Google 是如何远程办公的?

摘要

无论是大公司还是小公司,只要连接做得好,分布式办公可以与在办公室办公同样高效。

各个公司已经开始稳步进入分批复工的阶段,但目前的形势看,无论是居住地回工作地需要自我隔离 14 天,还是线下办公依旧需要错时、分批、防聚集。在疫情情况尚未正式明朗的阶段,远程办公依然是许多公司——尤其是科技互联网企业——以及许多员工目前的选择。

曾经没有尝试过远程办公形式的企业,在过去两三周被迫开始试水这种办公方式。远程办公是手忙脚乱还是井井有条,这既取决于不同的工作类型,也取决于公司在线上的管理。 互联网行业无疑是最适合也是最适应这种办公形式的行业之一。善用各种软件和平台的互联网工作者们,完成工作内容、沟通工作进展、向同事交付工作,几乎都可以通过线上的形式解决。但在丰富和完善的办公套件之外,如何在远程办公的情况下进行项目协作,公司管理,这是每个公司都会遇到的挑战。

Google 推出的 G Suite 办公套件|Google 官网

作为以人性管理和多元办公著称的 Google,也是最早拥抱远程办公的大公司之一。Google 不仅允许部分员工,让员工在特定情况下远程办公,还开发出诸多基于云端协作的办公套件。 Google 更倾向于用分布式办公来形容远程办公这种方式。分布式办公,即分散在不同地点进行办公,这些地点可能是居家,可能是庞大的公司园区中的分属两段的办公室,也可能是出于不同工作地进行同一个项目的团队。如何不在一处仍能合作无间,让分布式办公运转起来的核心,就是远程协作。

远程协作的重中之重,一是流程,二是员工。流程决定了员工与员工之间,部门与部门之间,上下级之间能否良好协作,员工之间的交流则决定了身处异地的团队能否齐心协力。

Google 用三个环节,串联起远程协作。

创造联络环节

无法处于同一空间,那就保证协调时间。

时间协调是远程工作中的重要一环,时间规定不清晰,就会出现信息接收和回应时间差,视频会议人等人,关键时刻找不到人等等耗时耗力耗感情的问题。

规范和准则可以明确界定团队应该如何协同工作。Google 建议团队中的领导层,把时间规范化,比如非工作时间的邮件回复;跨时区信息同步;提前告知会议时间,以及预计会议时长;会议时间是否在员工的非工作时间······如果无法保证时长可以控制,那就保证时间可以确定。

视频会议是目前是远程工作中最常见的交流方式,通常要求处于异地的员工统一在线,那就需要提前做好协调工作。Google 要求先准备好视频会议的条件,比如预定办公空间;协调不同时区和工时安排;测试网络和视频所用的硬件软件……保证所有人可以准时坐在运转良好的摄像头前,这是视频会议能发起的首要条件。

保持联络状态

在提前各自测试软硬件可以正常运转后,身处在一个适合开会的环境中后,就到了会议环节。

视频会议和线下对谈最重要的区别,不在于分毫的网络延迟,更多的是员工能否感受到和同事的「交流感」。Google 就非常看重每个个体员工之间的连接,这种连接创造了团体工作中的「氛围感」。一个人站在办公室里,和他只存在在 15 寸显示屏中的一个角落,这两者的存在感不同。

因此 Google 会希望员工视频会议中,不关闭麦克风和摄像头,保持每一个员工在声音和眼神的连接,也要对其他同事的工作有所反馈和认可,或许只是一个点头致意,随声应和一句「嗯」,保证每一种声音都会被倾听。在视频会议里,哪怕是非工作内容的寒暄插曲,都会带来 Google 所推崇的「团队氛围感」。

Google 也建议,要把线上会议看作像线下会议一样,准备好相应的材料和文档。不管是同事还是领导,要在讨论环节主动询问不发言员工的意见。

实现情感连接

无法处于同一空间,但也要保持情绪连接。

远程工作中,流程可控,人不可控。昔日邻桌同事纷纷变成网上邻居,关掉屏幕后的工作无迹可查。Google 认为,要把屏幕一角的同事就当作坐在隔壁工位一样去交流。

Google 鼓励员工主动社交,在会议正式开始前的几分钟,大家围绕生活进行一些闲聊,分享一些最新动态,介绍周围所在地环境;在会议结束后,团队自行建立聊天群组,不仅可以随时讨论工作相关问题,也可分享一些有趣的社交内容,相互问候相互打气,甚至是一起「云咖啡」、「云聚餐」……这些主动的方式让员工们融入彼此的生活。把真正意义上的人际互动引入到枯燥乏味的视频会议中,引入到单纯靠网络连接的社交关系中,就此让一个团队中的员工建立起互相了解和信任的关系。

如果只是在家的话

以上所述更强调谷歌作为一家跨国大公司,一定会遇到的分布式办公中可供参考的建议。但现实情况是,更多人目前遇到的是要被迫留家办公的情形。原因可能来自于疫情这种特殊情况,也可能只是家人生病、照顾小孩、路况和天气不好等常见情况。总之,谷歌就宅家办公的员工,也给出了非常人性化的建议

首先是环境的选择,不同于分布式办公时,可以预约到公司的办公室或安静的咖啡厅包间,宅家办公里,家就是唯一的选择。谷歌建议,如果是讨论复杂的,或是需要广泛参与的话题时,开个群组视频的效果要比群聊、电邮、即时通讯要更有效率。视频时,需要注意房间背景、灯光不要过暗过明、还有电脑摄像头的稳定性。持续晃动的摄像头和滋啦作响的麦克风,对其他同事可是一种沟通折磨。

强调团队和员工保持连接的 Google|Google I/O

保持信息共享,这包括切换到你的显示屏,在家办公通常使用的都是个人电脑,这就需要确保电脑上内容显示聚焦在工作,在共享屏幕完成后记得及时关闭。同时,谷歌也建议,保持生活的原态,居家不用过于严肃,不用过于在意家装如何、家庭成员会不会出镜入镜、可不可以短暂离开屏幕……偶尔跳脱出工作情境中的时刻,也是缩短同事之间距离感的瞬间。

对 Google 这样的跨国大公司来说,还有许多其他要考虑的问题,比如跨时区、跨文化,考虑到各个时区工作伙伴的非工作时间,Google 会建议员工之间相互理解和配合,领导定期轮换会议时间,以减轻时区差异带来的负担。文化和地域差异会影响人们的偏好和认知,以及待人接物的方式和行为,这也要求领导考虑到不同工作伙伴的文化背景,比如宗教、当地节日、沟通习惯等等方面,对员工进行一对一讨论,倾听、支持、包容他们的需求。

描述 Google 公司文化和管理方法的书|豆瓣截屏

无论是大公司还是小公司,只要连接做得好,分布式办公可以与在办公室一起办公同样高效。在高效利用云端协作服务同时,跳出工具,回归到每个团队,每名员工,每个身处异地的工作伙伴本身,这一个个节点才是产生连接的基础。或许办公室在未来会消亡,但协作、社交和人本身,依旧会是人类社会进步的基石,这也是 Google 从《重新定义公司》到《重新定义团队》中,无数次强调的公司文化之一:在互联网时代,Google 扁平化、自由组织、无需成人监管的管理模式,才是激发团队创新的动力 。

责编:宋德胜

题图:谷歌官网

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