数字工具篇：云文档协同工作

文档处理一直是办公中使用频率最高的工具之一，我们经常说的Office三大件：word、Excel、powerpoint，是为企业办公最需要的基础办公软件。

无论是多大的企业，涉及到公司日常的运营文件，一年累计下来的数量都是海量的。这其中包括日常制度文件、通知文件，当然也含括涉及企业内部机密的绩效考核、运营方案等文件。

传统的文档处理软件，都是基于独立的客户端，对于企业而言，员工个人终端上的软件数据存在一定隐私保护限制，无法做到统一管理，而以一家公司为整体，大量的文件是从一台台终端上进行制作与发布，这就意味着原始文档的数据几乎都存在一台台终端上面，对于企业而言，这就会有重要文件与数据泄密的可能。

过去中，企业为规避重要文档与数据泄密的问题，要么统一配置办公电脑，统一配置办公系统，确保所有文件在企业内部局域网络中协作，但这样的方式只适用于中高端企业，对于中小企业而言，成本太高，包括布置成本与维护成本。

云计算的出现，带动了大量的基于云端的协作工具与软件，这就包括：云文档工具。云文档最早大家较为熟知的主要是印象笔记、有道云笔记等两个笔记本应用品牌，而在企业数字转型阶段，为了方便企业的统一化管理，头部互联网企业都想继续跟进推出了针对企业办公软件在线工具，例如腾讯文档、石墨文档、飞书文档等等，这些与之前传统的办公软件的区别在于：

分享写作：我们都知道一份文档，如果涉及需要修改的，一般都是整个文档传输给直属上级或者同级协作部门，问题在于我们有的时候可能只是携带了手机或者在路途中，无法及时使用电脑，而云文档的价格在于只有你有网络就可以打开阅读或者通过手机直接参与意见修改，极大方便的工作文档的修改与工作跟进；

追踪过程：云文档参与协作的人可以是很多人，打开方便，任何人的修改痕迹都可以及时保存下来，极大方便跨部门之间的沟通；

更丰富的文档形式：丰富多样的在线模版，在线问卷等等形式，极大节省团队的办公效率。

但是，早期的云文档也存在一个问题，个人账号依然会有文档泄密的可能，所以为了方便企业进行统一化管理的企业版本推出之后，实现基于云端的协作模式，这就是今天我们分享的主角：石墨文档企业版本。

相对于个人版本的石墨文档工作台，企业版本增加了企业管理、操作日志、效能看板等板块。

企业管理：通过设置内外部客户的模式，添加文档的协作者，对于公司文档管理与对外链接关系一目了然，也容易帮助企业进行权限分配。

企业管理者都很清楚，内部文档管理最大的障碍是记录查询，比如重要的文件究竟是谁发布了，谁复制了等等，如果存在一条追踪链条，那么意味着就可以根据文件本身发现文档泄密的源，能够有效防范企业文档外泄的问题。

“安全与可控，是企业办公软件的最大诉求，只有基于安全与可控，那么企业内部协作的基础才算是建设好了，在此基础之上我们才能有效打通各部门之间的协作关系与通道，真正实现企业内部效率的提升。”

效能看板：企业的数字时代，什么最重要？只有数据，而有价值的数据不是一连串的数字，而是可视化，可分析的数据版。对于企业管理者而言，有效的数据看板能够一目了然的看到企业内部的协作次数与工作数量，并根据数据看板对企业的工作内容进行调整。

石墨文档的效能看板，就能够基于文档协作的次数与规模形成企业内部的效能看板，帮助企业管理者完成对企业内部效能的监督，方便企业管理者做出更利于企业发展的决策。

在线协作，无论是内部管理还是外部合作，基于云端的办公场景建设，也是企业数字化转型必然需要思考的场景。工欲善其事必先利其器，企业团队经常用的工具是否适配企业的数字化场景，也是推进数字化的重要步骤。

今天向大家推荐石墨文档企业版本，欢迎大家去体验。但最终更期待大家能够根据企业自身的场景完成数字化转型。