如何做好项目信息管理

信息,作为项目执行过程沟通的基本前提条件,是进行项目管理的基础,对于项目的有效实施起非常关键的作用。特别对于工程项目,是一个非常复杂的运营活动,参与方众多、投资额度大、项目周期漫长等特征使得项目管理过程存在诸多困难。

研究发现,项目不成功的原因,更多是由于信息管理不规范做成的,例如缺少强大的信息整合与处理平台等。同时,随着项目的复杂化,项目信息沟通的数量也日益增大,信息沟通的现代化就成为必然。今天,笔者就来带大家看看如何做好项目信息管理。

信息和管理信息的定义

信息(Information)一词,来源于拉丁文,意思是解释和陈述。从对信息进行研究和利用出发,可将信息定义为:

经过加工处理,能对人们各项具体活动有参考价值的数据资料。

项目组织的上下级之间和各平等部门之间应当提供的是信息,而不是消息。只有知道了项目的总体情况和完成工作所必需的信息之后,才有可能很好地完成所承担的任务。

信息具有以下基本特征:

1) 信息的客观性。

2) 信息的可存储性。

3) 信息的可传递性。

4) 信息的可加工性。

5) 信息具有共享性。

管理信息是指那些以文字、数据、图表、音像等形式描述的,能够反映管理组织中各种业务活动在空间上的分布和时间上的变化程度,并对组织的管理决策和管理目标的实现有参考价值的数据和情报资料。

为了有效地对管理信息加以分析和利用,就要对管理信息进行科学的分类。

按管理信息的来源划分,可将其分为内生信息和外生信息。

按组织不同层次的要求划分,可将管理信息分为计划信息、控制信息和作业信息。

按管理信息产生时间的不同划分,可将其分为历史性信息、实时性信息、预测性信息。

按管理信息的稳定性划分,可将其分为固定信息、流动性信息。

项目信息管理的过程?

项目信息管理是对项目信息的收集、整理、处理、储存、传递与应用等一系列工作的总称,也就是把项目信息作为管理对象进行管理。

项目信息管理的目的是根据项目信息的特点,有计划地组织信息沟通,以保证决策者能及时、准确获取所需的信息。

一般认为,项目信息管理主要包括三个步骤:

(1)项目信息收集

(2)项目信息加工和处理

(3)项目信息传递

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项目信息的收集

项目信息收集是项目信息管理的一个重要环节,进行信息的有效收集要做到不漏不滥。就信息收集的来源来讲,不同的管理者从自身角度出发,根据主要负责项目管理内容,会侧重收集某一方面的信息,一般应包括:经济信息、技术信息、资料信息、法规信息、供应商信息等,同时,项目所处的外界环境信息也需要加以采集。

信息收集的主要方法有两类:

第一类是直接到信息产生的现场去调查研究;

第二类是收集、整理已有的信息情报资料,间接获取信息。

1) 现场调查研究:询问法、观察法、试验法

2) 收集现有的管理信息:收集公开发行的国家有关经济政策、法令的调整变化等信息;收集计算机互联网和数据库中的信息;项目内部信息的收集和积累。

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项目信息加工和处理

信息的加工处理是指将组织收集到的原始信息,根据管理的不同需要及需求,运用一定的设备、技术、手段和方法对其进行分析处理,以获得可供利用的或可存储的、真实可靠的信息资料。

对初始的原始信息的加工主要包括判断、分类整理、分析和计算、编辑和归档四个步骤。信息资料经过加工和处理后,管理者便可以直接利用,为管理决策和管理控制等服务。

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项目信息传递

收集到的信息及时地传递到信息需求者手中是项目信息管理的一项重要内容,一般项目信息传递包括项目组织内部信息传递和项目各参与方的信息传递两类。

1) 项目组织内部信息传递

根据项目组织的架构,内部信息传递主要有以下三种:

(1)自上而下的信息传递;

(2)自下而上的信息传递;

(3)横向信息传递。

2) 项目各参与方的信息传递

除了组织内部存在信息传递外,项目各参与方之间也存在着频繁信息交互。比如,业主方的相关指令首先传递给总包方,然后流向施工方、原材料供应方等;

另外,政府部门和社会公众虽然不是项目的直接参与方,但与项目之间也有着频繁的信息交流。信息在各参与方之间相互传递,才保证了项目管理工作得以顺利开展。

项目管理信息系统的应用

项目信息管理系统就是以计算机、网络通信、数据库作为技术支撑,对项目整个生命周期中所产生的各种数据,及时、正确、高效的进行管理,为项目所涉及的各类人员提供高质量的信息服务。

近几年来,商品化的项目管理软件大量涌现。他们可应用于整个项目管理过程的各项活动,帮助用户制定任务、管理资源、进行成本预算和跟踪项目进度等。项目管理软件的主要功能包括:

1) 资源管理

2) 制定计划

3) 成本预算和控制

4) 报表与查询

5) 监督和跟踪项目的执行情况

6) 处理多个项目和子项目

7) 安全性管理

8) 假设分析功能

早期在国内比较流行的典型项目管理软件包括P3、Project、Open Plan,这些软件甚至曾经是项目管理软件的代名词。

但是,实际上它们都是进度管理软件,几乎没有其它功能,不构成一个完整的项目管理系统,更不是综合的企业级集成系统。而国外的管理软件,由于项目管理成熟度不同、管理模式与习惯不同、软件价格承受力不同等原因,无论是项目级还是企业级,无论哪个品牌,都没有在国内形成普遍应用。相反,国内项目管理专业软件近年来发展迅猛,这里介绍几个比较优秀的国内项目管理软件系统。

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普华企业级项目管理集成系统 PowerOn

PowerOn是上海普华科技发展公司自主研发的一套既融入了国际先进的项目管理思想,又结合了国内管理习惯的企业级多项目管理集成系统。

PowerOn是以项目为主线,以计划为龙头运筹协同,以合同为中心全面记录,以成本管理为核心深度控制,嫁接先进的、与国际接轨的项目管理方法体系(理论、工具、技能和方法),依托项目管理应用实践经验,为项目型企业构建跨区域、分布式的多项目管理平台,跨越企业业务操作层、管理层、决策层三个不同层次的实际需求,满足单项目管理、多项目管理、项目组合管理及企业集约化经营的要求。

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同望企业项目管理平台iEMS系统

同望iEMS 项目管理系统,是广东同望科技股份有限公司自主研发的一套基于企业级项目管理思路,融合了西方主流的项目管理思想,提炼中国工程管理最佳实践,以同望ITOP平台为基础开发的信息化管理系统。同望iEMS系统以项目管理为基础,覆盖了建筑施工企业管理的核心业务,为企业搭建了一个协同管理平台,实现了全面业务管理。同望iEMS系统实现了企业级的多项目管理和集团化多层级管理,从实际业务管理出发,为不同层级的管理者提供了不同的管理试图。

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新中大URP软件i6工程版

新中大URP软件i6工程版是杭州新中大软件公司,为工程企业提供的信息化整体解决方案产品。UPR软件i6工程版是国内工程企业管理信息化整体解决方案的主流软件代表。它基于联盟体资源计划URP理论,并融合了国际先进的项目管理思想—PMBOK、FIDIC条款原发而成,帮助工厂企业构筑企业级多组织、多项目管控信息平台。

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