学习
实践
活动
专区
工具
TVP
写文章

信息预算怎么报

医院信息类预算管理的那些事

【目 录】

开 篇:何谓预算管理和文化——信息人编财务预算、财务人审信息预算

第一篇:信息预算怎么编——信息预算编制的难点和要点

第二篇:信息预算怎么报——信息预算项目申报流程SOP及沟通技巧

第三篇:信息预算怎么算——信息预算项目执行率计算方法的争论

第四篇:信息预算怎么评——信息预算项目评价考核的探索

结 语:信息类预算管理的周边(预算管理与合同管理、账务核算的关系)

第二篇:信息预算怎么报

——信息预算项目申报流程SOP及沟通技巧

分享过了预算文化、探讨过了财务人与信息人的认知差异,回头还是得落地到申报信息预算的实务上。“信息预算怎么报”,这是最贴近实务的一个章节,本篇笔者将从信息预算申报的整体流程切入,分享信息预算项目申报流程的SOP以及在此过程中与的一些沟通技巧。

【信息预算申报全流程】

预算编制过程中,第一个环节是预算申报。从信息预算申报环节来看,里面由包含了两个重要的申报节点,即:用户部门申报信息预算、信息部门向医院申报年度信息预算。这两个节点之间,就是信息部门调研信息预算、向医院财务部门和其他部门阐述信息预算的沟通过程。

笔者近年所经历的信息预算申报全流程可以概括为“信息预算申报7步法”

具体如下图:

从上述信息预算申报的流程图可以看出,“7步法”里信息部门负责组织的主要是前3步,即信息预算的申报、初审和复审环节。可见,信息预算项目是否能立项,信息部门虽然是一个重要环节,但并不是唯一决定因素。

第一步:信息预算申报

信息预算申报,是指用户部门向信息部门(预算主管部门)提出预算立项申请(包含用款需求)。医院每年度8月份开始启动次年预算申报编制工作,在医院发布总体通知和工作安排的同时,信息部门会辅以一份“温馨提示”。经过近年实践发现,用户部门对“传统通知式”的信息预算申报通知并不留意,故往往造成以下情况:

1、不在规定时间内申报预算、逾期提交申请、导致信息预算项目调研时间更加紧张和仓促。

2、对信息预算申报的要点并不能留意、填写《信息预算申报表》时往往有缺漏,导致信息预算项目调研难度加大。

为此,笔者所在信息部门尝试调整了一下信息预算申报通知的发布方式,以相对活泼轻松的风格发布通知,即“信息预算申报小贴士”、目的在于引起用户部门的注意并让其在短时间内了解信息预算申报要点。

“信息预算申报小贴士”,目的在于引起用户部门的注意并让其在短时间内了解信息预算申报要点。在构思“信息预算申报小贴士”时主要考虑的要素包括:

1、 项目分类明晰:《信息预算申报表》区分硬件、软件以及桌面设备;

2、 注意事项明确:申报预算、填报申报表的注意事项明确在表格下对应列出;

3、 科普管理规定:同时提醒《信息设备管理规定》、作为桌面设备申报的依据。

第二步:信息预算初审

信息预算初审,是指信息部门(预算主管部门)对全院用户部门提出的是申请进行调研、初审。在这个阶段,信息部门的主要工作是完成信息预算项目的立项论证和调研,调研的三要素包括:

1、立项依据:主要可以从三个维度阐述立项依据,即政策要求、优化业务流程或提高效率需要、科研需要。

2、预算明细:需覆盖预算项目的硬件、软件预算金额,并基于初步项目需求为依据进行市场询价(以供应商初步报价作为依据)。

3、用户沟通:这个沟通过程,有两个主要目的。一是通过沟通确定信息预算项目需求的初步范围、以作为预算金额询价的依据;二是让信息预算申报部门理解预算申报的流程、以减少用户部门对信息部门的误解(若信息预算项目无法立项、用户需求无法满足,在用户部门不了解信息预算项目申报全流程的情况下、将会直接降低用户对信息部门的满意度)。

这个阶段的交付物就是《信息预算立项论证报告(表)》(注:文章篇幅所限、如有需要可以联系笔者具体交流)

第三步:信息预算复审

信息预算复审环节,是指信息部门组织信息专业委员会召开论证会,并按论证意见形成信息预算草案,提交财务部门。

信息专业委员会,是医院的一个专业委员会,其成员构成除了信息部门代表之外、还有医务、护理、医保、财务、人事、总务、设备等职能部门以及临床科室中对信息建设工作有热诚的代表;就笔者所在单位,还有高校信息专家作为代表。这样的专业委员会讨论每年度信息预算项目,有助于使得年度信息预算编制更加科学和合理。

