技术状态管理探讨（五）

【全恩管理 第30期】

技术状态记实

在产品寿命周期内，为说明产品的技术状态所进行的记录、报告活动。

名词术语：...1

一、概述...2

1、目的...2

2、质量保证...2

3、关键点...2

二、基本原则：...2

1、技术状态纪实是一个管理资料系统...2

2、纪实包括记录技术状态标识和控制过程中所选定的资料的变化状况...2

3、根据需要定期发布上述报告...2

4、技术状态纪实报告...2

5、技术状态纪实工具...2

三、纪实要求...3

1、图样状况...3

2、配套报告...3

3、规范的状况...3

4、纪实注意事项...4

5、计算机程序的状况...4

四、技术状态更改状况纪实...5

1、跟踪更改建议的实际处理过程...5

2、已批准的技术状态项目的技术状态更改...6

3、已批准的更改的实施...6

4、更改的各项活动的详细展开...6

（1）文件修订活动...6

（2）图样修订活动...7

（3）软件修订活动...7

五、支持要素的更新活动...7

1、手册及其他相关文件的编制、修订...7

2、备件购买和发放8

名词术语：

技术状态记实：对已确定的技术状态文件、提出的更改状况和已批准更改的执行情况所作的正式记录和报告。技术状态纪实包括：

①记录已批准的技术状态文件和标识号；

②记录对技术状态项目所建议的更改、记录偏离和超差状况；

③记录并报告对已批准的更改之执行状况；

④将技术状态项目的所有单元的技术状态记入使用目录。

一、概述

1、目的

技术状态纪实就是向技术状态管理系统提供输入，最终保证顾客得到满意的产品。

2、质量保证

通过技术状态管理中的记录工作，承包方可向顾客提供描述技术状态项目设计状况和每个交付的技术状态项目的最终技术状态的文件。

3、关键点

纪实功能的效果取决于标识和控制工作的质量，因此适宜的标识和更改控制是正确、有效地进行技术状态纪实的先决条件。

二、基本原则：

1、技术状态纪实是一个管理资料系统

该系统记录并报告技术状态管理过程的管理信息以及活动。技术状态纪实始于第一份技术文件并贯穿于产品的整个寿命周期。记录和报告的文件包括技术状态标识索引(描述批准的技术状态)以及技术状态记录与报告(描述目前的技术状态) 。

2、纪实包括记录技术状态标识和控制过程中所选定的资料的变化状况

报告有关文件、更改、偏离和特许、技术状态基线和技术状态项目的状况。

3、根据需要定期发布上述报告

报告通常包括：技术状态基线文件清单；技术状态项目及其基线清单；目前的技术状态状况，如目前设计的技术状态或生产的技术状态；更改、偏离和特许的状况报告；更改实施及验证的状况报告。

4、技术状态纪实报告

可针对技术状态项目发布报告，也可针对整个项目发布报告。

5、技术状态纪实工具

可以由人工系统进行，也可由自动数据处理系统来完成。无论用人工纪实，还是由中央数据库系统自动数据处理，都必须首先确定基本文件的格式，确定记录、报告技术状态状况的程序。

三、纪实要求

1、图样状况

确定图样的关键数据：企业应该确定记录图样的哪些数据？上述A-J的组合。图样状况报告：当使用自动数据处理时，根据选定的数据项(如图样号、工程更改建议号、主要更改等)打印出报告。

2、配套报告

是根据图样在系统中的等级层次对图样进行排列。一份配套图样清单可以扩展为一份配套零件目录，也可从配套图样清单进行进一步分解，得出图样中涉及到的工艺、材料和文件的清单。

对于这种报告，每一张图样必须与另一张图样建立联系，在图样的I栏(下一层次组装栏)填上与其组装件的图号。这就把每张图样与其相连的最近一层次的图样联系起来、因此，我们可以从顶层图样开始一直追踪到底层图样，也可从底层图样开始追溯到顶层图样。利用计算机系统编制这种报告省时省力。为了便于理解，下表给出了汽车配套报告示例。

