Excel进阶之道,HR管理中的高效应用!

上周五,南油外服HR菁英汇管理沙龙系列又开课了。这次南油君请来了微软的MVP(最有价值专家)赵保恒老师,给大家分享人力资源与行政管理工作必需掌握的Excel软件技能。

赵老师举了大量实际案例,由浅入深地给大家各种Excel中隐藏的强大功能。他分享的各种高效秒杀操作,让在场的大家惊叹连连,忍不住拿出小本本认真记下来。

下面就由南油君给大家回顾一下当天的精彩内容,还有你不得不知道的干货!

PART ONE

沙龙上半场,赵老师分享了许多Excel的快捷键,帮助大家的工作效率蹭蹭蹭地向上提高!

文档密码设置

想要给office 的重要文件上锁怎么办?

文件-另存为→快捷键:F12(或Fn F12)

就可马上打开权限密码设置窗口了!

表格美化

想要快速设计单元格样式怎么办?

选择单元格 → 快捷键:Ctrl+1

设置单元格格式窗口马上出来了!

超强记忆

当你想重复上一步操作的时候怎么办?

快捷键:F4(或Fn+F4)

一步到位,快速把单元格填充了上一步操作!

这些快捷键都记住了吗?嫌三个快捷键太少?

别急别急,赵老师还提到了好几个office软件之外的快捷键,日常工作熟练运用,效率提高可不止一点呀。

比如:

Windows + D 显示桌面

Windows + E 显示计算机

Windows + Tab 多窗口切换

......

PART TWO

然后,赵老师分享的内容逐步加大难度,现场嘉宾们聚精会神,认真思考。平日对数据敏感的HR嘉宾们,听到精彩处纷纷点头称赞。

第二部分,赵老师讲解了EXCEL“数据验证”和“条件格式”两大功能。

怎么能确保录入的数据准确有效呢?这时候设置EXCEL的数据有效性可以帮你!

比如,可以在(数据-数据验证)中设置:下拉式菜单输入/输入提示/出错警告/自定义条件,让数据错漏概率大大减小,可以说是非常实用的功能了!

庞大复杂的数据仅做成单调的表格,会让人看得眼花缭乱。表格里点了“排序”也还是不够清晰,想要数据更加一目了然?赵老师教授大家使用“条件格式”神器。

(开始-样式-条件格式 )一键下去,有效数据自动框选,数据秒变红蓝数据条,清晰明了,可谓赏心悦目。

PART THREE

函数可谓是Excel的灵魂,学会了灵活运用函数,Excel的使用效率必定突飞猛进,数据处理不再是难题。

沙龙的第三部分,也是最烧脑的一部分了。赵老师介绍了几大类常用的函数使用方法,再难的函数经过赵老师步步详细解析,一下子容易理解了许多。

下面南油君就抽取几个函数神器给大家介绍一下。

统计函数

赵老师提到了好几个非常实用的统计函数

COUNT 统计数字的个数 / COUNTA 统计非空的个数 / COUNTBLANK 统计空单元格的个数 COUNTIF 单条件计数 / COUNTIFS 多条件计数 / SUMIF 单条件求和/ SUMIFS 多条件求和

下面让南油君给你举出一个函数的例子你马上就明白了,函数两步操作,马上就算好了。

举个栗子:

用COUNTIFS 多条件计数函数,统计大于60分,且为男的人数。

1、选中单元格- 输入'=COUNTIFS' -双击

2、点"fx" 出现函数帮助

Range1:选择分数区域 Criteria1:'>60'

Range2:选择性别区域 Criteria2:'男'

除此之外,赵老师还提到了,用MID 函数提取身份证号中的生日,DATEDIF函数让合同到期自动报警,RANDBETWEEN 函数制作简单的抽号器等等。把这些运用到实际工作中,效果一定立竿见影!

PART FOUR

沙龙尾声,赵老师给我们介绍了数据透视的方法,让杂乱的数据变得可视化,在看似无规律的大数据中找出对我们有用的信息。

幸运大抽奖环节中,三位幸运儿更获得了南油君送出的精美礼品。

一口气跟着赵老师学习了三个小时,南油君觉得自己的大脑如同经历了一次高强度训练,CPU般飞速运转呼呼发热。

出席的嘉宾们纷纷表示,本次沙龙获益匪浅,学习到了不少实用Excel技能,把这些技能运用到工作中,效率大大地提高!

  • 发表于:
  • 原文链接https://kuaibao.qq.com/s/20181220B10HB400?refer=cp_1026
  • 腾讯「云+社区」是腾讯内容开放平台帐号(企鹅号)传播渠道之一,根据《腾讯内容开放平台服务协议》转载发布内容。

扫码关注云+社区

领取腾讯云代金券