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如何处理项目预估量与实际工作量相差较大情况?

PM的误区

这个问题显示了一部分PM对项目管理理解的一个误区,不应该把重点放在出了这种情况怎么处理,应该着重关注如何避免问题中出现的情况,这才是项目经理的职责所在。真出现这样的困境实际上已经晚了,能做的只是一点补救措施。

无论什么原因,预估的工作量如果远小于实际工作量某种意义上是项目经理的失职。 不过话说回来既然问题是如何处理,理应包括事前处理和事后处理,所以说说如何避免也不算跑题。

对于一个正常的项目来说,抛开哪些讲政治、刷阴谋、有人背后拆台的事情不说。一个项目中的关键要素就那么几个:有多少工作,都有什么人来做,工作的期限是什么,公司愿意为此项目负担什么成本。

项目前做的

1 评估工作量,了解工作内容。

  • 这个是项目经理的基本功,经验越多估算的越准确。要了解项目都包括哪些工作,大概都需要什么水平的人做。
  • 如果对工作不了解怎么办?那就找个经验丰富或者了解某一项相关工作的人帮着你估算。或者参考你们公司历史上做同类项目的实际工作量。
  • 如果一个这样的人都找不到并且我们公司从来没做过这样的项目怎么办?(那只能说你们公司很有勇气,什么活都敢接)根据你对自己智商的评估把工作量在你第一次估算的结果加上10%到80%不等。

2 确定项目人员。

  • 这个要部门和公司充分沟通,越早确定项目人员越有利,对人员越了解越有利,包括什么人能挑大梁,什么人只能干粗活,什么人可能项目做一半就跑。如果实在缺人不得不招人的话,这样的新人最好不要太多。
  • 如果一个老人没有全招新人怎么办?(你们公司领导勇气非凡)把招来的人放在一起,至少用一周的时间做demo做演示,实际上是拿人做实验。看看到底谁能干活,能干什么活。
  • 你必须要了解项目成员水平,整个项目组必须有人要了解这些工作要怎么做。

3 计算工期。

  • 注意这里是你计算的工期,不是客户要求的工期。
  • 用前面估算的(工作量/人员)×1.1或者1.2=估算工期。
  • 为什么×1.1?这是你整个项目顺风顺水的时候,突发情况会占用你的项目时间。如果前面算的都不准,那这里就比较悲剧了,稳妥的做法只能是再往后延。

算完了以后你回过头看看客户实际要求的工期,如果差的太多干脆就别做了。公司非逼你做的话也可以,问问有什么相应的激励机制(多半是钱),重赏之下必有匹夫,咬咬牙还是可以做。如果什么额外的都不给呢?那……另请高明吧。

项目中做的

1 拆分工作

  • 项目经理的基本功,工作拆分、计量然后分配。水平高的人做有难度的工作,水平差的做重复劳动。按照项目工期从最后一天开始一点点的倒排,第一次任务拆分不要安排加班,直到所有工作在指定时间下都有专人负责为止。
  • 如果有人分配的工作做不来怎么办?那就培训或者给一些学习时间还是让他做。
  • 如果他就是学不会呢?那就调能做的人来。
  • 如果调都调不来呢?那就从外面招人。
  • 如果招都招不到呢?……那你还做这个项目只能说你活该。
  • 如果分配的工作可以做但是要超时呢?那需要适当安排加班。

2 工作量发生变化

  • 这种情况很常见,各方面原因都有。
  • 一开始没做对造成返工怎么办?没说的,自己的问题重来吧,这个时间就是那×1.1里面0.1的。
  • 返工要反90%怎么办?说明之前根本误解了工作内容,项目基本等于失败只能补救。
  • 一个新人误操作把东西全删了怎么办?要看是否有备份,新人是否培训了。如果都有,那简单按项目纪律处理。都没有?老老实实加班找公司要人,把这个临时难关度过去。
  • 客户要加工作怎么办?和公司领导和销售商量,是否控制客户的新需求。如果控制?没说的尽力往回顶,你顶不回去叫销售来一起顶,都顶不回去叫老板一起顶。如果不控制?那就加人\延期\加钱,就算客户不给钱也要找公司要钱。

3 人员变化

  • 有人做一半不做了跑路怎么办?谈心挽留之。
  • 如果还是跑呢?(早你就应该发现这样的人)尽量安抚找人来做工作交接,然后招人\调人。

4 验收。

  • 工作拆分了也安排下去都有人做了就完了么?没完,你必须按期或者按检验点验收别人的工作。否则他说做了100%实际才完成10%最后你会欲哭无泪的。
  • 我一个人验不过来怎么办?找质管\测试\监理什么的和你一起验。
  • 验收了,根据安排确实做不完怎么办?加人加班,没什么好说的。

如果上述都做到了,还出现题目的情况怎么办?那以我的能力真帮不到您了。

补救

无论前面怎么说,总之现在就是出了灾难性的状态怎么办?其实补救的办法相当有限。

  1. 尽全力要人,要不到人就招人。哪怕付出对新人的培训时间成本也要招人。
  2. 拉上销售和领导努力和客户沟通尽可能的延期。
  3. 如果不能延期就和客户沟通在这个时间点之前只上那些必须的工作,不是最紧急的工作往后延。总之全力压缩工作。
  4. 向项目成员许诺,熬过这段放长假\大大的加班费\出国旅游。尽可能的保持积极性,避免跑路。但千万注意不要加班加出工伤,不要出人命。
  5. 所有工作向项目成员的工作让路,他们不能被打扰不能分心。不允许任何人打断项目成员的工作直接与项目成员沟通,有事找项目经理,工作一律项目经理安排。

本文分享自微信公众号 - 物联俱乐部(wu_lian_club),作者:瓜哥

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原始发表时间:2020-08-23

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