3、规范的状况

应进行规范状况记录和报告，以便掌握技术状态项目的状况。规范状况的关键数据项是：规范号；版次；颁发日期；名称；批准的规范更改通知；规范更改通知日期。

规范与图样使用的是不同的编号系统、不同的术语，由于规范和图样之间存在着差异，因而可分别建立规范数据库和图样数据库。规范的关键数据项比图样的关键数据项少，因而报告也更为简单。一般规范状况报告有两种，一是列出所有现行规范和批准的更改通知，二是建议的规范更改通知。

对于小批量，品种多的产品采用清单方式进行纪实：例某雷达的“技术状态纪实清单”，根据情况需要时增加“产品技术状态说明”。

从每一台套产品研制开始建立档案，记录产品所有的技术状态，尤其是产品设计文件的状态，包括产品设计文件的组成、每份设计文件从整机到部件、零件、甚至外购件使用的状态。对在试验、制造、检验、产品提交、用户使用等各阶段产生的技术状态变更进行控制，并反映在记录中，保证各类文件与产品实际状态的一致。

产品技术状态档案包括以下两类文件：

产品技术状态说明；（比较复杂的产品）

产品技术状态清单。

产品技术状态说明作为每一台套产品总的技术状态的说明，应在产品出厂时进行归档；出厂后，若技术状态发生改变，则应通过更改手续对其进行更改，产品技术状态说明应该包括以下内容：

(A)产品概况(如：产品台套编号、型号、名称、安装地点(用户)、产品的功能框图、产品主要组成部分的编号（图号）、主要战技指标、外形与安装尺寸等内容)；

(B)技术状态变化说明(若产品为原型产品时，可不写；否则，则应在本章说明本产品与原型产品的差别等内容)；

产品技术状态清单则应从不同角度详细说明本套产品技术状态的情况，作为产品历史追溯、使用维护的重要依据。

产品中各文件的版本信息应与产品台套号相对应，并以数据管理系统形式实时进行记录，并可通过数据管理系统随时产生产品技术状态清单。

4、纪实注意事项

由于产品技术状态的改变可能会发生在产品研制、使用的全过程，产品状态的变更原因多种多样，方式也千差万别。因而对于产品技术状态进行纪实需要做到以下几点：

①及时性

因为产品技术状态的变更可能发生在产品的全寿命周期，当产品已研制一段时间之后，再进行记录，那么以前的状态就可能发生丢失。产品技术状态的纪实需要在产品研制的一开始就要进行记录，形成产品技术状态纪实系统。

②实时性

由于产品技术状态的变更可能发生随时随地，因而对于产品技术状态的记录要具有实时性，即一但发生状态的改变，就应该进行记录。否则，就不能获得特定的时刻的产品技术状态的准确信息。

③协调性

对于产品技术状态的纪录还需要具有协调性，对于状态发生变更时不同的文件应相协调一致。例如：对于产品中某组件所使用的连接器(插头)型号发生变更时，其相应的连接器(插座)型号也需要相应改动。

5、计算机程序的状况

计算机程序文件与图样的作用相当。图样是描述硬件技术状态的文件。计算机程序文件是描述计算机软件技术状态的文件。因此可以采用像图样状况控制记录一样的方式，来控制软件的状况。

目前，许多公司还没有采用上述方法来记录、报告计算机程序文件的状况。通常采用两种方法来记录、报告计算机程序文件。

一是给软件程序指定一个图样号，而对其他：如程序框图、程序备选方案、说明文档等用单独的编号系统：

二是对所有计算机程序文件指定不同于图样编号系统的号．即用不同于硬件图样编号及记录的方式来记录、报告计算机程序的状况。

四、技术状态更改状况纪实

承包方应建立信息系统，该系统应能跟踪所有建议的更改，从顾客与承包方之间的第一次意向交流到最终处理结果——批准更改．修订合同或不批准更改。该系统应记录关于更改建议的一般信息并应跟踪与处理，与更改相关的具体事件。系统应能提供从最初研究文件、正式建议以及对正式建议所进行的每次更改或修订等所需的信息。

