大智移云下的费控新实践

本期易论家

周勇

顺丰控股结算与报销业务副总监

从事财务管理和财务信息化的工作长达18年,针对现今市场环境的公司财务战略与应用,有着独到的思考与见解。

大智移云下的费控新实践

大家好,我是周勇,目前在顺丰担任控股结算与报销业务副总监。非常感谢CFO易论创造这样的机会,让我能和大家一起探讨目前新技术的环境下费用管控的话题。

关于顺丰员工的出差管理,基本的操作过程是这样的。顺丰有一个APP叫丰声,里面有很多微服务,有差旅管理、报销审批等等。

首先,在丰声里提交出差申请,不同的层级匹配不同的审批条件。其次,使用差旅管理服务里订机票、酒店。接着,点选丰声的微服务里的交通出行服务,呼叫专车或快车。最后,进入报销环节,可以在报销APP里查看开票信息。在增值税改革后,查看功能尤为重要。

在这样的差旅过程中,对接了机票、酒店、打车等行业的供应商,公司直接与供应商结算,省去了员工的大批量垫资与繁琐的报销环节,这与以前相比是有巨大变化的。

今天的话题是《大智移云下的费控新实践》。

“大”指大数据,“智”指智能化(智能财务),“移”指移动互联网(移动财务、移动审批、移动报销),“云”指财务云。

今天的分享有四个部分:第一是顺丰控股的简介,第二是顺丰财务共享中心的介绍,第三是顺丰费用管控流程分享,第四是顺丰信息系统建设分享。

顺丰控股简介

我们公司的愿景是成为最值得信赖的,基于物流的合作伙伴。我们的核心价值观是成就客户、创新包容、平等尊重、开放共赢。我们公司的诚信基本准则是不作假、不欺瞒,不损害客户及公司的利益,不轻言毁诺。

我这是我们公司的业务全景图。我们有四个方向的扩展:第一是温度扩展;第二是模式扩展;第三是重量扩展,第四是地域扩展。

这是我们财务关键数据(见PPT),营业收入711亿元,同比增长24%,净利润47.7亿元。

顺丰在科技上的投入非常巨大,我们科技从业人员是3679人,海内外高校合作9所,申请专利1004项,发明专利366项。

顺丰财务共享中心

顺丰财务共享中心的组织定位是:

第一,战略财务;

第二,业务财务;

第三,底盘财务。

财务共享中心发展历程有三个阶段:

第一个阶段是2015年8月份2016年6月份,完成了集中上收和平稳过渡。

第二个阶段是2016年7月份到2017年12月份,针对运营进行优化与提升,实现更高效运营。

第三阶段是2018年开始,进行业务拓展和市场化运营。

财务共享中心的组织架构分为三大部门:运营管理处、流程规划处与深圳财务共享和武汉财务共享。

顺丰费用管控流程

费用管控业务的痛点包括:

第一,单据审核量大;

第二,预算管控难;

第三,重复付款;

第四,差旅成本高;

第五,付款及报销慢;

第六,假发票。

差旅出行流程

第一,在费用报销APP上提交出差行程单。

第二,在管理人员丰声APP上审批出差行程。

第三,出差人员在丰声APP上预订机票、酒店。

第四,出差人员市内打车。

第五,员工可在费用报销APP上查看发票资料。

员工报销流程

我们的员工报销流程是在移动APP上完成的。

第一步,报销人填写差旅费报销单;

第二步,管理人员在丰声APP上进行超预算审批,

第三步,报销人用手机拍照贴票并交单;

第四步,共享支持岗的人员在费用报销系统上确认收单并存档;

第五步,在丰声APP上进行业务审批;

第六步,国税发票自动查验;

第七步,应付会计进行单据审核及凭证生成,这是在财务共享作业平台进行;

第八步,出纳进行重复排查;

第九步,出纳进行批准定时支付。

从报销周期来看,目前,我们提交报销单后,第二天就能收到报销款。

电子发票报销

第一步,报销层面,填写报销单;

第二步,进行超预算审批;

第三步,关联微信电子发票并提交报销;

第四步,管理人员在丰声APP或者ECP上进行业务审批。

后续流程与纸质发票一致。

从国税发票自动查验后的环节基本上实现了全自动化。

员工借款管理流程

借款的第一步,提交借款申请

第二步,审批借款申请

第三步,审核报销单并生成凭证

第四步,批量定时支付。员工借款的流程里,财务是不需要参与的。

还款的第一步,选择借款单移动支付还款

第二步,自动生成凭证并核销借款

第三步,自动认领银行流水并生成收款凭证。还款的环节里,财务基本上不需要参与了。

供应商结算流程

我们建设了一个供应商互动平台

第一步,采购专员生成并复核结算,与我们的系统进行对账。

第二步,确认完成后,供应商会开票并寄送发票。

第三步,共享支持岗的同事扫描影像OCR识别发票信息。

第四步,系统自动进行国税发票查验。

第五步,应付会计进行异常发票审核,并生成付款凭证。未来,会计是不需要审核发票的。

第六步,出纳通过银企直联系统进行付款。

顺丰信息系统建设

这是我们的信息系统架构。

左边的是跟财务打交道的组织,包括税务部门、供应商、公司员工。右边的是管理层、业务部门和银行。公共支持系统包括工作流平台、主数据管理系统、丰声APP、财务机器人和企业服务总线。

财务共享作业平台

我们的财务共享作业平台有智能分单系统、表单系统、智能客服、工单系统。每个用户进来后,可以自动到分单平台里,在系统里打开任务,自动关联系统,这是分单的概念。

2018年重点项目是大数据平台,这里面做两件事情:

第一是管理者驾驶舱,第二是数据挖掘分析。

我们要提供增值服务,在大数据平台里,把财务数据和有关联的业务数据拉在一起,建立分析的模型,把模型的结果推送给服务的对象和管理层,从而找到风险。

从总体的架构来说,这是我们的总体情况。

财务共享作业平台的功能包括:第一,智能分单;第二,表单集成;第三,内部工单;第四,管理者驾驶舱;第五,智能客服。

智能分单

财务人员只需提出接单需求,系统就会自动派单。此功能可以极大地提高员工的积极性。

表单集成

我们提出了一个概念,全面线上。所有工作不需要文件的处理,信息都通过表单提交过来。这样业务比较规范,可以跟进任务。

内部工单

员工使用内部工单可以将对外需要沟通的数据在工单系统里进行处理,并发送给对方。对方在丰声里收到信息并进行反馈,反馈后会自动回传到工单系统里。内部工单就是线上的内部交流管理。

智能客服

智能客服是一个新的概念。丰小弟作为顺丰的智能客服,在你提问后会自动给出解答。如果你不清楚某些政策制度,比如报销标准,可以在丰小弟里输入“报销标准”,系统会自动回复答案。这可以减轻共享服务中心的工作压力,也提高客户满意度。

费用管控智能化

基于前期工作,我们把跟费控有关的建设分为两类,横向坐标是风险,即建设系统的难度系数,纵向坐标是收益。

第一阶段必须完成项目包括银企直联系统、差旅管理等。

第二阶段是基于报销系统,还有表单系统、OCR发票识别的移动报销。

第三阶段是预算管理。只有建好系统后才具备分单的条件。

第四阶段是难度系数最高的,包括数据挖掘分析、管理者驾驶舱。

这是我们简单的建议,供大家参考。

顺丰今年提出两个比较大的目标,第一是全面线上,在线上管理、监控。第二是去PC化,比如管理人员和业务人员在没有电脑的情况下,也可以正常地开展所有业务。

我的分享到这里,谢谢大家。

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