印象笔记在律师实务中的应用

编者:刘晋

出品:和讼效率研究院

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“只要稍微空闲下来,我的脑子就会不断提醒自己:我现在做什么,我一会儿需要做什么,我明天需要做什么……”

在这种情绪影响下,很容易给自己制造自己很忙的幻觉:我每天都很忙,我要做的事情太多了。

就像电脑打开太多的应用程序,系统就会变得很慢一样,我时常打开电脑忘了我要记录什么内容,打开百度忘了我要搜索什么信息。

然后,当你忘记什么事情的时候,第一个想法就是:瞧我的记性,又忘了。

如果你和我一样,那么工具可以帮助你,成为你的第二大脑。

我们的大脑很容易被杂事、各类灵感和想法以及海量的信息影响,信息一多,容易造成混乱和无序,当你需要某个内容时,经常会找不见。

效率类的工具很多,可以选择你喜欢的应用,在这里我想分享印象笔记中我觉得很好用的功能。

首先印象笔记并不是一款基于法律工作场景存在的软件,它既可以是主妇出门前记录的购物清单,也可以是旅友随手记的一句美丽风景,在律师手里则更倾向于是一款让工作变得有条理且有迹可循的数据管理工具。

数据管理层面,律师更多关注的是文件的操作技巧。比如:

如何在印象笔记中创建案卷管理笔记(笔记本/组)?

如何做案件材料保存(文档扫描)?

如何给案件材料贴标签、做命名、建目录以方便检索?

如何设置案件文件权限,在合适的范围内做共享?

使用流程

1. 把获取的海量信息进行初次简单梳理

2. 把一切可能用到的信息一键存入印象笔记

3. 然后在需要查询相关项目资料的时候,利用印象笔记的强大的搜索功能迅速找到最符合自己需要的信息,实现精确快捷查找,避免了凡事百度或者google出现大量无关的干扰信息。

好用

1. 集中管理资料,把之前分散在电脑各个磁盘文件夹中的资料保存到另一个地方。

不管是文档、音频和照片包括Word、Excel、PDF文档附件,还是纸质文档也可以用手机扫描宝保存到印象笔记。

2、方便搜索,用笔记本和标签整理信息

笔记本:针对每个具体的案件,用笔记本进行管理,将这个案件相关的客户信息、调查报告、证据证词、法庭备忘……都放在一个笔记本里,并将这个笔记本拖放到“快捷方式”管理区,方便在案件办理期间随时快速访问。

标签:用一系列标签,比如家庭、工作、客户、案件、参考资料等等,然后分别在其下设置子标签,比如案件标签下分设贪污、受贿、滥用职权、诈骗……,这样以后碰到类似案件,可以直接找到并参考。

搜索:印象笔记不仅可以搜索笔记,还可以搜索图片中文字和附件文档里面的内容,比存在电脑文件夹中查找要方便很多。

3、会面记录和提醒:与当事人会面的提前准备和会议记录

与客户会面前,把相关的合同、资料、需要讨论的问题等事先放在一条笔记中,讨论时直接在这条笔记中做记录,并且写好约定的下一步行动。还可以直接为这条笔记设置时间提醒,提醒自己下一次会面或者后续事项的安排。

我们创建了新的社群——“和讼效率研究院”,在跟律师们讨论到底什么工具比较好用的时候,发现印象笔记的出现频率很高。

关于印象笔记这个工具,有的律师觉得简直完美,有的却觉得一点都不好用。

究其原因不是对工具的功能掌握不足,而是对这类效率工具所依托的知识管理思维理解不足。

如同其他互联网工具一样,印象笔记也是一款很容易上手的工具,通过官方的介绍手册,我们花一个小时的时间就足以掌握建立笔记(笔记本/笔记本组)、信息剪裁、文档扫描、笔记共享、合并、目录设置、资料导入、多设备同步、PDF标注、全文检索全部功能。

在律师的日常工作中,大量事务性、程序性和重复性的工作占据了整个法律服务70%左右的时间,涉及法律专业的工作仅占30%左右,如果将那70%的工作进行分解、重组、规范,再与法律专业的工作进行组合协作,就能够实现法律服务的效率提升。

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  • 原文链接https://kuaibao.qq.com/s/20190924A0N3RG00?refer=cp_1026
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