1、跟踪更改建议的实际处理过程

技术状态纪实系统应记录每项更改建议，记录的内容如下：

①更改的类型(如工程更改建议、偏离、超差)；

②更改标识号(如工程更改号)；

③起草者的单位(代码)；

④更改标题；

⑤受影响的技术状态基线；

⑥受影响的规范、图样、软件程序的标题和编号；

⑦相关的规范、图样、程序更改通知／修订通知号；

⑧优先顺序；

⑨更改传递给顾客的日期；

⑩做出决策的最迟日期；

⑾技术状态控制委员会的最终决策。

当建议获得批准后，纪实系统应对承包方向顾客提供的每份更改文件保留一份含上述内 容的记录。

2、已批准的技术状态项目的技术状态更改

纪实系统应记录已批准的技术状态项目的技术状态更改，并始终保持现行有效。记录应包括下列内容：

①更改标识号；

②起草者的单位；

③更改的标题；

④批准更改的日期；

⑤合同修改号(如果有)；

⑥Ⅱ类更改实施的日期；

⑦更改涉及到的已交付的单元(号)；

⑧更改所需用的新零件(号)、图样修订级别、新软件、单元有关文本；

⑨合同号。

3、已批准的更改的实施

技术状态纪实系统应跟踪对已批准的更改建议所必须的实际活动，包括开展各项活动的负责部门、各项活动或任务的计划日期和实际完成日期。

对已批准的、系统或系统组件的技术状态项目的更改有关的各项活动应予以记录。与更改有关的活动一般包括下列各项：

①重新设计和测试的状况；

②规范更改、修订活动；

③图样修订活动；

④软件修订活动；

⑤技术手册编制、修订活动；

⑥备件购买和发放；

⑦保障设备设计、购买或改型；

⑧改装、改型件的开发。

4、更改的各项活动的详细展开

一旦发生更改需要考虑下述相关的活动

（1）文件修订活动

当更改的实施涉及到规范更改或修订时，承包方应记录更改规范的各项活动：

①更改或修订原规范；

②需要时提交给顾客；

③顾客认可更改或修订；

④将规范更改通知和更改页分发到各有关部门。

（2）图样修订活动

当更改的实施涉及到图样时，承包方应记录图样修改、审查和发放活动：

①收到批准的更改文件；

②绘制新图或修图(按更改文件要求)；

③职能部门会签(如设计、质量等部门)；

④顾客认可(如需要)；

⑤将修订后的图样分发给各有关部门。

（3）软件修订活动

当更改的实施涉及到计算机软件时(以下简称软件)，承包方应记录软件的修订、审查和发 放活动：

①收到批准的更改文件；

②软件更改的编码、核验和测试；

③有关手册的修订；

④职能部门会签(如软件起草部门、设计部门、质量部门)；

⑤顾客认可(如需要)；

⑥发放新软件版本；

⑦软件开发库材料的更新；

⑧在相应媒体(如软盘、盒带、磁带等)上的复制；

⑨将修订后的代码和手册分发给各有关部门。

五、支持要素的更新活动

1、手册及其他相关文件的编制、修订

当更改的实施涉及到技术状态项目的各种操作、维修手册的信息更改时，承包方应记录有关手册的修订活动；

①对有关技术内容的重新编写；

②技术手册的重新验证；

③将手册原件按规定传递给控制部门；

④复制新手册或原手册中经更改的内容；

⑤将修订本发给有关部门。

2、备件购买和发放

当实施更改需要购买新的备用零件时，承包商应通过纪实系统记录、跟踪、监控备件的购买和发放。需要记录的内容如下：

①旧的和新的零件号；

②所需新备件的数量；

③设计更改通知号；

④发往后勤部门的设计更改通知；

⑤发出订货单；

⑥接收零件；

⑦发送到保障部门的零件；

⑧保障部门接收的零件。

技术状态纪实是一项日常管理活动，对某个型号的产品而言当该产品的基线确定后，无论是功能、分配、产品基线，只要确定则开始了这个阶段的纪实活动。（即建立纪实的记录，或者是计算机系统中的或者是平面文字记录）。

纪实报告是按顾客需要时、根据技术状态管理计划规定的阶段（时点），从某阶段向下阶段转移时（例如设计定型，生产定型时）需要提出纪实报告。

小型企业或者元器件产品采用清单进行纪实比较容易实现。或者在产品流程图上增加纪实内容，无论哪种方法，更改控制和记录是最重要的。