传统行业的项目预算把控难题，你遇到过吗？

“如果光水电费就有这么大的出入，其他的款项是不是也有相同问题？整个公司共 29 个项目，每个 项目都会有这样的损耗吗？”

传统行业的项目预算难题，你遇到过吗？

看数字化咨询师是如何帮助企业解决问题的！！！

一个项目光水电费为什么会多算 18 万？

满屋子的资料，却找不到想要的

走进该建筑公司，随处可见纸质的文件、图纸、档案。原来一个工程项目过程中所需要用到的资料是极多的，包含文件、图纸、造价书、审批单等等，满屋子都是。资料多而散，所以当疏于管理时，就会发现满屋子的资料，竟找不到想要的，有时需重新补资料，这极容易对项目人力及财务成本造成损失。

纸质办公在建筑业是比较常见的，但不同的企业遇到的问题会有差别，为此我们做了进一步的了解：

这么多资料是如何管理的？

综合部主管哈女士说：“其实我们每个项目上都有资料员，且分类保管。但资料确实很多（如图 1 所示），项目又存在变化性，施工资料必须及时、真实，做到与施工同步进行，有些是原件、有些是复印件，特别复杂，再加上资料员的工作不仅仅是管资料，所以实质上很难管好。”

会不会丢失？丢失时如何回溯？

“肯定会有丢失！若丢失些重要资料无法找到时只能补，但一般补是很难的，毕竟涉及的人员很多， 在什么流程节点、什么事项，什么时间点，都要去一一还原，是很难做到的。”

是否曾经因疏忽管理，而出现一些问题？

“2019 年年底结算时，核对某个项目的工程款项中发现，水电费似乎多算了 18 万，经查实后确认是多付了，当即找到老板反馈此事，老板联系预算部、财务部要求对该款项进行重新计算，最终核算出确实是多支付了 18 万，经内部确认过再跟项目方进行沟通核对，为避免后期的纠纷，项目方又再次重新核算，一个月后终于追回 18 万损失。”

咨询师：“如果光水电费就有这么大的出入，其他的款项是不是也有问题？整个公司共 29 个项目，每个项目都会有这些问题吗？”

哈女士：“我也不敢再继续想象，这个漏斗太大了……”

从董秘在结算时发现问题，经过一步步核实，再联系甲方重新打回资料，共花去 1 个月时间，由于数据资料散乱、缺失，带来回溯效率低下，甚至影响工期进度。（如下图所示）

资料管理很重要，有没有一些改善的方法？

“资料管理有一些方法，每个资料员对资料的管理方法也都有自己的个性，但无论是哪一种，在查找 的时候总不是特别方便，毕竟纸质的是很容易丢失的。”

目前通常是纸质的资料，加上微信里面的沟通，信息散，资料散，管理非常吃力。（如下图所示）

对工程资料的重要性不够重视

纸质化是建筑行业的普遍现象

企业咨询服务工作中我们接触到很多建筑公司，对现场施工非常重视，但疏忽对内部的管理。（如下图所示）总一心想着要把工程做出来，只要工程款拿到手，工程利润也就可以兑现了。只管干好外业，不重视内业，整个工程资料碎片化现象严重，不能反映施工的真实情况，也缺乏专门的资料管理员，或者有专门的资料管理人员，因其他人员不配合或者不够懂，而影响资料管理人员的工作开展。如果资料员责任心不够强时，就会胡乱的编造一通，“糊弄”一下。当资料员离职/调走等，新接管的资料员因为资料的缺失，又只能胡乱拼凑“糊弄”一下，最终工程完工后形成竣工资料自相矛盾或缺这少那的，甚至当发现问题时都没法回溯。

资料碎片化、信息孤岛现象严重，出现问题无法回溯

其实这种传统的资料处理与管理方式，是建筑行业普遍的乱象，缺乏统一性、系统性的管理，导致各项目、各部门、各环节、各数据，分割管理，碎片化，“信息孤岛”严重。

当出现款项问题时，实际应该是多少？可以回溯查询的资料有哪些？分别放在什么地方？出现问题如何高效回溯？

“信息孤岛”使项目各部门之间难以进行合理的“互联互通”， 工作人员和工作组织间的交接也不顺畅，项目管理层对工程费用、进度、质量更是难以做到全局把控。建筑工程项目的各个链条往往是环环相扣的，某个环节出现问题，如果得不到妥善解决，这个问题就会像雪球一样越滚越大。

只有从整体上控制，才能尽可能节流，节省钱就是赚到钱

聚焦问题，从管理、从制度开始梳理

鑫蜂维的咨询师通过实地上门咨询，在成本管理方面与综合部主管兼董秘哈女士，及财务部、预算部等几个重要职位的管理层做了长达 10.5 个小时的咨询，进一步了解在管理资料方面的缺失。如：财务管理方面按实际情况至少该有 7 份完整的资料，现有资料不完整，管理制度相关资料也缺失。（如下图所示）

结合该企业的实际业务需求，首先对管理、制度、流程等资料，作了优化、完善、新增（如下图所示）

流程线上化，实现扁平管理

在详细了解该公司的项目/工作管理和运作流程，以及各节点的职责权限后，重新梳理、优化了一份流程。并搭建了一套个性化管理平台，整个项目管控从预算到采购，再到财务层层把关，当采购超出预算的时候，有预警提示，且所有的链路数据都被沉淀下来，以便反查，回溯。（如下图所示）

原来各个职能部门之间相互独立，比如预算部只管预算，和提交采购需求，采购部只根据采购申请单进行采购，财务部根据采购的开票信息进行付款。

央总经理说：“无法控制成本的很大原因是，预算是否超了？超了多少？或者是不足？不足的有多少？到底哪些超了？哪些不足？超过的预算是如何处理的？这些没有人知道。”

“现在对流程梳理、分类后线上化，让数据得以沉淀的同时，更重要的是所属管理对接人员精准匹配，流程节点中的每一个审批人责任精确到人，做到责任明确，减少推诿。

数据关联，杜绝原来因割裂而产生的问题

现在咨询师根据的该企业的现状及发展需求，为企业制定了阶段性的数字化组织打造方案，下一个阶段将着重于个性化需求，将预算、采购、财务三方的数据做关联，预算部的预算清单，直接在录入在系统上，形成项目材料的虚拟库存。项目方直接在线上发起采购申请，并可见各材料的虚拟库存，当采购量大于库存时，系统就会自动发出预警，并自动反馈给项目相关方。

以上的过程和数据，预算、财务、项目经理及相关干系人、老板都能够看到，随时掌握各方的数据及项目进度，且所有的数据被沉淀下来，对后期的成本做更合理的预算评估。

从源头上控制采购成本的输出，让企业不断增添活力，在市场上立于不败之地。