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云办公,用易趋云管理项目,降低“踩坑”频率

由于项目的不确定性、易变性,踩坑对于项目管理工作者来说是家常便饭,甚至部分项目管理工作者的大部分工作时间都是在“填坑”,与其花大量时间“填坑”,不如从一开始就“避坑”。

在项目管理中,最常见的“坑”有项目进度延误、资源分配不合理(资源冲突、超载负荷、不饱和等)、问题集中爆发、知识无法共享等,面对这些“坑”,逃避解决不了问题,积极面对、冷静分析、借助资源和工具才是正确的应对方法。学会避坑,其实已经比别人快一步,慢慢地你会发现,你的“避坑”能力其实就是你的竞争力。“云”办公时期,本文将分享如何用易趋云管理项目,降低“踩坑”风险。

一、项目进度延误

对于项目管理来说,进度延误是非常致命的问题:任务的时间延误、项目交付物的质量问题,皆会导致项目进度延误,带来成本超支。如果项目与项目之间存在关联,则A项目的延误还会造成B项目的搁置,继而会产生多骨诺牌效应,影响到整个企业的战略目标实现。

易趋云的里程碑计划和WBS计划(任务分解计划)能够给从进度和质量上双重跟踪计划,确保管理人员全面掌控项目状态:PMO或者高层管理可从里程碑计划检阅项目的重大节点,并通过审批流程对交付物的质量进行审核;项目经理可通过WBS计划查看每一项任务的完成时间和进度,如果进度出现延误,项目管理者可以尽早察觉、尽快解决。

易趋云上的里程碑计划

易趋云上的WBS计划

二、资源分配不合理

在项目管理过程中,企业往往是多个项目并行的,并且项目之间资源共享。这就会出现跨项目分配资源的情况;资源分配中,资源冲突、超载负荷、不饱和等都是常见的问题。在有限的资源下,尤其是人力资源,如何确定优先级、如何最大限度地提高资源利用率,都是摆在项目管理者面前的难题。

在易趋云上,部门经理(资源经理)可以根据员工的忙闲情况和工作技能合理调拨人员给各个项目经理;系统通过红绿灯显示员工的状态,可以帮助部门经理(资源经理)在分配资源时更加合理、科学,充分发挥人岗适配、充分利用的效能。

易趋云上的人力资源视图

三、问题集中爆发

项目太多,诸多事项待解决,往往使管理者忙于应付,每天在不同的项目和信息之间切换,足以令任何一位经验丰富的管理人员精疲力尽。焦头烂额之际,问题往往接踵而至。对全部项目的状态不能全貌掌控,不能及时发现和预测风险,使得风险“滋长”,最终问题集中爆发,这简直是噩梦。

在易趋云上,PMO可以监控项目的健康状态,包括交付物、工时、进度、费用、收益、风险、问题等相关项的状态,用红绿灯示警;管理者一目了然所有项目的状况,可以根据状态随时发现风险,并对症下药地解决问题。

易趋云上的组合监控视图,显示每个项目的健康状态

四、知识不能共享

企业完成一个项目,都会产生大量的文档,积累丰富的经验,但是这些知识文档和经验技术分散在各处各人,不能固化为企业的知识体系;无法借助这些已有的经验和成果进行知识的转化和再创造,就无法促进企业和员工的可持续发展和提高企业竞争力。

易趋云提供的知识库支持存放和分享各种知识体系文件和公共文档,包括文档、URL地址、系统内对象链接;支持多空间管理,全文检索,目录分级,目录分权管理,有严格的权限控制,能够安全控制信息,使得知识共享更高效、更安全,帮助企业建立知识库库,将企业的成果经验固化。

易趋云上的项目文档库

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  • 原文链接https://kuaibao.qq.com/s/20200228A0H8AH00?refer=cp_1026
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