没有数据库访问权限照样可以建立自己的定制化Excel报表,并且支持一键更新

本文是备忘录性质,没有写的很详细,仅说关键点,以作提示(预防根哥老年痴呆)用。

大公司分工很详细,一般各个事业部或职能部门都有专门的做报表的团队。通俗一点的叫Reporting Team,高雅一点的叫Analytics Team,也有更加高端大气上档次的,叫BI (Business Intellegence)Team。

不管叫什么名字,这个团队都是负责为对应的部门制作各种业务分析报表,定期或不定期发布业务相关的报表给用户和管理层。不过由于人手限制和资源限制,以及众所周知的原因,这样的报表最终通常倾向于向上面向管理层,而且是层级较高的管理层;面向最终用户的部分,往往流于形式或者是点到为止。

好在,随着改革开放进入深水区,会使用Excel 数据透视表的人越来越多。打开Reporting Team发布的Excel报表,点点鼠标,随意调整几下建立自己的报表,那都不是事儿。

问题是,Reporting Team发布的报表(=官方报表,以下简称“官报”)通常都是定期更新的,比如每月或每周。每次报表更新以后,都要打开在建立自己的定制化报表,这个就有点麻烦了。

能不能建立一个符合自己需求的个性化报表,然后每次“官报”发布更新的时候,轻松地跟着一键更新呢?

答案是:如果你有数据库(数据源)访问权限的话,可以。

问题是:通常管理员不会给你直接访问数据源的权限。

不过,办法总比问题多。只要简单几步,没有数据库访问权限照样可以建立自己的定制化Excel报表,并且支持一键更新。大致步骤如下(懒癌发作,不贴图了):

第一次创建:

打开最新的“官报”,用DAX Studio(免费插件,需要单独下载安装,度娘或谷哥哥家里都能找到)把“官报”power pivot data model里的数据导出成文本文件(.txt或.csv都可以) - 这个文本文件以后就是个性化报表的数据源。

打开一个新的Excel工作簿,用Power Query导入文本文件到power pivot data model,然后根据需要创建自己需要的个性化报表。

之后的更新(官报更新后更新自己的个性化报表):

打开更新过的“官报”,同样使用DAX Studio导出数据文本文件,覆盖原来的文本文件,覆盖原来的文本文件,覆盖原来的文本文件。-重要的事情说三遍。

打开自己的个性化报表,点击“刷新”,Ta-da,你的数据就和官报同步了。

PS:上述方法适用于“官报”数据超过100万条的情形。如果数据少于100万条,可以直接用透视表钻取(Drill down)功能抽出“官报”的所有原始数据,然后保存成文本文件作为个性化报表原始数据。具体方法,不再赘述。

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