机密文件存储共享难?FX云盘为机要局政务管理提供新思路!

随着政府对信息化办公的重视,为了提高行政效能和办公效率,越来越多的OA政务版协同办公系统出现在政府部门的日常工作中。其中机要局作为党和国家重要信息传播与保护的重要部门,在使用OA系统进行流程审批、公文管理以及协同工作中,流转公文的存储与共享却存在很大问题。

如何保障OA在支持机要局日常工作开展的过程中的数据安全性?如何帮助实现有效的文档在线协作办公?对此,浪擎FX云盘给出了自己的解决之道。

此前,我们推送了一篇文章,介绍关于浪擎FX云盘能为信息化办公带来的技术支持,以及该产品的具体特点与优势。

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这里,我们仅针对机要局OA系统的特性,对其文件的存储、上传方式进行优化,作为OA系统对于公文管理的补充。

保证数据私密性与数据存储的灵活空间

首先,由于浪擎云盘系统与机要局现有OA系统高度集成,因此可实现将浪擎FX云盘嵌入机要局的OA系统的无缝融合,这保证了政务实施过程中不管在云盘还是OA中新建、上传文件,都将在两个系统中同步,并统一存储路径到云盘的服务器。

这样的做法有两个好处:

一是保证数据的隐私性,云盘的服务器、传输通道以及客户端三重加密保护,所有公文一定是根据自己的权限进行访问。这对高度涉密单位来说这是一套有效的公文保护机制;

二是有利于云盘扩容的灵活性。日益增长的公文数量对存储空间提出更高的要求,云盘系统的扩容方式相对简单,能轻易解决数据空间容量的问题。

误删除公文可查询

机要局是国家极为重要的一个政府部门,负责传送和接收国家秘级文件,除了日常工作文档的传输需要加强保护之外,由于人为因素导致的误删除等现象也需要提前做好防范。

针对这一现象,在浪擎FX云盘中删除的公文都会安排进入OA指定回收箱,可进行对删除公文的查询,同时回收箱内还原的文件还可以改变为特定标记,极大地缩短了误删公文找回的时间,提升用户使用的便捷可操作性。

CAS单点登录,实现动态同步

浪擎FX云盘使用了OA中央验证服务,用户可进行单点登录(CAS单点登录)。简单来说就是你登录OA后,可以直接打开云盘,无需再输入密码登录云盘,缩短了操作流程。同时浪擎FX云盘还可实现与OA账号的动态同步,包括公文新增,公文变更,账号删除等,持续优化用户体验。

具体使用场景

1. 公文主创者的分享与协作

新创建的公文存放“我的文档”中,通过对公文设置不同的权限来定义该文件是作为分享还是协作。例如:将公文的权限设置为“预览“或”下载”,那么被分享者就能在协作空间上看到这份公文,并且仅能阅读而无法做其他改动。

2. 协作科员对公文的审阅和批注

公文主创者对文件进行“编辑”或“全权限”“的权限设置,并发起相关流程,这些文件将流入云协作空间中,让协作科员对公文进行查看、编辑与回复操作。

3. 管理员的存档与收发

云盘的管理员对公共库空间和云协作空间具有最高的公文管理权限,其职责是负责收文与发文,并将公文库里的公文进行登记、分发、存放等工作。

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