文本提取函数

中期审计来临,又开始忙了起来,有一阵子没有更文了。小编还是抽空写写审计Excel的文章,毕竟Excel进阶的路还只走了一半,会计实务的文章得沉淀一阵子才能分享给大家,后续有空了会一并补上。

很多人会说,直接用手输入一下,那如果有成千上万行呢?当然审计中碰到的问题还有很多,比如:

在此不一一列举了,很多时候没法通过“Ctrl+E”或者“分列功能”实现,此时文本函数就发挥了它的作用,而且函数的嵌套适用具有很大的灵活性,是审计Excel进阶必备的技能。

此次小编主要讲讲函数:Len 、Left 、Right 、Mid。

①Len(text):返回字符串的字符个数,包括肉眼可见的和不可见的字符个数。

有些字符串看着很相似,但是用Vlooup时就时常失灵,除了文本格式不同只外:

你以为你真的会Vlookup了吗?

,可能存在一些不可见的字符,例如,空格及一些从系统中导出的不可见的字符。这时可以简单的用Len函数来判断一下是否存在空格:

可见,上述三个字符串中都含有不可见的字符,这也是我们经常使用查找函数时失败的一个原因。

Left(text,[num_chars]):向左截取文本中特定个数的字符,第二参数省略时,默认截取左边第一个字符。

Right(text,[num_chars]):向右截取文本中特定个数的字符,第二参数省略时,默认截取右边第一个字符。

Mid(text,start_num,num_chars):从文本中第几个字符开始截取特定个数的字符,第三参数不可以省略。

鉴于这三个函数用法及其相似,小编将这三个函数放在一起讲,很多情况下这三个函数的用法被2013版Excel的快速填充(Ctrl+E)所取代,例如:

此时观察字符串的规律,用函数截取左边两个字符后,再将“幢”替换成空,两步达到目的。但还是不如快速填充来的简单粗暴。

在此简单说说Ctrl+E的工作原理,当手动输入第一个数字时,在其下一个单元格按下快捷键Ctrl+E,系统会自动将你输入的内容去与旁边列中的内容去匹配找到某种规律,并按照该规律填充。

然而很多时候当数据源很多时,并没有明显的规律而弹出:

或者填充的内容不是我们想要的内容,还需要再进行加工,小编觉得诸如Ctrl+E之类的技巧确实是能带来极大的方便,但是如果想进阶成为一个高手,仅仅掌握技巧还是不够的,例如:

你如何快速达到目的?

你可以试试Ctrl+E,然而结果并不理想:

当然也不是没有办法可以实现,大不了你来两次替换(Ctrl+H),分别把“(单体)”或者“(本部)”替换为空。

如果不使用技巧的话,用今天所讲的文本截取函数来实现,其实观察一下就知道我们的目的很简单,就是右边四个字符不要:

=Left(字符串,Len(字符串)-4)

小编把例子再升级一下:

恐怕这种情况下技巧就不太好用了吧,单体公司或本部可以进行替换,但是公司就不好替换了。

可能你们会问小编,会有这么巧的情况吗?会遇到这么难的问题?然学习之路,其路漫漫,只有不断提高难度,才能将各种工具融会贯通,应付自如。

对于此问题,如果你有什么好的办法,请给我留言,小编会在下次分享的函数中进行解答,敬请关注!

最后,注意一下,文本截取函数生成的结果是文本,如果你截取的结果生成一个数字的话,再使用Vlookup,可能会查找失败哦,具体原因参见菜单收藏的文章:审计Excel之“文本型数字转为数值型数字”。

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  • 原文链接https://kuaibao.qq.com/s/20180723G08UQG00?refer=cp_1026
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