工作园地│对大数据时代企业档案工作的思考

摘 要:本文认为:要用大数据思想理念认识企业档案工作,要有大数据的思维方式,要有大数据就是档案的理念,要认识到档案数字化不等于大数据。对于大数据时代企业档案工作的思路:一是创新企业档案工作体制,探索企业档案管理新模式;二是扩大档案管理对象,建设大数据综合数字档案室;三是拓宽档案编研和开发渠道,主动提供档案利用服务。

关键词:大数据;企业档案工作

“大数据”作为一种技术方法、一种思想理念得到了越来越多的重视和应用,深刻地影响社会各行各业的方方面面。档案信息是数据的重要组成部分,因而企业档案工作也必将深深地受到其影响。

1确立大数据的思想理念

1.1用大数据思想理念认识企业档案工作。大数据时代企业档案工作出现了一些新的特点。首先,用大数据理念建设企业档案工作。大数据时代企业的数据量表现出前所未有的“巨大”,但是,许多企业档案工作并没有跟上时代的步伐,依然沿用传统的理念管理企业档案,这与大数据时代企业发展很不相适应。因此,应当用大数据理念建设企业档案工作,用大数据技术建设企业综合档案室,用大数据技术收集管理档案,用大数据技术开发利用档案。其次,企业档案的数据是巨大、类型繁多复杂。要认识到大数据时代企业档案的数据量是巨大,企业发展的方方面面都有可能被计算机、网络、新媒体等各样的方式所记录、存储及传播。企业每时每刻都在产生与制造海量的信息。企业档案数据的类型也更加繁琐、复杂,可分为文本、图像、图形、影像、声音、超媒体链接等等不同的数据类型。再次,大数据技术为企业档案的开发利用提供了便利。企业档案的开发利用一直是企业档案工作的薄弱环节,大数据技术为企业档案的编研工作提供了便利条件,而数据挖掘又为企业档案的编研和开发拓宽了渠道,也为企业档案信息的共享利用提供了平台。

1.2要有大数据的思维方式。要做好大数据时代的企业档案工作,适应大数据的环境,就应当有与之相适应的思维方式。首先,要有信息化思维。“信息化思维,就是在一切档案工作中用信息化视角认识事物、用信息化方法分析矛盾、用信息化手段处理难题。”[1]思维方式决定人们的行为方式。具备了信息化思维,就可以更好地在企业档案工作中推进档案信息化对传统档案实体管理、档案信息开发利用的改变的,更加主动接受信息化带来的新技术、提出的新要求,运用大数据技术来提高档案工作的质量和效率。其次,要有技术性思维。“大数据”是现代信息技术条件下的产物,它是一种依托信息技术、依赖技术人员、依靠技术进步生存发展的。因此,要用技术性思维来考虑实现花最少的钱,买最适用的技术设备、发挥技术设备的最大功能、取得技术设备的最好效益。

1.3要有大数据就是档案的理念。大数据并不是像有一些档案界学者认为的那样与档案毫无关系可言,而是有着密切的关系。“在信息化时代,记录即是档案,数字化的记录一旦生成便变成了不可删改的档案。”[2]而“大数据产生的主体是人,这些数据是对人类生活和客观世界的测量和记录,涵盖了人们生活的各个方面,它不仅是人们发表的随身小记录,更是整个大社会的记忆库。”[3]大数据与档案都属于信息,也都是社会记忆,“在大数据环境下,一切数据和记录都将成为档案”,[4]因此,大数据就是档案,或者说,档案是大数据的一部分。有了大数据是档案的理念,对于做好大数据时代的企业档案工作有着重要的意义。

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  • 原文链接https://kuaibao.qq.com/s/20180823G05Q7200?refer=cp_1026
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