信息技术运用于保险公司关联交易管理的 必要性、可行性及实施路径

信息技术运用于关联交易管理的必要性

运用信息技术,可有效提升关联交易管理工作效率

根据原保监会出台的系列关联交易监管制度,保险公司关联交易管理工作,包括关联方名单的收集和档案管理、关联交易的识别、关联交易审核、关联交易数据统计,以及关联交易报告和信息披露等诸多环节,从关联交易的类型看,包括了保险业务、保险代理业务、再保险业务、保险资金运用及委托管理业务、资产的买卖租赁与赠与、后援辅助服务等多种交易类型。因涉及环节多、牵涉面广、数据量大,关联交易管理往往被认为是一项管理要求高,管理难度较大的工作。信息技术作为现代化的管理工具,将其应用到关联交易管理的各个环节,以系统自动化手段有效处理大量交易和数据,可有效提升管理效率。

运用信息技术,可有效加强关联交易过程管控

正如保险公司承保管理、理赔管理和财务管理的系统化管控,有效降低了财务、业务环节的违规操作和控制风险,在关联交易管理的关键流程中运用信息技术,同样可以起到加强管控,防范管理风险的作用。从实践经验看,越是操作性强、流程化的管理工作,信息技术对于提升管控能力的作用发挥越显著。关联交易管理涉及流程管控的操作均可借助信息系统实现。信息技术能提供与手工业务规则相一致的系统处理方法,使得常规的手工控制被自动控制所取代,防止关键管理环节的遗漏和舞弊事件发生。

运用信息技术,可显著促进关联交易管理整体能力的提升

每个公司实际情况不同,关联交易类型存在差异。从行业整体来看,关联交易的类型,基本包括了保险业务、保险代理业务、保险资金运用业务、委托服务、房产租赁、后援辅助服务等,交易类型的覆盖面非常广泛。从关联交易管理流程看,包括关联方名单采集、关联交易识别、关联交易审核、关联交易报告与信息披露、关联交易审计等环节,从相关的职能部门来看,涵盖了公司的前台业务部门、财务部门、董事会办公室、法律合规部门及其他后台部门,管理跨度较大。通过关联交易自动化信息系统、数据库管理和相关操作系统的安全控制,可实现有效的职责分离,合理清晰地界定涉及的每个相关部门的管理职责和操作程序,实时查询和及时统计关联交易数据,便于管理层更加及时和系统地掌握和了解公司关联交易以及关联交易管理的整体情况,提升管理层对于关联交易管理活动和相关政策的监督水平,及时发现管理短板,改进和提高管理能力,促进关联交易管理整体能力的提升。

信息技术运用于关联交易管理的必要性

保险行业是信息技术应用程度较高的行业,各个保险公司均建立了承保、理赔、中介渠道管理、数据管理、财务管理、合同管理、经营业绩分析等管理信息系统。现阶段运用信息技术手段加强关联交易管理,可充分运用现有的系统功能和工具,既可降低系统开发投入,还可提升系统开发效率,对于行业内大多数公司而言是完全可行的。

信息技术运用于关联交易管理的实施路径

充分运用信息技术手段,规范和加强关联交易管理工作,各个保险公司可从自身实际出发,结合自身特点,选择适合的切入点。关联方众多、关联交易数据大且交易频繁的公司,应建立集中化的关联交易管理信息系统,而关联方较少、关联交易数据量较小的公司,可针对现有的业务、财务管理系统,对现有系统开发相应的关联交易管理功能模块。就集中化的关联交易管理信息系统而言,其实施的主要路径可包括以下内容:

关联方数据管理

关联方名单的采集和档案管理是关联交易管理工作的前提和基础。

因关联交易的识别程序有赖于关联方数据的采集,因此,关联方数据库的建立,应特别注意建立关联交易识别标识,做到针对性的信息采集、数据录入和维护。

关联方数据管理,还应通过系统控制关联方更新时间,提示关联方信息更新的时间节点。

关联交易识别

关联交易识别,是从大量交易中识别出属于关联方之间的交易。信息技术的应用,较人工识别相比,将大大提高识别的准确性和识别效率。因任何关联交易的实施,均需经过一定的关联交易审核程序,且关联交易的识别是关联交易审核的前置程序,因此关联交易的识别时点,也应设置在交易正式实施前。关联交易管理系统设置的关联交易识别模块,是整个关联交易管理系统的核心,该模块上链接关联交易数据库,下链接关联交易审核模块,各公司应根据不同的交易类型,结合收集和更新的关联方数据标识,设置关联交易识别的系统判断逻辑。

为简化系统开发工作量,可充分利用承保系统、业务系统以及合同管理系统等现有的规范化业务管理和合同管理系统,增设关联交易识别模块,基于关联方数据库关联方标识,合理设置关联交易识别的系统判断逻辑。从交易类型划分,保险业务类关联交易,可借助的基础系统主要有承保业务系统和中介渠道管理系统,非保险业务类关联交易,可借助的基础系统主要有合同管理系统。

