在企业经营中,最重要、最值得重视的是人心,而最不可靠的也是人心。它的脆弱,无意中的一念之差,就会让人犯下错误。稻盛和夫曾在《经营与会计》一书中这样提议:“双重确认原则”,即保管印鉴的地方设两道门槛,将印章保险柜放置到带锁的铁皮柜中,其中铁皮柜的钥匙一人保管,保险柜的密钥另外一人熟知。这两人之间不可重叠,也不交换。这个双重确认原则,既保护了员工不去犯错的善的理念,也为企业规避了重大经济风险,是非常值得推广的。
部分公司为了防止差错和不当行为,会建立由多部门、多人复核的双重确认的体制。比如,购入物品时,要经收货部门和验货部门这两个部门的确认。盖公章时,要经过盖章人和保管人的多重确认等。这些都是有代表性的例子。但随着时代的发展,智能办公的普及,这样的人工管理印章,无疑会增加企业的管理成本,办公效率也无法得到提高。
对于这样的传统印章管理现状,利用物联网技术+智能设备就能很好解决了企业在人工管理印章成本高、办公效率低下的问题,将实体印章与物联网技术、智能设备相结合,记录印章从启用、使用、销毁的多种印章形态,实现对印章的人章分离管理、在线申请审批用印。大大减少了人员管理印章的成本,也提高了行政办公效率。
同时,还具备自动拍照、自动上传文件、角色管理等功能,突破传统人工管理印章方式,带来全新的智能化办公体验。
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