学会这12个批量操作,从此告别加班!

文 / 一周进步 · 水韬

Hello,早上好~

这里是一周进步,我是水韬。

在日常办公使用电脑的时候,我们都常常在面对一些简单却繁琐的工作,却因为没掌握更为快捷的操作,而陷入一种重复操作的死循环。

举个例子,将一份上百页的PPT导出文字,对100张图片重命名批量排序,又或者是推文链接的复制粘贴等,这些都是日常工作可能会遇到的问题。

竞技体育,原罪是菜。

电脑办公,亦是如此。

如果我们找到方法,以上这些看起来没有规律,繁琐重复的操作,其实是可以实现批量操作,只需要一次操作,就可以实现100次重复操作的效果。

在今天的文章里,也会为大家介绍一些批量操作的软件及技巧,如果没有写到,也欢迎大家在留言区补充。

01. PPT的批量操作

PPT作为电脑办公出场率最高的软件之一,可以说是大学生和职场人士标配,从选修考试一键导出图片文字,到演示汇报一键批量添加字体logo……

一键导出图片

如果我们想要把一个PPT里面所有的图片,只给我们一分钟要实现,有办法实现吗?

答案是:有的,通过修改文件后缀即可。

首先我们准备了一份由5页,30张图片组成的PPT,我们将其保存在桌面,这时候文件名的后缀是.pptx

接着我们调整文件后缀,将.pptx更改为.rar在这时候,我们不用担心跳出的弹窗警告,直接点击“是”即可。

完成以后,我们打开压缩包,找到PPT文件夹,打开media就可以看到这个PPT压缩包里所有的图片啦~

一键导出文字

导出文字的操作,常用于大学生期末选修考及职场一些文字比较多的PPT

如果没有掌握一些怪招,我们可能就会用最简单的方法,对每页PPT文字复制,再粘贴……

这种办法虽可行,但太耗费时间了……

在这里介绍两个方法:

创建讲义法 & VBA宏运算

创建讲义法:适用于大纲模式下的PPT

第一步:创建讲义

找到文件选项卡,选择导出,点击创建讲义选择只使用大纲

这个时候我们会得到:一份乱码的Word,保留了PPT文字原格式,页数:74页,字数11329字。

第二步:清楚文字格式

全选文字,找到清楚文字格式按钮,点它!!

现在的Word变成了:20页,11189个字,字体形式统一,但是在Word里,发现了很多很多的空格!!!

第三步:消除空格

快捷键Ctrl+H,进行替换,替换【^p^p】【^p】,重复几次【全部替换】,直到无法替换为止。

最终的Word:10页,格式统一,再简单地删除了一些无关紧要的内容,最终字数为7933字。

以上这种方法适用于大纲模式下,如果你的幻灯片是单独文本框完成的,那么你可以用另一个方法:VBA宏运算。

批量加logo

有时候,我们会被要求在PPT上加上企业的logo或者其他具有识别性的图标,如果每页每页慢慢复制粘贴,这个效率太低了!

更快捷的办法是利用PPT中自带的母版,我们只需要找到视图,点击幻灯片母版,再在第一页将logo粘贴即可。

批量换字体

如果我们在做好PPT的情况下,想要替换字体,常规操作是每一页每一个文本框进行替换,或者利用格式刷,但这样都比较慢。

最为便捷的字体替换操作,应当是在PPT一键替换,将指定字体替换为另外一种字体。

02. Word的批量操作

除了PPT,其实在Word里也有很多能实现批量效果的操作,例如导入PPT,导出图片,图片自动居中等,好好利用起来,效果也是很棒的。

一键导出图片

很多时候,我们收到上司发的新闻稿或者稿件,也是图文结合的文件,文字复制全选操作即可,文字导出保存的话,其实有两个方法。

第一个还是老办法:改后缀。

通过修改后缀的方法,在Word里同样适用,而且这种导出方法不会影响图片画质,日常经常和文档打交道的同学可能会用到这个知识点。

经历了PPT和Word,于是乎我又在excel文档里进行了测试,发现也能通过改后缀的形式提取出文档里面的图片素材。

当然Excel主要是数据处理图表制作,提取图片这一操作实在用不上太多。

除了改后缀,还有一种操作,第二个方法:另存为网页。

我们通过另存为,将文件类型选择为网页,这个时候,文件夹内的图片会被保存至一个用网站打开的链接。

一键导入PPT

刚才我们利用了大纲模式将PPT导出为了Word,那么在大纲模式的情况下,我们同样可以将已经设置好大纲的Word文档一键转为PPT。

这里提供三种转换的方法,都分享给大家,大家根据自己的实际情况,各取所需~

方法一:直接打开为PPT格式

这个方式比较简单粗暴,不过对于office版本有一定的要求,我使用的16版可以将word文档直接以PPT方式打开。

如果由于版本问题,方法一你没办法实现,没有关系,我们还有方法二

方法二:创建幻灯片(从大纲)

