并合乎目前可得资源的状况。

  (3)从完整性、相关性及清晰性等角度分析需求。

  3在项目计划编制阶段的角色与责任

  (1)开发技术方法。

  (2)分配并参与开发任务。

  (3)在编制成本估算以及进度编制方面提供支持。

  (4)协助编制质量保证计划以及配置管理计划。

  (5)保证所有的项目小组成员理解项目计划。

  (6)识别项目人员的培训需求。

  (7)保证项目实施人员充分理解各种需求。

  4在项目实施阶段的角色与责任

  (1)创建产品或流程方案。

  (2)跟踪项目实施情况以及递交项目进展报告。

  (3)编制配置控制文件及其基准文件。

  (4)进行内部审查以及外部审查。

  (5)编制测试计划并协调各种测试活动。

  (6)实施分配给的各项项目计划。

  5在项目控制阶段的角色责任

  (1)识别问题并提出变更进度申请。

  (2)协调质量保证活动、审查质量保证结果以及纠正各种偏差。

  (3)识别风险并对出现的各种风险采取应对性措施。

  (4)参与变更审查。

  6在项目收尾阶段的角色与责任

  (1)参加经验交流会议

  (2)识别能够改善项目流程的方式。

  (3)向项目经理交付各种与项目有关的文件以归档。

  配置管理人员

  配置管理职能通常在大型或中型规模项目中使用负责计划,协调并实施项目配置管理的各项活动,具体来说,项目配置管理是通过严格的程序来控制和记录所要设计或生产的产品的功能及物理特性。

  配置管理人员的角色与责任包括:

  1一般职能

  (1)识别项目对配置管理的需求。

  (2)支持变更管理。

  (3)配置管理应用于项目时,要确认需求并编制需求文件。

  2在项目启动阶段的角色与责任

  在各种需求以及相关性标准的基础上提供配置管理方法。

  3在项目计划编制阶段的角色责任

  (1)编制项目配置管理计划,识别配置管理控制下的各事项。

  (2)识别支持项目需求的配置管理工具。

  (3)将已批准的项目计划及相关规范基准化。

  (4)创建并跟踪项目基准库。

  4在项目控制阶段的角色与责任

  (1)支持项目控制变更委员会并分发变更信息。

  (2)对项目库的使用进行管理。

  (3)进行配置管理审计。

  (4)记录配置管理行动并保有行动方案列单。

  (5)跟踪问题报告。

  5在项目收尾阶段的角色与责任

  (1)参加经验交流会议。

  (2)识别配置管理的优点与缺点。

  (3)将项目库进行归档。

  质量保证人员

  质量保证人员的职能是定期评价整个项目的实施情况,以确保项目能够满足相关质量标准,质量保证是项目小组职能不可分割一部分,项目小组成员应当把质量保证当做是每一项工作任务的关键工作来对待。

  质量保证人员的角色与责任包括:

  1一般职能

  (1)审查并证实组织的管理流程以及质量保证流程。

  (2)维护项目库以及项目标准库。

  2在项目启动阶段的角色与责任

  保证需求得以识别。

  3在项目计划编制阶段的角色与责任

  (1)确保计划已被有关小组审杳过。

  (2)审查用于计划与成本估算的流程。

  (3)编制质量保证计划,识别质量保证活动以及资源需求。

  (4)在编制质量保证成本估计方面提供帮助。

  (5)确保正确识别并跟踪各种项目风险。

  (6)确保各种需求是清晰的、可证实的及可检查的。

  (7)对于项目经理以及项目小组成员在质量保证中的角色与责任要定位清楚。

  (8)协调质量保证活动。

  4在项目实施阶段的角色与责任

  (1)收集并分析项目数据。

  (2)识别那些与计划不符合的问题并将问题置于配置管理中进行控制。

  (3)观察检查情况并在必要时审查检查报告。

  (4)落实可交付成果达到标准要求的程度。

  5在项目控制阶段的角色与责任

  (1)协调正式的审查与审计活动并参与非正式的审查活动。

  (2)落实组织的政策以及项目的政策得以贯彻。

  6在项目收尾阶段的角色与责任

  (1)将项目标准数据归档。

  (2)确保产品付准备就绪。

  (3)评价项目质量。

  (4)参加经验交流会议。

  顾客

  顾客要对他们的需求表达是否清晰负责,并证实已结束的项目是否符合他们的要求,他们在使用项目所创建/制造的产品时需经过培训。

  顾客的角色与责任包括:

  1一责,并证实已结束的项目是否符合他们的要求,他们在使用项目所创建/制造的产品时需经过培训。

  顾客的角色与责任包括:

  1一般职能

  (1)清晰表述他们的要求。

  (2)确保需求得以

  以满足。

  (3)确保人员的培训以随时能够进行新产品的验收。

  (4)支持新产品应用于其他商业领域。

  2在项目启动阶段的角色与责任

  清晰定义他们的需求,以及对项目小组和项目经理们的要求。

  3在项目计划编制阶段的角色与责任

  (1)审批项目计划。

  (2)审查项目进展报告。

  (3)任命与项目小组联系的联络人。

  (4)书面批准各种需求及资格标准。

  (5)识别那些需要培训的人员。

  4在项目实施阶段的角色与责任

  (1)参加培训。

  (2)必要时协助检查产品。

  (3)批准交付及安装程序。

  (4)审查当前商业实践并分析项目产品对此的影响。

  (5)开发程序、政策及系统来支持新产品的应用。

  5在项目控制阶段的角色与责任

  (1)参加需求审查。

  (2)必要时审查设计。

  (3)协助解决需求问题。

  6在项目收尾阶段的角色与责任

  派员参加经验交流会议。

  除上述常见的利益相关者之外,为有效提高政府投资项目的成功性,还有必要特别注意以下两种利益相关者的角色与责任。

政府项目管理办公室

  政府项目管理办公室负责制定政府相关的项目管理政策,并确保这些政策被各组织所贯彻,同时负责审查项目计划的可行性及对高风险和高成本项目进行监督。

  政府项目管理办公室的审查职能包括:审查项目计划、合同及其他评价风险的各项任务,必要时对出现问题的项目推荐解决方案。

  政府项目管理办公室的角色与责任包括:

  1一般职能

  (1)确定、审查、更新本领域的项目管理体系以及其他各项政策。

  (2)为项目管理的改善提供资源。

  2在项目启动阶段的角色与责任

  审查项目的概念文件

  3在项目计划编制阶段的角色与责任

  (1)审查并协助总识别风险。

  (2)落实项目目标是否定义清楚。

  (3)监督质量保证活动、风险计划以及项目启动的各种文件。

  (4)批准项目计划。

  (5)确保项目计划得到书面批准并基准化。

  4在项目实施阶段的角色与责任

  (1)进行项目监督。

  (2)审查项目进展情况。

  (3)对实施不好的项目有要求暂停或者停工的权利。

  5在项目实施阶段的角色与责任

  (1)收集数据并归档。

  (2)审查项目后实施报告归档。

  (3)参加经验交流会议。

 政府相关项目管理层

  政府相关项目管理层负责识别项目需求,评价项目风险及批准要实施的要工作,为了保证项目符合政府的需求,政府相关项目管理层负责建立相应的战略计划,若是信息技术项目,则要建立信息技术战略计划,同时建立程序以保证政策得以贯彻实施。

  政府相关项目管理层的角色与责任包括:

  1一般职能

  (1)将政府需求进行排序,同时将其包含在战略计划中。

  (2)确保进行各项项目活动所需的资源。

  (3)审查/批准对外部实体(如卖方或其他组织)的承诺

  (4)保证政府相关人员得到相应的培训。

  (5)评估并推荐所采用的自动化工具。

  2在项目启动阶段的角色与责任

  (1)选择项目经理以及在人员配备方面提供协助。

  (2)审查并批准项目风险分析。

  (3)确保资金供应。

  3在项目计划编制阶段的角色与责任

  (1)审批项目计划、预算及建立管理准备金。

  (2)在成本估计时,确保项目小组领导的支持。

  (3)保证项目人员的可获得性。

  4在项目实施阶段的角色与责任

  (1)定期进行对项目实施管理的审查。

  (2)批准项目计划变更。

  (3)审查项目风险管理计划。

  (4)审批合同执行中的变更。

  5在项目收尾阶段的角色与责任

  (1)参加经验交流会议。

  (2)参与并保证顾客以及项目发起人对项目的验收。

  (3)确保会计/财务收尾。

本文分享自微信公众号 - 物联俱乐部(wu_lian_club),作者:瓜哥

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原始发表时间:2020-08-03

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