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企企通:企业采购合同在线化,可以怎么做?

如何最大程度保障采购订单能够及时准确到货?

答案是——采购合同线上化。

采购合同是企业采购活动中的重要环节,作为和供应商确定采购内容、价格、数量、质量标准、交货期限、付款方式等重要条款的保障。

在传统的纸质合同管理中,与供应商签署合同前,既要与供应商沟通、确认合同关键要素,也要在公司内部多方对合同进行审核确定。合同签署后要在公司内部签字、盖章,整个流程涉及部门较多,导致耗费大量时间和人力成本,而且纸质版合同多且繁杂,管理不便,还易出现合同遗失、泄露的风险。

另外,传统的纸质合同管理存在没法验证对方人员和公司真实性的问题,可能存在合同诈骗的风险,如签约对象张冠李戴、线下盖“萝卜章”等,从而影响公司正常经营。

为提高采购效率和管理质量,越来越多企业开始采用数字化工具。其中采购合同管理软件是企业实现采购数字化的关键组成部分,可以帮助企业更好地协调和管理供应链,提高效率、准确性和安全性。

● 电子签章,灵活审批和签署

大部分采购合同管理软件会提供电子签章服务,可在线签订合同,也就是我们常说的电子合同。

部分人觉得:电子合同=电子版合同,实际上两者并不等同。电子版合同是指把传统纸质合同的内容以电子文件的形式进行扫描、存储和传输的合同,虽然与传统纸质合同对比,提高了效率和便捷性,但仍存在被篡改的风险。而合法有效的电子合同是指缔约各方在互联网上通过第三方电子签约平台、采用可靠电子签名技术形成的数据电文。

简单来说,就是一种通过技术手段实现电子档形式可直接签字签章的合同表现形式,具有锁定签约主体真实身份、有效防止文件篡改、精准记录签约时间三个特点。

使用电子合同不仅可以提高合同签署的速度和准确性,还可以有效降低商业风险和成本,提高供应链的可靠性和稳定性。

企企通采购合同管理除了可以与电子签章集成,还支持与OA、移动端应用集成等方式,并可按类型灵活配置,为用户提供更多便利。

● 采购合同管理全过程在线化,提高效率

合同的处理,涉及条款/条款库、合同模版、格式范本、审批及电签、电子合同库、合同履行到归档等过程,在线化处理合同,可高效协同、状态管控、动态查询,极大提高工作效率和准确性。

第一步:合同创建。在线创建采购电子合同并上传合同的各项信息,包括合同编号、合同金额、合同期限、交付要求、付款方式等,简单快捷。

第二步:合同审核。通过软件在线对采购合同进行审核,检查合同条款是否符合企业的规定和要求,避免采购过程中的风险和法律责任的同时还加快了合同签订速度,提高采购效率。

第三步:合同签署。当合同审核通过后,采购人员和供应商在合同管理软件上进行电子签名,以确保双方在合同内容和意向上达成一致。值得一提的是,签订电子签名前需要进行实名认证,有效保障合作的真实性。

第四步:合同执行。在采购合同签署后,合同管理软件可以帮助企业实时监控采购合同的执行情况并跟踪变更和调整情况。临近付款到期日、合同续签日期等信息会自动提醒和预警,利于企业及时发现和解决问题,避免合同履行过程中出现延期、质量问题等情况,提高供应链风险管理能力。

第五步:合同归档。合同管理软件可以将合同存储在云端,并提供合同搜索和访问功能,便于企业管理和查看采购合同,同时提高供应链透明度。

企业还能够根据合同签订数量、合同金额、合同执行情况等进行数据分析,评估采购绩效和供应商绩效,制定更好的采购策略和供应链优化方案。

● 合同规范化,使传统文本变为可控流程

将合同文本转变为结构化的控制条款、文本内容,有效控制后续的业务单据,确保价格、结算及付款能够按合同条款进行,有效避免在传统的纸质管理或半自动化管理下导致的遗失错漏,如合同查找困难、合同丢失、不能按合同结算和付款等。使整个合同管理链条上的上下游单据相互关联,实现双向溯源。

最后,不管是企业的行业类型存在差异,还是规模大小不一,企业对采购合同管理的模式、流程基本都是大同小异。因此,只要有需求,每个企业都能够通过采购合同管理软件实现采购合同在线化,提升企业自身采购管理能力和市场核心竞争力。

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  • 原文链接https://kuaibao.qq.com/s/20230301A04HHD00?refer=cp_1026
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