每年信息专业委员会讨论年度信息预算,信息部门相当于是作为一个组织会议部门的角色。故为了让信息专业委员会委员们能更充分地理解和讨论次年信息预算,通常需要包括以下会议议题和内容:

第一,对本年度信息化建设工作进行简要总结。

目的:通过专业委员会向各个部门通报信息工作的进展。

第二,历年信息预算投入回顾。

目的:让专业委员会委员对信息投入有清晰和全面的认知。

第三,阐述次年信息预算项目总体编制原则。

目的:使专业委员会讨论年度信息预算时能主线明晰、议而有决。

第四,信息预算项目逐一汇报、信息专业委员会审议。这个环节,引入申请预算用户上会阐述汇报,即除了信息部门从信息技术角度汇报外再辅以用户部门的专业阐述。

目的:便于专业委员会委员更清晰、全面地了解信息预算申报项目。

【信息预算申报沟通技巧】

医院经济管理委员会、预算工作委员会讨论和审议年度信息预算,这个两个环节均是由信息部门逐一阐述汇报信息预算项目,在这种会议场合汇报其实也是一种沟通,如何把握汇报的沟通的技巧其实也关系到信息预算项目是否能成功立项。

技巧1:突出重点

会议上需审议的全年预算项目,故委员们需在短时间内审议大量的预算项目,信息预算项目只是其中一部分。因此,在汇报年度信息预算项目只是其中一部分。因此,在汇报年度信息预算项目是必须在有限的汇报时间内、明确突出重点阐述、。譬如,基础设施及网络安全类、互联互通类的Ⅰ级预算项目,是我们需重点向医院经济管理委员会和预算工作委员会汇报阐述的项目,因为这两部分也是我们力保立项的项目。

技巧2:换位思考

院经济管理委员会、预算工作委员会中,委员代表并不具备信息专业背景,如何让 委员们在1-2天的会议时间内理解信息预算项目的内涵并审议决策,信息部门在汇报时需具有“换位思考”的思维。在笔者近年的实践中,基本都是会为每个信息预算项目汇报整合提炼在一张PPT内,以便委员们一目了然。(注:模板如下图)

上述一系列的工作,都是为了信息部门不要再成为预算讨论会议“战场”上的“炮灰”,尽可能地降低合理信息预算被大幅度削减的机率。

技巧3:好坏消息都要说——信息预算定稿的反馈

无论信息预算论证、调研工作如何充分和缜密,医院每年投入信息预算的资金总是有限的。也就意味着,每年的预算定稿后总会有一部分信息预算申报项目通过立项、也会有一部分项目无法通过立项。

好消息是肯定要告知的,但是这个预算不通过立项的“坏消息”,究竟是否要告诉预算申报部门、以怎样的方式告知也是笔者近年实践中一直在探索的。经过实践的检验,可以发现,前期预算申报阶段的充分调研和沟通、信息专业委员会上组织用户部门汇报等环节,已经让信息预算申请部门全过程地参与到预算编制和申报中,也让用户部门逐步了解和理解了预算管理、点点滴滴地形成了预算文化。故即使在来年年度信息预算中暂时不能通过项目立项、用户部门对信息部门的误解也大大减少。作为信息部门,还是需要以相对正式的方式告知预算申报部门这个“坏消息”的,比如发出《温馨告知》

结 语

“预算管理是一种全过程、全方位、全员性的管理“,理论是容易理解的,实践是需要脚踏实地的。"想永远都会是问题、做才会有答案",本着这个理念,笔者一直践行信息预算编制和申报的持续改进。通过每年度信息预算的编制和申报,信息部门自身预算意识在逐步树立,信息部门与用户部门、财务部门的沟通桥梁也在逐步架设,“预算文化”也在点点滴滴的实践中逐步积累和形成。

如果希望和一枚财务专业背景的信息人交流的话,可以加我微信^0^(因日常工作繁杂、没有及时回复请见谅)

联系方式

作者介绍:

李丹,现任广东省人民医院信息管理处运行维护科科长,广东省卫生经济学会医院经济管理专业委员会常委兼秘书、广东省卫生经济学会卫生信息分会常委。本科毕业于广东财经大学(原广东商学院)会计专业,2008年毕业于暨南大学首届MPAcc专业(会计专业硕士)。

客观别走,点个赞先

  • 发表于:
  • 原文链接http://kuaibao.qq.com/s/20171219G02XZC00?refer=cp_1026
  • 腾讯「腾讯云开发者社区」是腾讯内容开放平台帐号(企鹅号)传播渠道之一,根据《腾讯内容开放平台服务协议》转载发布内容。
  • 如有侵权,请联系 cloudcommunity@tencent.com 删除。

关注

腾讯云开发者公众号
10元无门槛代金券
洞察腾讯核心技术
剖析业界实践案例
腾讯云开发者公众号二维码

扫码关注腾讯云开发者

领取腾讯云代金券