时间管理学习-第二十一篇

时间管理学习-第二十一篇

(组织整理-非行动资料的整理)

上一篇讲到非行动资料有三大类:参考资料、将来也许类事情(备忘录)、垃圾。

参考资料已经学完,这一篇主要学习作者提到的组织整理的四种方法将来也许类事情的管理。

组织整理方式:作者给了常用的4种方法

1、一般性参考资料归档系统-纸质、电子邮件、简单数字化储存

2、专门资料的归档

3、联系人管理工具

4、图书馆式/档案馆式的归档系统

我简单介绍,供大家学习理解。

1、一般性管理系统是一个触手可及、便于管理、便于回顾的系统,在学习前面内容时,把所有的事务都放进篮子里,在甄别事务的时候已经做了一个一般性归档系统,当我们收集的信息持续增加时,要区分可执行和不可执行信息,从而形成自己的参考考资料图书馆。

2、如果针对某一主题的归档资料过多时,就要考虑为这些资料划分一个专门的区域,文件柜、橱柜、抽屉、数据库,做好标识。当遇到这种情况时,如果参考资料可以归档很多领域怎么办,要如何处理,这种情况就不要划分,还是放到一般性归档系统内,除非参考资料是属于特定类别。

3、联系人管理工具,如果联系人特别多的话,里面记录了联系人很多有价值的信息,对联系人管理显得尤为重要。对于联系人的管理作者指出,联系人只是作为参考资料,不需要采取行动,我们要做的就是把它们保存起来,为将来查询使用,一定不要把联系人当做行动提示信息。正确的做法是,把相关行动和联系人相互确认,并在清单中录入提示信息,当我们处理任务的时候,联系人管理工具的作用就相当于参考资料了,有关联系人的信息都在里面。

4、这里作者介绍的主要基于个人参考资料管理系统,成为图书馆式的资料归档,第一步:区分行动和非行动资料。比如自己出差,我要在办公包里放置资料。在办公室办公,我要放置在办公室的参考资料。很少翻阅的放到储藏室。这样资料的管理就变得有逻辑、简单明了。第二步:确定用途和储存位置,我觉得这个完全基于个人实践。

总之这些知识是要结合自己实际才能深刻体会作者的思想,从开始学习写下第一篇的学习体会到现在,有很多内容自己还没有实践,一个原因是自己目前用不到,第二是某种程度上理解的不是很到位,所以这些知识都是在实践中和的实际不断碰撞,然后产生自己用的到的东西,这对时间对自己来说帮助很大,也希望有共同学习爱好的朋友一起参与,互相学习交流。

将来也许类事情管理这一篇讲不到了,时间有些晚,先写到这里。

另外最近几天准备休假,我尽量更新。

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  • 原文链接:http://kuaibao.qq.com/s/20171227G119JC00?refer=cp_1026

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