关于配件库存管理工具的设计与应用实践

随着互联网业务蓬勃发展,企业级数据中心投入的科技设备数量与日俱增,其中以硬盘、内存、网卡、光纤卡为主的服务器配件增速尤为迅猛。传统的配件库存管理主要依赖手工记账,查询低效、响应滞后、误记和漏记问题时有发生,难以满足资源管理账实相符的基本要求。为解决配件库存在实际管理场景中的痛点,本文提出了配件库存管理工具的设计与应用实践。

一、设计背景

目前,数据中心服务器数量以万计,而配件数量至少在十倍以上。在以需求为导向的资源管理模式下,服务器的硬件配置不尽相同,例如生产在用的中低端服务器就有上百种不同的硬盘配置组合。配件库存除了为设备运维提供备件保障外,往往要为各种定制化的硬件需求提供扩容补充。显然,灵活的服务器配置对配件管理工作提出了更高的要求。

配件库存管理既要保证账实相符,又要最大化有效利用配件资源,同时要对生产变化作出快速响应。面对配件数量庞大、品类众多、存放分散且跨园区的现实条件,传统的手工记账方式显然已经力不从心。

针对上述管理现状,采用在线的配件库存管理工具,将线下管理转移到线上,系统地整合流程管理、审核管理、记录管理、台账管理、用户管理功能,达到提高配件库存管理效率的目的。

二、设计思路

1、总体设计

配件库存管理工具主要包括后台数据库和前端网页两部分:数据库要求保障数据一致性、完整性和安全性;前端网页要求功能完整、界面友好。采用浏览器/服务器设计模式:用户可通过浏览器登陆管理工具,在线提交配件出入库申请;服务器端实时处理后台数据台账,保存出入库记录并进行审核流转;若申请提交与实物出入库不符,审核员执行退回,后台将台账数据回退,并邮件通知申请用户,管理流程如图1所示;同时,该工具提供配件库存的台帐查询及报表功能。

图1管理流程图

2、功能设计

配件库存管理工具包括配件出入库申请、配件出入库审核、配件出入库记录查询、配件库存查询和参数新增五个功能模块。

(1)配件出入库申请

页面中依次显示出入库日期、用途、出入库状态、配件品牌、配件类型、配件型号、配件数量、库房等必要信息的录入项。大多数字段录入采用下拉列表选项设计,方便用户录入信息的同时,又对信息录入本身起到规范作用,最大化减少手工输入的错误。设计了配件列表单元,作为前端输入信息的缓冲池,可将多条记录加入列表后,实现一键提交多条记录的功能。

(2)配件出入库审核

新的配件出入库申请提交后,记录会在后台流转,完成双重审核。审核页面中显示当前角色用户下待审核的记录项。设计了复选项框,可实现多条记录一键审核。

(3)配件出入库记录查询

页面上面部分显示筛选功能,包括出入库状态、人员、日期、库房、配件品牌、配件类型、配件型号,满足多条件复合筛选。页面下面部分显示筛选后的出入库记录信息,同时支持出入库信息的表格导出功能。

(4)配件库存查询

页面上面部分显示筛选功能,可根据配件品牌、配件类型、配件型号级联筛选。下面部分显示筛选后的配件库存信息,同样支持库存信息的表格导出功能。

(5)参数新增

只有库房管理员拥有参数新增权限,可新增用户和配件。

三、应用实践

配件库存管理工具运用html、CSS、JavaScript等前端开发语言,后端使用开源服务器Apache和数据库Mysql,结合PHP后端开发语言实现各个功能模块。下面简要展示部分功能页面效果。

1、配件出入库申请

如图2所示,填写了两条出库记录并加入配件列表,之后便可一键提交。

图2配件出入库申请

2、配件出入库审核

如图3所示,两条出库申请记录流转到管理员处待审核。

图3配件出入库审核

3、配件出入库记录查询

如图4所示,根据出库、申请人员、库房等信息筛选查询历史申请记录。

图4配件出入库记录查询

本文结合实际资源管理工作,设计并实现了电子化配件库存管理工具,将库存管理数据从线下转移至线上,通过实践验证效果如下:

1、提升数据准确性,降低管理成本。传统按月整理库存档案、核对出入库记录的工作完全由管理工具替代,实现自动数据查询、汇总、归档功能,从而减少人工错误,并有效释放人力资源。

2、提升数据时效性,实现动态管理。在配件库存管理工具中提交出入库申请后,后台数据实现即时更新,规避传统审核阶段数据更新滞后的情况。此外,工具实现数据自动审核功能,如发现库存与实际出入库情况不符,可执行数据回退,自动提醒申请人重新提交申请。

3、增强数据透明度,减少沟通成本。人工维护台账本身给数据带来天然的隔离性,数据只有少数维护人员掌握,而其他人获取数据则需依赖频繁的沟通。配件资源管理工具借助网络的开放性,能够有选择的实现数据共享,从而降低信息获取成本,提高工作效率。

配件库存管理工具解决了手工记账所面临的众多困难,大大提高了岗位协同合作的效率,同时在资源管理数据化、自动化方面作出了初步探索。

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