PPT导出文件必看！这5招让你发的文件永远不乱码、不被改、不挨骂

一、为什么你发的PPT总被领导打回？

销售部小陈的血泪史：

给客户发的PPT，对方打开全是乱码 丢单

传公司的方案被同事误改数据 背锅

微信发50M的PPT，3分钟才传完 被吐槽

其实，PPT导出与共享藏着“安全密码”，用对这5招，从此告别社死现场！

二、导出为PDF：职场人的“免死金牌”

1. 什么情况必须用PDF？

对外发送（客户/合作伙伴）

重要文件留档（防止数据篡改）

手机端查看（杜绝排版错乱）

2. 三步生成完美PDF

点击【文件】【导出】【创建PDF/XPS】

关键设置：

勾选“发布后打开文件”（立即检查效果）

选择“最小文件大小”（自动压缩图片）

勾选“嵌入字体”（防止文字变宋体）

命名规则：建议“文件名+终版+日期”（如“Q3策划案_终版_20240525.pdf”）

案例：

设计部用PDF给客户确认方案，对方批注“已确认，不再修改”，减少80%反复修改！

三、微信传文件的3个保命技巧

1. 超过100M怎么办？

压缩图片：

【文件】【另存为】【工具】【压缩图片】选“电子邮件(96ppi)”

拆分成多个文件：

按章节保存为“文件名_Part1”“文件名_Part2”

终极方案：传云链接

用企业网盘生成分享链接 设置密码+7天有效期

2. 防偷窥必杀技

导出PDF时设置密码：

【工具】【常规选项】输入“打开密码”

微信发送时选择“原图”模式（防止压缩模糊）

四、邮件发送：专业度的终极考验

1. 正确附件命名法

错误示范：“新建Microsoft PowerPoint 演示文稿.pptx”

满分格式：“20240525_市场部_XX项目进度汇报_V2.3.pptx”

（日期+部门+主题+版本号）

2. 邮件正文必备三句话

“附件为XX文件，共XX页，请您查收”

“关键数据已用黄色高亮标记（见第5/8/12页）”

“如需可编辑版本，请回复本邮件获取密码”

五、5大翻车现场急救指南

1. 对方说“打不开文件”

立刻补发：PPT【另存为】选“PPT 97-2003”格式（.ppt）

2. 字体全变成宋体

补救措施：

保存时勾选“嵌入字体”（文件选项保存）

将特殊字体转成图片（选中文字右键另存为图片）

3. 动画效果失效

事前预防：

导出视频：【文件】【导出】【创建视频】选“全高清”

苹果用户额外发送Keynote版本

好了，就这些，感谢关注！