如何变得越来越有效地处理工作负载

手必须变得越来越有效地处理工作负载。想想日本的 Kaizen哲学。如果您的公司使用Microsoft Office，那么改进一些必需品将使工作变得更加容易。即使是小幅增加的生产力也可以真正增加。因此，不要滥用更多的工作和压力，熟悉Office的功能，并建议助手提高技能的方法。这里有四个快速提示尝试。

1.标记电子邮件以进行后续跟踪

如果您的助理正在接收来自多位律师的指示以及发送和接收来自其他员工的请求，那么保持一切就成了真正的挑战。Microsoft Outlook的后续跟踪功能可以设置弹出提醒，以便您的助手不会忘记为您拨打该电话。此外，如果他向其他工作人员发送请求，他可以嵌入一个后续标志，也会提醒他们。您的助手的“跟进搜索文件夹和任务”文件夹将包含已标记的所有内容，从而可以一目了然地查看自己的工作量。跟踪一切变得容易多了。

2.使用规则路由和标记电子申请

另一项关键技能是在Outlook中设置规则和警报以处理例行电子邮件。例如，您的助理可以设置规则以将电子申请从收件箱重新路由到案例相关的子文件夹，并在一天内标记它们以进行跟进。这样，他就永远不会忘记为您的审查或物理文件打印出电子提交的请求。

3.分类电子邮件，约会和任务

Outlook还允许您为每个消息，约会或任务分配一个类别（例如案例名称）。每天花几秒钟做这件事可以节省几分钟或几小时后你需要知道所有待处理的事情，例如Smith v.Jones。

4.自动生成目录和权限

许多法律工作人员的Microsoft Word技能在初学者阶段停留的时间太长，通常是出于对可能性的忽视。他们继续手动执行许多任务，通过实践，可以轻松实现自动化。一个例子是Word的参考功能。设置文档以便用户只需按F9键即可更新目录或权限表，应被视为强制性的律师事务所技能，但通常只有办公室“超级用户”知道如何操作。但是，使用“参考”功能可能需要一些额外的培训，甚至附加软件才能使该功能对用户友好。