最近看到很多帖子,吐槽自己一年到头来一直频繁被拉去救火、去接做到一半的项目。这种情况应该是很多项目经理都会遇见的,大多数情况是因为前任项目经理由于各种原因,如调岗、离职而留下的项目,但往往到大家手上的时候,就已经是各种坑了。
项目经理小刘最近就遇到了这样一个项目,让他焦头烂额的......
1.项目案例分享
项目背景:
项目经理小刘所在的公司接了一个软件开发的项目,目前已经完成了一部分工作,但因为各种原因,原来的项目经理早就离职了。期间换了两个项目经理接手,一方面由于经验不足,另一方面由于甲方过于强势,这两个项目经理也被换掉了。
项目总监找到小刘说,”公司很重视这个项目,如果做好了,这将是一次很好的机遇(纯纯画大饼).”小刘迫于压力还是接下了,没多久就发现这个项目就是一个巨坑,根本无从下手。
小刘主要遇到的问题:
(1) 项目情况一团乱麻
第一任项目经理也算是被迫离职的,项目的各种文档都不全面。
(2) 项目成员工作态度消极
由于前几次的岗位调动,项目内的成员都不愿意配合项目经理的工作了。
(3) 由于进度已经延误,甲方催得特别急
项目目前遇到了几个比较棘手的问题亟待解决。
那么遇到小刘这种情况 到底应该怎么处理呢?
2.应对策略,以下几个步骤必不可少
当接手一个做到一半的项目时,我们首先要进行全面的梳理规划后、再开展项目,不能盲目制定行动计划。以下这几个步骤可以帮助项目经理小刘快速梳理好项目信息,并让项目步入正轨。
2.1多方收集项目信息,全面了解项目情况
1) 收集项目文档并查看和梳理
虽然会遇到项目文档有缺失的情况,但还是要尽可能收集,如项目章程、项目计划,需求说明书、问题列表、风险登记册等等。
重点:看完一遍后,记录下不清楚的问题点,便于后续找相关人员了解。
2) 与项目相关人员初步沟通,进一步了解项目信息
拿着问题跟原项目经理沟通更高效,同时也可以询问交接人关于项目的一些心得和感悟,综合分析、全面掌握项目情况。
如果原项目经理联系不到,那么就优先考虑找各个团队成员沟通,也能了解他们的能力。
重点:了解并记录他们工作的难点、问题。
3) 与甲方及时进行深入交流
沟通并理解他们的需求和对项目的期望,有助于后面的工作开展;还可以在沟通过程中,逐步获得客户的信任。
4) 最后是找领导层沟通,明确项目业务目标
这是接下来重新制定和执行项目计划的重要依据。例如:这个项目的业务目标是为了增加营业收入,从而扩大市场份额。那么甲方目前有哪些难点没有解决?进行一个难点的梳理,将它们进行优先级排序。
2.2制定下一步行动并获得各个关键干系人的支持
a. 执行下一步行动方案
通过前面一步的项目信息收集,已经对项目整体情况有了一个了解,那么后续的行动计划可与团队成员一起确定。这会包括继续执行现有的一些任务、如何调整项目计划、解决遗留问题等等。
误区:在进行问题的优先级梳理后,会梳理出一些紧急且重要但无法攻克的问题。但在团队信心不足的情况下,不要优先处理这些问题,因为短期是难以解决的。
正确方案:优先选择几个较为重要但不是很难解决的小难点处理
选择这几个小难点解决,有利于快速增强团队成员的信心,也有利于提升你在团队成员中的领导力,项目会比较容易朝着好的方向发展。
b. 获得各个关键干系人的支持
梳理清项目如何开展后,最重要是获得项目主要干系人支持,例如管理层。
将项目健康状况评估以及更新后的项目计划同步给领导,并进行沟通。项目计划的内容要包括:项目目前所有问题以及风险点,同时提出应对方案和预计解决日期。
重点:跟领导沟通时,要阐明项目目前遇到的难点,以及需要延长交付时间或者增加资源应对;如果都不行,至少要争取一些奖励机制。
2.3定期审查和评估进度,及时纠正偏差
项目计划如期执行后,项目经理还应定期审查项目的进度、紧跟每个环节的具体完成情况、及时和团队成员沟通,看看是否和计划有出入。如有就按照评估问题、制定解决方案、实施监控、关闭问题这一闭环流程来及时管理。
总结来看,不难发现项目经理小刘遇到的最大难点是项目信息无法全面掌握;而要想让项目回归正轨,离不开全面、准确的项目运营数据。跟相关干系人沟通获取到的信息,会有偏主观以及不准确的一些情况出现,为了辅助项目经理的决策更加准确以及更高效解决问题,这种情况下可以借助一些合适的项目管理工具。下面以易趋(EasyTrack)为例。
3. 借助工具,扫清项目信息不透明障碍
如果借助易趋项目管理软件进行项目管理的话,如何高效解决这一难点呢?项目经理小刘可以从项目概况、项目报表、查看项目信息以及风险问题管理这几个模块来着手。
3.1通过项目概况/项目报表,了解项目全面运营状况
在项目概况模块,项目经理小刘可以快速、直观获取一些项目关键指标,例如:进度、任务、交付物、成本预算、所处阶段、项目资源、项目风险问题等,轻松确定项目出现问题的维度。
(易趋项目概况模块)
接下来还能通过项目报表模块查看项目具体的分析报告,主要包含项目的任务、成本、风险、问题、工时、收益、质量、采购以及挣值等九个维度的详细具体信息。系统会实时采集各个项目运营数据,并通过分析形成多样化的报表;项目经理小刘可以结合已分析好的报表,快速掌握项目工作的重难点。
(易趋项目报表视图)
点击需要了解的指标维度,则能查看更加详细的信息。
(易趋项目报表—按项目任务统计视图)
3.2清晰的项目信息,轻松对齐业务目标
借助易趋项目管理软件进行项目创建时,就需要填写相对应的信息,例如战略目标、优先级、风险等级、项目发起人、资源需求、成本预算等等,项目经理小刘可以通过查看项目信息,1分钟快速对齐业务目标,后续的执行计划制定更便捷。
(易趋项目信息视图)
3.3风险、问题闭环管理,快速提升团队成员信心
在系统中,可以对风险及问题进行闭环的跟踪管理。项目经理小刘将项目问题梳理出来后,就可以借助问题管理模块进行监督跟进。同时还可以对其进行优先级、问题类型的分析,在处理时更加清楚了。
项目问题也可以指定责任人,方便进一步跟进。问题管理分为提交问题、分析问题、解决问题以及验证问题四个流程,直至问题解决才能关闭。闭环式管理机制,确保项目问题全部解决、不遗漏,也能有效提升工作效率。
(易趋问题管理视图)
4.总结
对于项目经理来说,接手做到一半项目可能还会遇到人员大调动、部门壁垒、信息不对称等各种因素,从而大大增加项目失败的风险。但拿到项目后,按照多方收集项目信息,全面了解项目情况、制定下一步行动并获得各个关键干系人的支持、借助工具扫清项目信息不透明障碍这三大步骤来,能有效应对各种难点、顺利接手项目并走上正轨。
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