解读DA/T 28—2018《建设项目档案管理规范》 项目电子文件的归档

DA/T28—2018《建设项目档案管理规范》自2018年10月1日起实施,兰台之家整理相关解读文章,便于伙伴们学习、参考。若有任何问题敬请最下方留言

本期解读内容为《建设项目档案管理规范》9.1项目电子文件的归档

9.1项目电子文件的归档

9.1.1项目管理信息系统应当具备电子文件管理及归档功能, 并能够对项目电子文件形成与流转实施有效控制,保障其真实、完整和安全;能够在形成、流转过程中及时跟踪、检查和补 充与项目设计、设备、材料、施工等变更相关的项目电子文件 及其元数据。

解读:

• 档案部门要主动跟信息部门沟通,在项目信息系统开发和建设 过程中提出相关需求,设置有关模块,满足相关要求。

• 应注意,新标准中特别将信息系统开发文件纳入归档范围,在项目建设过程总开发的各信息系统文件应注意收集归档。

• 两种情况

表B.1 建设项目文件归档范围和保管期限表

归档范围

9.1.2 建设单位应当根据纸质文件归档范围,结合项目实际情况,确定项目电子文件归档范围。

解读:

第一种情况:有纸质载体的情况;归档参照纸质档案归档范围,与纸质档案相同

第二种情况:形成时没纸质的但可输出纸质载体

第三种情况:不能输出纸质载体的电子文件归档范围的确定

确定归档范围要注意以下内容:

1.记录项目建设的重要音视频文件。

2.建设单位各职能部门和参建单位业务系统产生的有归档价值的文件及确保其可读的软件。

3.项目建设过程中形成的有归档价值的电子邮件。

4.与电子文件相对应的元数据和背景信息。

5.项目电子文件形成、流转过程中形成的重要变更依据性文件材料、过程稿,及有关处理操作记录。

部门职责

9.1.3 项目电子文件形成部门负责电子文件的归档工作; 档案部门负责项目电子文件归档的指导、协调和电子档案接收、保管、利用等工作。

解读:与纸质档案要求一致,谁形成谁整理谁归档。

电子文件整理

9.1.4 项目电子文件在办理完毕后,应当按照归档要求实 时收集完整;项目电子文件整理时,应当按照项目档案分类方案并参照本标准7.3.2.5的规定分别组成多层级文 件信息包,文件信息包应包含项目电子文件及过程信息、版本信息、背景信息等元数据。

解读:

7.3.2.5 项目文件组卷

项目前期文件、项目管理文件按事由结合时间顺序组卷,其中 招标投标、合同文件按招标的标段、合同组卷,勘察设计文件按阶段、专业组卷;施工技术文件按单位工程、分部工程或装置、阶段、结构、专业组卷;信息系统开发文件按应用系统组 卷;设备文件按专业、系统、台套组卷;监理(监造)文件按 监理的合同标段、事由结合文种组卷;科研项目文件按科研项目(课题)组卷;生产准备、试运行、竣工验收文件按工程阶段、事由结合时间顺序组卷。卷内文件一般印件在前,定稿在 后;正件在前,附件在后;复文在前,来文在后;文字在前, 图样在后。

(整理方式之一)

归档

9.1.5 项目电子文件归档一般采用物理归档。在纸质项目文件归档时采取在线归档或离线归档的方式向档案机构移交经过整理的项目电子文件,并在内容、格式、相关说明及描述上与纸质项目档案保持一致,且二者应建立关联。

解读:

物理归档:把计算机及其网络上的电子文件集中下载到可脱机保存的载体上,并向档案部门移交的过程。可分为网络传输方式归档和以介质传递方式归档两种。

逻辑归档:不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。(特殊电子文件可采用逻辑归档)

电子文件格式

9.1.6 项目电子文件应当采用符合国家标准或能够转换成 国家标准的文件格式,利于信息共享和长期保存。项目电子文件归档保存的文件格式应符合国家规定的电子档案长期保存的格式要求。

解读:常见电子文件格式

• 文本文件:使用文字处理软件生成的,由字、词、数字或符号表达的文件。应 采用PDF、PDF/A、OFD等版式文件,或RTF、WPS、DOCX、JPG、TIF、PNG格 式归档。

• 数据文件:以数据表格和数据库形式存在的结构化数据记录文件。应采用ET、 XLS、DBF、XML格式归档,或转为版式文件归档。

• 图形文件:根据一定的算法规则绘制的图表、线图等包括由点阵组成的位图和 由几何图形组成的矢量图。应采用SVG、SWF、WMF、EMF、EPS、DXF、STEP格式 归档。