对于与关联自然人之间发生的关联交易,因存在关联自然人重名的可能,应将关联自然人身份证件号码作为识别标识,将交易系统中自然人身份证件号码与关联方数据库中的数据作精确匹配,识别出关联交易。

关联交易审核

关联交易审核,是指对于识别出的关联交易,按照规范的审核程序进行关联交易的事前审核。实务中,重大关联交易的审核权在于公司高层级的权力机构,不宜运用信息技术设置该类关联交易审核程序,但一般关联交易较为普遍且交易频繁,系统设置关联交易审核程序,其重点应考虑按照公司内部授权程序,合理设置一般关联交易的审核流程,而对于重大关联交易,在系统识别并人工确认的基础上,应侧重于识别出的重大关联交易的信息流转和提示功能。

运用信息技术手段对于一般关联交易进行审核,应充分借助于基础系统的现有审核程序。

关联交易系统审核,应充分结合公司关联交易管理制度规定的部门职责分工和审核流程,按照交易类型和交易金额,合理设置和分配审核权限,确保职责分离,并清晰记录不同人员的审核意见,便于关联交易管理的回溯分析。

关联交易查询和数据统计、分析

原保监会的《关于进一步规范保险公司关联交易有关问题的通知》(保监发〔2015〕36号)规定,保险公司应于每季度结束后25日内向保监会报送关联交易季度报告,报告和披露本季度各类关联交易总量及明细表,以及本年度各类关联交易累计金额。在通过信息技术实施关联交易识别、审核的基础上,系统可建立关联交易的数据库,记录关联方、交易金额、交易类型、交易时间、交易审核人员等关键字段,设置查询和统计字段,并应根据监管要求,设置各类交易的报表系统统计口径,系统化的导出常规的关联交易季度统计报表以及年度统计报表。为便于个性化的统计分析,还可设置自选字段,以支持个性化报表查询和统计需求。

关联交易统计数据,可全面反映保险公司关联交易整体情况,系统除了设置数据查询统计功能,还可根据系统数据,设置关联交易数据分析功能,对不同关联交易类型的交易数据占比,同一类型关联交易在不同期间的数据对比等进行系统化分析,便于进行关联交易管理的回溯分析和未来交易的预测,及时发现管理中存在的问题,合理安排未来的交易方案。

此外,关联交易数据库,还可为财务管理提供支持,为关联交易的财务核算与信息披露提供数据支撑,并可将财务数据与关联交易数据库进行校验,提高财务数据的准确性。

关联交易审计

关联交易审计也是保险公司关联交易管理的重要一环。信息技术应用于关联方档案管理、关联交易识别、审核、查询统计等管理程序,关联交易审计工作应结合信息技术在关联交易管理中的运用情况执行相关的审计程序。在信息技术全面应用于关联交易管理的基础上,关联交易管理审计,应重点关注信息技术对于关联交易管理的一般控制与应用控制。

信息技术对于关联交易管理的一般控制,应重点审查关联交易管理系统程序开发,程序和数据访问以及信息系统运行等几个方面。其中,系统程序开发方面,审计应检查关联交易系统开发和实施活动的管理,系统软件的采购、开发及运营维护控制,开发需求中有关的关联方识别和关联交易审核的运营控制等。程序和数据访问方面,审计应检查关联方数据库和关联交易数据库管理,以及分配的访问程序和数据权限是否经过用户身份认证并授权。信息系统运行方面,审计应检查关联交易系统与多个其他系统之间有关的政策和程序,核实是否能按照监管文件和公司管理制度,保证关联交易管理系统的持续恰当运行。

信息技术对于关联交易管理的应用控制,审计应重点审查关联交易管理系统在关联方数据更新,关联交易识别和审核等管理流程方面的人工操作和自动化程序,检查关联方数据的准确性、更新的及时性,关联交易识别的准确性,关联交易审核权限的授权管理,以及关联交易审核流转程序的有效性、合理性等。

随着保险监管政策的不断细化,关联交易管理已深入到企业经营管理的各个环节,有效运用信息技术手段加强关联交易管理,已是大势所趋。各保险公司应根据其自身关联交易管理实践,结合监管政策和公司管理制度,积极运用信息技术,设计和开发关联交易管理信息系统,以系统化的手段加强关联交易管理,全面提升关联交易管理水平。

本文系《上海保险》2018年第9期文章

《信息技术运用于保险公司关联交易管理的 必要性、可行性及实施路径》

改编而来。

完整内容请订阅《上海保险》!

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  • 原文链接https://kuaibao.qq.com/s/20181031B1JV7100?refer=cp_1026
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