值得收藏的Word 出现缓慢、崩溃的常见原因、及避开的办法

Word崩溃问题

word 是我们文档编辑的常用工具,办公每天都离不开它。但是也经常出现word 无响应 崩溃的情况。遇到这种情况,我们总是得损失不少编辑的内容没有保存,非常郁闷。有没有办法减少这种情况呢?

下面我就从原因出发简单分析一下。

一、word 文档过大

文档过大是word文档经常出现响应慢的一个经典场景,1M,10M,50M 我们的笔记本或电脑恐怕还能抗住保持顺畅编辑,但是100M、200M、甚至更大 的文档呢?很多时候就会出现反应缓慢的情况了。一旦反应缓慢,对于我们办公来说,本来时间就赶,经常会快捷得点了这里,就立即下一个按钮或者点击。这个时候word响应不过来,就会出现word程序无响应,甚至崩溃。

为什么我们的文档会那么大呢?

我们从原来上来看,word 本身其实就是一个格式化了的仓库,通过XML 标记来定义格式,文字、图片、其他资源统统都是存储在word里面的私有秘密小仓库的。word要定位到你的文字或者图片都是需要通过XML标记来查找。所以文件大,通常是小仓库里放的资源太大了。

那么我想要文件小一点,那么我们放进去的图片,在保证清晰的情况下,尽量小。如果你忘记了压缩图片了,也可以放完图片后,利用word自己的压缩图片功能来压缩。这样可以有效减小word文档。

二、word文档格式混乱

前面我们说过word里面需要通过xml标记来定义格式、文字、图片。所以当你的格式非常混乱的时候,xml的结构也就变得非常混乱。以至于word 需要显示你当前页的页面时,都会花费很长时间来识别各类标记,最后显示。通常容易格式混乱有以下几种:

1、多级列表

多级列表就是我们生成目录需要各级标题,如果在一篇文档里,存在多个多级标题,这样我们的word就需要缓存你这N多个多级标题。而且当你新编写内容时,它得把所有的多级标题都缓存在内存中,这当然就容易造成word缓慢。

通常这类问题是我们从别的文档复制内容过来时,没有经过任何处理,把别的文档的多级标题带过来了。为了避免这样的问题,建议,在复制别的文档时,尽量采用不带格式的纯文字复制,图片、表格单独复制

2、嵌套表格

嵌套表格也是一个最容易造成word缓慢,甚至出错的问题。本来一个标准的表格,在word里处理,并没有大碍,但表格里的单元格再嵌套一个表格,word处理就变得非常麻烦。就类似于我们编程的递归循环一样。显示最里面表格单元格的内容时,需要一层一层往里面找,找到信息给你显示出来。这样是非常消耗资源的。

所以,在使用表格时,要尽量减少嵌套表格。如果非要在表格单元格里显示一个表格,那么你可以尝试将里面的表格截图成图片,放置在外面的表格里。这样就不需要嵌套了。

3、对象的插入

word中处理文字、图片都是擅长的,但是如果你插入的不是图像,而是一个对象。比如:你要在word里放置一个甘特图,甘特图是用porject做的,你把整个project对象插入进来了。那word处理就变得更加庞大了。同理,像visio、excel等等都不要插入对象进来。不然word处理就会变得消耗资源。

所以,在插入这些对象的内容时,尽量采用截图插入,不要直接将文件对象拖拽进来。

4、额外的字体

word 自带了很多常用字体,这些字体word可以非常迅速的处理这些字体,因为这些兼容性都是非常高的。如果你为了美观,使用了额外的字体。这些字体在word里面需要消耗额外得资源不说,而且兼容性不好,可能在你的电脑上没问题,一发给别人,或者转为pdf,都会出现无法显示、或者重影等等不可预料的错误。因为别得电脑上没有该字体。

所以,在编辑word时,尽量不要使用不常见的字体。

5、过多的形状

在word里有一个功能是可以插入形状,有些时候画一些简单图形,很多人会直接利用该功能在word里面画图,但是画完图,并没有截图变成一张完整的图片,而是就这样各个形状组合放置在word里,这样,对于word来说,就相当于本来存储1张图片1个标记即可完成事,变成了需要存储N多个形状,位置、标记。word自然消耗资源多,而且文字一动,很可能造成这些形状画的图散架,回头处理非常麻烦。

所以,在word里画图时,画完了尽量截图保存为图片,形状删除。减少错误和资源消耗。

6、混乱的交叉引用

word里面有个交叉引用的功能,这个功能可以让你跳转指向你要指向的页面,相当于超链接。比如:在第一页需要指向113页的原件报告页页码。那么你就需要使用它。这个功能是一个非常实用的功能。但是如果混乱使用,很可能造成word资源消耗过大。比如:第一页指向第三十页,第三十页又指向第八页,第八页又指向第六十五页。这样就是一个混乱的交叉引用。增加word资源消耗。

7、表格过长

在word里面处理表格消耗的资源远比在excel消耗的资源高。在word里如果处理一个超过200行的excel,已经消耗非常多资源了。如果你放置了一个超过500行的excel表格,或者更多行的表格。你会发现你想要在word里面调整一下这个表格的行高、列宽。那是非常困难的事情。非常非常消耗资源。甚至电脑死机

所以,在word里放置表格,尽量不要超过200行,如果你的表格真的很大,你可以拆分成多个表格来处理。这样方便你在word里面处理。

综述

综上所述,要想word不崩溃,不缓慢。尽量避开上面的问题,保持清爽的word,你会发现你的word就比别人快很多。欢迎关注讨论~

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