• 图像文件:使用数字成像设备(扫描仪、数码相机等)采集或制作的静态影像记录(画面)。应采用JPG、TIF归档。

解读:文件格式要求

• 影像文件:用数字视频捕获设备录入数字影像或用动画软件生 成的多维动画等动态影像记录。应采用MPG、AVI、MP4、FLV格 式归档。珍贵且需要永久保存的可采用MXF格式归档。

• 音频文件:用数字声音采集、编辑设备录入或用编曲软件制作 的声音记录。应采用MP3 、WAV 格式归档。

• 电子邮件应采用EML格式归档。

• 网页、社交媒体类应采用HTML格式归档。

• 其他业务系统生成的文件,原则上应转换成通用格式归档。

鉴定和检测

9.1.7 项目电子文件完成整理后,由形成部门负责对文件 信息包进行鉴定和检测,包括内容是否齐全完整、格式是否符合要求、与纸质或其他载体文件内容的一致性等

9.1.8 项目电子文件信息包经过形成部门鉴定和检测后, 由相关责任人确认归档,赋予归档标识。归档标识中应当含有归档责任人、归档时间、文件信息包名称等信息。

保存载体

9.1.9 采取离线方式归档时,应将带有归档标识的电子文 件拷贝至耐久性好的存储介质上,存储介质应设置成禁 止写入的状态。存储介质的选择依次为光盘、磁带、硬磁盘等。

解读:禁用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。

9.1.10 存储电子档案的介质或装具上应贴有标签,标签 上应注明载体序号、类别号、案卷起止号、密级、保管期限、存入日期等。存储介质为光盘的,归档标签应符合DA/T38(《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》) 的要求。

解读:

• 归档光盘的标签面应为可书写型油墨印刷。

• 若必须在标签面书写,必须使用专门的“光盘标签笔”(非溶剂基墨水的软性标签笔)。

• 归档光盘禁止使用粘贴标签。

• 归档光盘的标签面上应印有光盘生产日期(刻录日期)、批次或喷墨打印的条型码。

9.1.11项目电子文件归档时应由档案管理机构进行检验, 并填写《电子文件归档登记表》(格式见GB/T 18894《 电子文件归档与电子档案管理规范》),检验合格后,办理交接手续。

解读:检测内容

1.载体外观检测。外观是否完好,有无划痕。

2.病毒检测。检测系统环境中是否安装杀毒软件,检测归档信息包是否包含计算机病毒。

3.真实性检测:

1)来源真实性。检测电子文件中固化信息是否有效,确认电子文件来源的真实性。

2)元数据准确性。检测元数据是否符合要求,包括数据长度、类型、格式、值域以及元数据项赋值是否合理等

3)内容真实性。检测电子文件内容数据中包含的电子属性信息与元数据中记录的信息是否一致。

4)元数据与内容关联一致性。检测元数据中记录的文件存储 位置与电子文件内容数据的实际存储位置是否一致

5)归档信息包真实性。检测信息组织结构和内容是否符合要求,检测归档的信息包与归档部门发送的信息包是否一致。

4.完整性检测:

1)电子文件数据总量。检测登记表中登记的电子文件数量和字节数与实际归档的电子文件数量和字节数是否相符。

2)元数据完整性。检测元数据项是否齐全完整,反映重要问题的归档电子文件是否包括主要修改过程和办理情况记录,具有连续编号的元数据项(如归档号、件内顺序号等)是否有漏 号现象等。

3)内容完整性。检测归档电子文件的内容数据是否齐全完整

4)归档信息包完整性。对照归档范围检测归档信息包的元数 据和内容数据是否符合要求,对照归档信息包元数据中记录的文件数量检测内容数据是否齐全完整。

5.可用性检测

1)元数据可用性。检测电子文件元数据是否可以被正常访问。

2)内容可用性。检测电子文件内容数据是否符合归档要 求,是否可以被正常打开和浏览。

3)软硬件环境。检测元数据中记录的软硬件环境信息是 否符合归档要求。

4)归档信息包可用性。检测归档信息包是否包含影响其 可用性的因素,例如使用非公开压缩算法、加密等。

音视频电子文件

9.1.12 图像电子文件、视频电子文件应主题突出、曝光 准确、影像清晰。图像电子文件分辨率应达到300dpi以 上,视频电子文件宜采用200万以上像素拍摄。

9.1.13 对反映同一内容的数码照片应选择有代表性的输 出纸质照片。所选数码照片应主题鲜明,影像清晰、完整。

解读:

重要活动及事件、原始地形地貌、建设过程中的工程形象进度、隐蔽工程、关键节点工序、重要部位、地质及施工缺陷处理、工程质量、安全事故、重要芯样等应形成照片和音视频文件。

下期解读:DA/T 28—2018《建设项目档案管理规范》 项目电子档案管理

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