八个实用的办公微技巧

WPS表格四种填充方式

成批填充表格单元格是我们经常要进行的一项工作。在WPS表格中，想要填充单元格可以通过以下几种方法进行：

1. 鼠标左键直接拖动填充柄填充。此时会以升序的方式填充内容。

2. Ctrl+鼠标左键拖动填充柄填充。此时是以复制单元格的形式填充。

3. 鼠标右键拖动单元格，在弹出的菜单中进行填充方式的选择，灵活进行填充（图1）。

4. 先选中编辑区域，然后通过“编辑填充”命令来进行填充。

让办公文件默认用WPS打开

常用办公文档既可以关联微软的Office办公软件，也可以关联国产WPS办公软件。许多用户觉得WPS轻巧方便实用，希望用WPS直接打开办公文档编辑，但在WPS程序中死活也找不到这个设置选项。

其实，WPS的关联设置是放在一个专设的位置，这个选项设置是在系统的程序组中。以最新版WPS Office为例，依次选择“开始所有程序WPS Office个人版WPS Office工具配置工具高级文件关联”，然后按需勾选所需格式选项就可以了（图2）。装完软件，有桌面的图标就够用了，很少有人到这里来看，因此找不到也难怪了。

PPT幻灯片编辑放映两不误

能不能一边播放幻灯片，一边对照着演示结果对幻灯进行编辑呢？

答案是肯定的。只须按住Ctrl不放，单击“幻灯片放映”菜单中的“观看放映”就可以了。此时PPT将演示窗口缩小至屏幕左上角。修改幻灯片时，演示窗口会最小化，修改完成后，再从任务栏点击演示图标，切换到演示窗口就可看到相应的效果了。

让快速选择多个对象更容易

在PowerPoint中，如果要选择叠放在一起的若干个对象时会不太容易，特别是它们又位于叠放次序下层的时候，对象相互有遮盖更是如此。不过，下面的方法可以解决。

在传统PPT编辑界面中，点击“绘图”工具栏右侧的三角箭头（工具栏选项），依次指向“添加或删除按钮绘图”，然后选中“选中多个对象”，将它添加到“绘图”工具栏中，点击它，会打开“选择多个对象”对话框。只要在对话框的对象列表中选中相应的那些对象就可以了。

这个按钮的添加也可以这么做：点击菜单命令“工具自定义”，在打开的对话框中点击“命令”选项卡，然后在“类别”中选“绘图”，在“命令”栏中选择“选中多个对象”，将它拖至工具栏的任意位置。

PPT其他对象也用格式刷

我们常常用格式刷来复制文本或段落的格式，其实它可以应用于PPT制作的方方面面。

在PowerPoint中，想制作出具有相同格式的文本框（比如相同的填充效果、线条色、文字字体、阴影设置等），可以在设置好其中一个以后，选中它，点击“常用”工具栏中的“格式刷”工具，然后单击其它的文本框。如果有多个文本框，只要双击“格式刷”工具，再连续“刷”多个对象。完成操作后，再次单击“格式刷”就可以了。

不光文本框，其他如自选图形、图片、艺术字或剪贴画也可以使用格式刷来刷出完全相同的格式。以上这些你用过吗？赶快试试吧！

临时给PPT演讲做补充标记

利用PowerPoint放映幻灯片时，有时在演讲时才发现当初在制作的时候，没有标记某页的关键内容。怎么办？

为了让效果更直观，有时我们需要现场在幻灯片上做些标记。在打开的演示文稿中单击鼠标右键，然后依次选择“指针选项圆珠笔（毡尖笔或荧光笔）”即可，这样就可以调出画笔在幻灯片上写写画画了。用完后，按Esc键便可退出。

打印不连续的单元格（区域）

有时候我们需要将Excel中不连续的单元格内容打印出来，这时可以根据情况采用如下两种方法之一。

如果仅仅需要将一些不连续的单元格（区域）中的内容打印出来，那么在按住Ctrl键的同时，用鼠标左键单击需要打印的单元格（区域），选中多个不连续的单元格（区域，如A2.B2:C8.D10……），然后选择“文件打印”，打开“打印内容”对话框，选中“打印内容”下面的“选定区域”选项，按下“确定”按钮就行了。此时，系统将选中的每一个不连续单元格（区域）分开，打印在不同页面上（即A2打印在一张纸上，B2:C8打印在另一张纸上……）。

如果需要经常打印固定的不连续行、列，可以在上述隐藏设置完成后，执行“视图视面管理器”，打开“视面管理器”对话框，按其中的“添加”按钮，在随后弹出的“添加视图”对话框“名称”后面的方框中输入一个名称（如“打印”等），确定退出。以后需要打印时，再打开“视面管理器”对话框，选中“打印”视图项，按“显示”按钮，即可显示出设置好的打印页面，执行打印操作就可以了。

巧用键盘铺助快速定位排版

在PPT设计中，有时候用鼠标定位对象不太准确，也不好把握分寸。这时，按住Shift键的同时用鼠标水平或竖直移动对象，可以基本接近于直线平移。在按住Ctrl键的同时用方向键来移动对象，可以精确到像素点的级别。