我们打开一个新的PPT,点击新建幻灯片,我们会在office主题下看到三个特别的按钮,暂时不用理他们的各自功能。

我们选择 幻灯片(从大纲),选择我们处理过的word大纲文档。

方法三:word发送至Power Point

第三个方法,这个功能99%的人都不知道,比较少用到,不过还是做一个简单的介绍,作为一个冷门知识点作为补充。

我们在Word文档中顶部的地方,找到自定义快速访问工具栏,选择其他命令,选择不在功能区中的命令,找到【发送至Microsoft PowerPoint】

当我们把【发送至Microsoft PowerPoint】锁定在自定义工具栏以后,只需要轻轻一点,Duang~

通过以上的三种方法,都可以将word文档,以大纲的形式发送至PPT里只是白纸黑字,还要找到一份带母版的PPT模板,更适用于固定统一的公司模板。

03. 公众号编辑的批量操作

第三部分,给大家分享一些新媒体编辑提高效率的常规操作,主要是对推文素材的处理,包括推文快速复制、一键排版和格式刷

注意,以下介绍的功能都来源于适合公众号编辑的浏览器插件:壹伴或新媒体管家,在这里以常用的壹伴作为操作案例。

安装了壹伴后的后台编辑器界面

推文快速复制

当我们看到一篇推文排版非常好看想要学习拆解,或者是复制自己的旧文的排版,如果用最传统的复制,再粘贴这个办法,其实是非常低效的

低效是一回事,亲测很多时候这种复制粘贴方法,还容易造成元素的缺失,导致无法对文字进行编辑或其他设置失效的情况。

其实我们完全可以利用壹伴里的导入文章,能够实现文章的快速复制。

在这里以我一万字排版长文指南作为复制导入案例,这篇文章共计1W字,图片有近90张

复制链接,再导入文章

一键排版

一键排版功能是在对新手小白所开发的一个功能,将文字加入后台,点击立刻完成。

当然这种看起来非常人工智能的操作其实有的时候往往并不太智能,有时候一些排版也非常的不合理。

格式刷

在office里大家都经常使用格式刷,那么其实在推文排版的时候,格式刷同样存在,但目前仅对文字有功能。

在很长的一段时间里,编辑器的格式刷只支持一次性的格式刷。后来这项功能得到了升级,只需要选择文字,再点击一个试刷旁的小三角形,我们便可以实现多次格式刷

04. 批量图像处理

批量处理图像,可能也是一个时常被人们提起的需求,在PS里其实可以实现很多的批量操作,当然在这里不过多介绍,这里主要介绍一个小工具。

Image Tuner

这是一款PC端图片批量缩放、转换、水印添加小工具,支持JPEG, BMP, PNG, TIFF和GIF等常见图像格式,只需要将图片移动到软件内即可一键编辑。

在任务列表,我们可以进行包括调整大小、水印、转换、重命名、旋转裁剪着色等通用的图片处理操作,在这里以一键图片水印作为案例。

我们可以选择图片或文字水印,设置好位置边际透明度,文字可以选择字体大小颜色等,设置完成以后直接处理就好。

05. 一键修改文件夹

批量修改重命名

相信大家可能遇到过这种情况,我们为公司准备了30张图片,均按照公司名称给图片备注好了名字。

但是新来的实习生小王,却把“神州”手误成了“深州”,直到最后要提交给领导的时候才发现,这时候才开始一张图一张图修改,花了十分钟。

菲菲改名工具

操作步骤:

a. 上传需要修改的图片

b. 查找替换名字即可

P.s:除了替换字体外,还可以选择增加或删减字词,添加序号的功能。

批量生成文件夹

还有一种情况,我们有时候可能会因为一些项目,需要同时新建很多个新的文件夹,如果这时候每一个都要新建,再修改重命名,数量少还可以,数量一多就难受了……

其实创建文件夹,也是可以批量生成的操作,这里我们要运用到一个在电脑里被冷藏了很久的自带工具@记事本

利用文件夹里的bat批量指令+MD指令,我们可以先在excel表将我们要创建的文件夹形式给整理排列,然后在记事本里复制打开。

接下来的一步,我们需要另存为记事本为bat格式,注意,保存的时候我们需要先选择所有文件,然后再手动输入.bat格式保存即可。

这时候我们再运行bat文件,随着界面一闪,文件夹就自动生成叻,如果是批量生成多个文件夹,利用记事本是一个不错的选择。

06. 写在最后

这篇文章为大家介绍了包括PPT、图像处理、推文素材、图像处理、文件夹几个方面的批量快捷操作,都是来源于生活里的一些常规操作。

其中有一些,其实就是日常工作中非常简单的工具,但如果没有注意便容易被忽视,导致效率降低。

相信大家日常工作也会遇到很多繁琐复杂问题,然后自己研究出批量操作的技巧,欢迎大家在留言区评论发表意见。

分享完毕,希望有助。

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