一定要集中管控进入ERP系统的物料编码！

在ERP环境下，我们管理物料编码时有两个重点，第一个，一定要做到一物一码；第二个，一定要控制好物料编码的数量。

所谓一物一码，就是一种物料唯一对应一个编码。就像我们的身份证号，每个人都有一个唯一的身份证号。对于ERP软件来说，不管一个物料编码是10位还是20位，不管每一位编码是有意义还是无意义，也不管编码是数字还是字母，只要能够做到一物一码，就都是能够接受的。

如果不能做到一物一码，比如存在一物多码、一码多物、有物无码、有码无物的情况，就一定会带来问题，不是库存积压就是生产缺料。

我们在给物料进行编码时，之所以要求编码尽可能短、尽量用数字，并且尽量采用无意义或者半意义编码法，主要是为了让我们用得顺心，并且减少输入的错误以及工作量。比如我们向ERP系统输入一个8位全数字的编码，比输入一个数字与字母混合的16位编码要简单多了，也更不容易出错。如果是在ERP系统外手工书写一个编码，就更是如此。

我们一定要认识到，在ERP环境下，物料编码主要是给计算机用的，与物料编码形影不离的物料说明，才是给我们人用的，所以我们处理物料编码，没必要在物料编码上面耗费太多的时间与精力，而应多花时间认真编写好物料说明，因为我们在ERP系统里面识别或者搜索物料，主要靠物料说明。

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下面我们来聊聊，为什么在ERP环境下，一定要控制好物料编码的数量。因为一物一码，一个编码对应一种物料，所以控制物料编码的数量，实际上就是要控制物料的种数。

这里我们要充分理解一个观念，就是在ERP环境下，企业管理一种物料，跟家庭养一个孩子是一样的。我们养一个孩子容不容易？当然是很不容易。

举例来说，假设企业新增加了一种原材料，那么在这个原材料的整个生命周期里面，从正式启用到不再使用这个物料，需要我们做好哪些工作呢？有很多的工作。

首先在ERP系统里面要做好相关的基础数据维护，比如要维护好它的物料主文件，要维护好它所在的仓库以及货位，要维护好它的供应商以及相关的采购协议。然后在使用过程中，还要管理好它的需求计划，做好它的出入库汇报，一直到物料停止使用。

除了这些ERP系统内的工作，还有很多系统外的工作，比如要给它分配仓库空间，要维护好它的存储环境，要寻找供应商，要向供应商下达采购订单，更重要的是，还要经常盘点其在仓库里面的数量。你细想一下，这些工作多不多呢？当然是多，并且是很多。一种原材料就涉及这么多工作量，如果企业有很多很多种原材料，那工作量也是成比例增加。

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如果企业新增了一种生产物料，比如一个半成品或者产成品，会涉及到哪些工作量呢？通过ERP系统管理一种半成品或者产成品所带来的工作量，要远多于管理一种原材料的工作量。

首先在ERP系统里面的工作量会更大，除了要维护好物料主文件，维护好仓库和货位，做好出入库汇报，盘点好库存数量，还要维护好物料清单(BOM)，维护好工艺路线。除了要做好需求计划，还要做好产能管理等等。

在系统外的工作量同样更大，比如在设计阶段要做原型设计、原型测试，在投入使用之后，要为它们采购原材料，要把它们生产出来等等。

总的来说，企业管理一种物料，不是在ERP系统里面增加一个物料编码这么简单，而是有很多很多配套工作要做，可见企业管理一种物料，是不是跟家庭养一个孩子一样辛苦呢？答案是肯定的。

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另外我们还要清楚一点就是，如果想在ERP系统里面删除一个物料编码，也就是删除一种物料，是很麻烦的。因为如果这个物料编码还出现在系统里面的其它地方，比如还有正在执行的业务单据，还有库存数量，或者还出现在其它的主文件里面，这时候我们就不能删除这个物料编码。很多企业，在ERP系统里面输入了很多不必要的物料编码，然后对于那些不再使用的编码，又懒得花时间去删除，导致系统里面废弃的编码越来越多，真的是很无奈。

所以我们企业一定要重视物料编码，要把物料编码当做企业的重要资产来进行严格管控，尤其是不要随便新增一个物料编码。因为新增一个物料，就等于是多养了一个孩子。

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那么怎样管控好进入ERP系统的物料编码呢？简单来说就是四个字，集中管控。

如果企业是一个集团型企业，同一种物料会在旗下的多家企业使用，比如一家企业的产品是另一家企业的原材料，那么对于物料编码的管理，最好能够成立一个专职工作小组进行集中管控。具体来说，要通过一个总部的工作小组来集中管控。

如果企业的规模不是很大，就务必要做到专人管控，国外称这种管理方式为“寡头管理”。也就是说，任何一个进入系统的物料编码，必须要经过专人审核并允许才可以进入。

很多企业对于物料编码的管理，是没有这种意识的，觉得物料编码不就是一个物料编码吗，有啥大不了的，导致谁都可以往系统里面输入一个编码，比如同一种原材料，采购部门或者别的部门已经输入了一个编码，然后仓库在办理入库的时候，又因为各种原因，毫不犹豫地又输入了一个编码，这就导致了一物多码，后患无穷啊。

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要想管控好进入ERP系统的物料编码，另一件很重要的事情，就是设计研发部门不要随便给企业新增一种物料。比如设计人员在做设计的时候，需要一个零部件，就不做任何调查地设计了一个零部件，这就很容易出现一种情况，就是企业里面已经有功能类似的零部件。这种重复设计，无疑是自找麻烦。

在上个世纪，米国曾经做过一项调查，就是企业里面功能类似的零部件或者物料，居然高达50%以上（具体数字是多少已经忘了，应该差不多吧）。一个主要原因，就是设计人员在设计的时候，因为没有电脑系统去查询企业的物料，手头只有一个物料编码，一方面根据这个编码获得的信息有限，同时设计人员懒得去仓库里面查看，于是干脆就重新设计一个，这就导致了大量的重复设计。

估计在我们国内的企业里面，因为重复设计导致存在大量功能类似的物料的情况，应该也是很常见的。以前是因为没有计算机系统或者说没有ERP系统，出现重复设计还情有可原。现在有了ERP之后，如果还存在重复设计，并且存在很多的重复设计，那就不可原谅了。

这是企业设计人员一定要注意的一件事情，在设计一个新物料之前，一定要在系统里面搜索一下，尽量避免重复设计，因为你这么轻描淡写地设计一下，就等于是给企业设计了一个儿子，并且是一个需要大家一起来费心费力养的儿子。

最后再强调一句，企业一定重视物料编码，一定要集中管控进入ERP系统的物料编码，以减少不必要的麻烦。务必记住，事情有人控制就会可控，没人控制就会失控！

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