我们对腾讯文档内容管理的思考

第173篇周更

1.前言

腾讯文档上线两年有余，在保证在线文档编辑体验足够稳定和持续优化的同时，用户持续积累了大量的文档内容留存在腾讯文档站内，随着文档规模越来越大，对文档内容如何更好管理是当下虽然不紧急但也十分重要的命题。

针对这个命题我们持续思考，先将阶段性结论和思辨过程还原和输出，相关敏感信息已脱敏，欢迎大家切磋和交流。

2.腾讯文档-文档管理现状

文档管理大白话讲，就是我们编辑和查看过后的文档会记录在腾讯文档的列表页，事后我们对这些内容进行文件夹规整、移动、收藏、筛选和搜索，都属于文档管理的范畴，下面一张图展示现在腾讯文档文档管理的结构和操作：

既然文章要写文档管理，那肯定是要有优化和辩证的问题，我们从数据和用研两方面来看，结论上，我们发现，用户在文档管理的过程中主要有以下几种问题急待解决：

想快速访问的内容没法找，置顶太难用而偶尔把星标当成置顶来用——常用内容的快速访问

星标不支持文件夹很麻烦——不常用但重要内容的沉淀

想把文档快速规整好操作复杂——内容的管理规整

想找内容只能通过搜索来找，但搜索又很难用——主动查找，搜索和筛选的优化

第3、4点在这次文档管理专项前已经着手有新的产品需求跟进优化了，所以前两点是我们重点讨论和思辨的问题。

我们把用户行为和诉求归类进“需高频访问的内容”和“稍后查看的非常用内容”两大类，发现用户的这两种诉求现在在腾讯文档是错位的。

数据上显示，腾讯文档现在的置顶功能使用量极低，同时大量用户把我们的星标——也就是收藏，当成快捷访问来用了。用户把平日里每天都要访问的内容加到星标里查看。而我们之前的定义里，置顶才是解决用户平日高频快捷查看问题的。

发生这种错位的主要原因和功能入口关联不大——即便星标独立成tab，但二者的触发路径是相同的。这种错位是因为腾讯文档现在的置顶功能只支持置顶文档不支持置顶文件夹，也就是说在置顶后的展示上，文件夹依然是位于文档上方的。此外就是我们的首页展示的是最近浏览的信息流，不支持对这些记录进行置顶。所以置顶现在并没有起到它应有的作用的，其使用量偏低，用户会寻找代偿方案。

3.竞品文档的文档管理是怎么做的

我们先来看看竞品们是如何解决“高频内容的快速查看”和“低频内容的稍后处理”的

总体来看，竞品在解决“快速访问”和“以后会看”这两个问题，对应的功能都做了明确区分。“快速访问”对应快速访问区，“以后会看”对应星标/收藏。

竞品的收藏均支持文档&文件夹，此外在表意上，除开金山和google表意为“星标”外，其他家表意均为“收藏”。

在解决“快速访问”的这个问题上，金山文档在PC端做了添加到目录结构的“常用”以及添加到首页的“待处理”，略显累赘。而google的顶部区域是自动的feed，也没有能很好地起到用户控制的目的。而在多端的支持上，飞书做的还较好。

下面是各个文档的详细情况。

3.1腾讯文档

星标位置突出，部分用户把它当做快捷访问使用，实际上在我们的定义上，星标应该是起收藏作用；置顶是快速访问。而从数据上看，置顶并未起到应有作用。

3.2石墨文档

优点：

PC端因为在详情页及列表页的所有页面都展示快捷访问，较好得解决了快捷访问的问题——我们因为未规划列表页右侧区域，所以如果采用只在顶部展示的方案也尚可接受，毕竟第一诉求是进入主页面的时候要看到；

