信息化管理从何谈起?

从流程优化的需要来理解信息化与管理的关系

任何一个企业的经营运作都是由一系列连贯又交错的业务流程来实现的。这些流程都是密切关联的,单独存在是没有意义的。

设计业务流程的目的是为了最大限度地满足客户日益增长和变化多端的需求。同时也是为了实现企业的经营规划所提出的各项指标,客户价值和企业价值是有区别的,客户的价值是以自己认可的费用获取能够为自己带来效益的产品和服务,而企业的价值是获取合理的利润。必须客户的价值同企业的价值统一起来,实现双赢。

要不断通过创新来优化业务流程以适应环境的变化的需求;而只有当流程是“可视化”的或透明的,才有可能对流程进行监控和改进。为了使业务流程“可视化”,必须建立一个体现信息集成和信息共享的信息化管理系统,而这个系统必须覆盖企业的完整全流程才能真正实现优化和提高竞争力的目的。

信息集成与信息共享

在我们讨论MRPII/ERP系统之前,首先必须树立信息集成的概念。财务部门的电算会计、销售或采购部门的合同管理、生产部门的零件配套表、人事部门的工资管理、技术部门的档案管理、以及各个仓库的库存管理等等。这些都是“管理信息系统(MIS)”,但它还仅仅是信息化的初级阶段,可以提高企业内部单项业务的工作效率。由于它只是孤立的管理信息系统(或称信息孤岛),无法提高企业的整体效益。

企业在开发单个业务部门的应用程序时,如果没有一个统一的总体设计,没有建立一套规范的管理基础,信息系统没有覆盖企业的整体全流程,信息流是被割断的、信息的传递是迟缓的,甚至根本是不能沟通的,各个单项业务之间即使联上网也很难形成一个有机的整体,难以进行信息共享和业务流程优化,这还不是我们所要的信息化管理。我们需要的是一个高度集成的信息化管理系统,既要效率,更要效益。为此,必须首先明白什么是信息集成。

通俗地讲,实现了信息集成就是:任何一项数据或信息,由一个部门一位员工负责,在规定的时间,录入到系统里去,存储在指定的数据库中,按照一定的运算方法进行加工处理。就是说:同样的数据或信息不再需要第二个部门、或任何其他员工再录入一遍。很明显,这样可以做到减少重复劳动、提高效率、避免差错。人们很容易从系统中,根据录入数据的员工口令查明每一个信息的来源和录入时间,做到责任分明。简言之,信息集成的原则就是信息源是唯一的,而不是多头的。

做到信息集成本身不是最终目的。实现信息集成是为了信息共享。所有与某项业务流程有关的授权人员都可以从指定的数据库中调用原始数据和加工处理后的信息,按照一定的格式显示在所有相应的记录和报表上。实时地了解到相关信息以应对瞬息万变的内外环境变化,对提高企业的响应速度是至关重要的。不同岗位的员工都是根据同一个数据源,不误时机地采取必要的决策和措施,提高企业(或以核心竞争力为核心的供需链)的应变能力和竞争力。

但是,实现信息集成是有一定条件的,其中最最基本的两条是:信息必须规范,信息的流程必须规范。虽然这是极其浅显的道理,但是在不少企业里却很难做到。规范化的业务流程是保证信息资源完整的必要条件,是信息公开透明的必要条件,也是建立公平、公正和诚信市场秩序的前提。

认为上了ERP系统自然会提升企业的管理水平,管理基础并不重要的说法是不正确的。但是有了准确、及时和完整的信息,如果管理者不去掌握它,或者不会应用,都会使宝贵的信息黯然失色。信息化的结果最多只能是向管理者提供了丰富、实时的信息;而实施信息化管理的效益,不是系统自动生成的,而是人用出来的。我们应当永远记住:“信息的价值在于应用”,而应用信息的主体是人,是管理者。把希望寄托在实现不需人参与的“管理自动化”是不现实的。人建立系统,人维护系统,人使用系统,永远不要忘记“管理以人为本”。

最后,在我们了解了业务流程优化和信息集成的道理后,在选择了软件,准备采取“分步实施”的策略时,不要忘记这些道理。就是说,即使是分步实施也不要割断流程的信息集成,哪怕是一个局部流程。否则,等于花钱买单个模块,同自行开发的信息孤岛没有什么区别,同样不是信息化管理的宗旨。

转自:流程管理资讯

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