缺点：

石墨的移动端不支持快速访问，想来是没有合适的层级来展示——而腾讯文档有置顶的前提，这个问题可解。

3.3金山文档

金山文档收到的他人分享玩的那个进金山文档的“共享”，用户可通过“另存为”操作，复制副本到我的文档；

金山文档PC端支持对文档添加“常用”到首页左侧的目录树下，与石墨很相似，

优点：

金山文档对于快速访问的几个功能是这样划分的：

常用——列表页对文档和文件夹的快速访问

稍后处理——对单篇文档的快速访问&处理；

星标——重要内容收藏

缺点：

但稍后处理和常用有重合的部分，用户理解容易有问题，而且稍后处理一定程度上可以用置顶的方式来解决

对腾讯文档来说，标签可以解决稍后处理的问题，而且含义更广。

待处理/已完成：

3.4飞书文档

飞书文档对于文档管理的做法和腾讯文档类似，分别有移动、创建副本、以及快捷方式（添加至件夹），然而其并未对快捷方式的行为作出说明，所以表意不清晰。

优点：

飞书对于文档快速查看两端对齐体验一致，而且均支持排序，较好满足用户的自定义查看的需求。

缺点：

但只能在首页快捷访问，像某一复杂文件夹对这个范围内的文件夹范围

在PC及移动端列表页顶部均有快速访问入口，快速访问区支持自定义排序（移动-排序面板；PC-拖动）

3.5 google drive

google在PC端首首页做了快速访问区，但类似一个推荐系统，不支持用户排序，该排序同样应用于google drive移动端首页。

4.腾讯文档提供的解法和思考

4.1关于快速访问和置顶

回到“快速访问”和“以后再看”这两个诉求上，对于“快速访问”，现在市场上普遍有两种做法，第一种是做置顶区，相当于是把这篇内容置顶到了当前列表的顶部，腾讯文档当前采用的是这种做法；第二种做法是快捷访问区，是把站内内容的快捷方式添加到首页。

两种做法都是为了解决同一类问题，是互斥关系。

置顶的优点在于可拓展至站内所有的列表，最近浏览量可以置顶、文件夹内也可以置顶，缺点是如果不做路径选择在当前列表操作过于局限，如果做路径选择则会徒增用户成本；

快捷访问区的优点是操作唯一且展示清晰，能直接解决用户的问题，缺点是可拓展性差，比如一个文件夹内如果也有重要高频的内容，快捷访问区如果也做在文件夹里面，“快捷”就毫无意义了。

腾讯文档不会幻想有完美兼顾二者优点的解决方案，我们确定二者互斥的同时，会选择一个唯一的解法。

4.2关于星标和文件夹

我们先说一个结论，虽然所有竞品都做了文件夹的星标，但我们不会做。

这是为什么呢？在讲下面的论述之前，先阐明腾讯文档的核心策划思路之一：工具产品路径的唯一性。

如无必要，勿增实体，微信群收款只有钱包里的一条路径，用户寻找的成本极大，直接站在这一点看，我认为用户损耗的成本>微信的简洁性收益的，然而微信作为一个发展8年的产品到今天仍能基本保持各个模块的独立和易用，就是靠的这种功能归纳的清晰和特性交叉的克制。腾讯文档同样作为一款工具，通过路径的唯一性来保证产品的调性长期不变。

我们为什么不做文件夹的星标呢。

星标和文件夹的相同点在于，他们都是对文档的分类和规整。而二者的不同点在于，文件夹是有层级和目录关系的，而星标没有层级关系，它是对文档状态的标注。

如果文件夹支持星标，星标穿透文件夹层级与否都会造成问题：

若星标自动穿透文件夹，文件夹内的文档自动打上星标会造成用户困惑；

若星标不穿透文件夹，文件夹与其内的文档在星标内在同一层级不合逻辑

希望文件夹支持星标，本质上是希望对文件夹进行快速访问或者再分类，可以通过以下两个方法分别解决：

文件夹的快速访问——通过添加至快速访问区/置顶解决

文件夹的再分类——通过添加上一级文件夹以及文档的列表目录管理来解决

所以我们不会做文件夹的星标，它不合逻辑，不利于我们的长久发展。而腾讯文档的文件夹本身却有选择路径等待优化的空间，这里我们在持续规划中。

4.3星标的延伸

上面说了文件夹和星标的差别，文件夹是有层级的而星标没有。星标是给文档打上一种状态。

近半年里，我持续看到一类反馈，这类反馈概括起来是对腾讯文档的内容状态的自定义管理，有一条反馈比较有代表性：

我们重度使用这个随身笔记的话，有千百个的笔记的时候，文件夹只是第一个维度归纳；我还需要多种维度找出文件。譬如：放送货单文件夹，我就需要对里面的N篇文档进行已回单和未回单的区分；每天员工健康调查，也需要有有异常/没有异常/待处理的划分，这种诉求你们现在没法解啊？！

——吐个槽用户反馈

是的，既然星标是一种状态，那他是否也可以有层级，作为状态的延伸甚至自定义呢？这是个在定义清晰当前腾讯文档管理的关系后我们要继续思考的问题。