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有效管理的5大兵法之战术十二条令,指令、行动、沟通、汇报

上一篇分享了《有效管理的5大兵法》的核心价值观,是抽象的底层逻辑,而今天要分享的十二条令,是从指令、行动、沟通、汇报四个方面的战术指导,每一条指令,都是对自己的高要求,有助于提高自己的职业素质。

十二条令之一:确认指令

确认指令的三个关键词:

第一个关键词是“相同渠道”,必须以相同渠道回复,以确保上级收得到,不能上级以邮件下达指令你以短信回复,或者上级以微信下达指令你以短信回复,你永远无法确认上级会随时查看你使用的通信手段,最简单也是最保险的方式是采取上级发送指令的渠道回复和确认指令。

第二个关键词是“第一时间”,必须第一时间回复,刻不容缓。和上级通短信或者邮件,上级的每一次回复你都要回复,直到上级不再回复,即上下级之间沟通时,最后一句话应该是下级收尾,只要上级回复了你,你就要继续回复,直到上级不再回复,即便是说“再见”,最后一个“再见”也必须必须是出自下级。

第三个关键词是“确认”,指令分为简单任务和复杂任务两种——简单任务,只需要确认“收到”以及“重复指令内容”即可;复杂任务,要确认预计何时完成、实施要点,如果需要支援要同时明确提出。

十二条令之二:及时报告

十二条令之三:亲撰周报

十二条令之四:说到做到

如果没有按照承诺的时间、保质保量、在承诺的性价比之内做到了结果,就是没有说到做到,和没做是没有任何区别的。

如果没有按照承诺的时间、保质保量、在承诺的性价比之内做到了结果,就是没有说到做到,和没做是没有任何区别的。

十二条令之五:保持准时

十二条令之六:解决问题

拉卡拉有一个“三有人才观”,认为所谓人才,就是有态度、有能力、有素质,其中有素质有三个标准,分别是解决问题、业绩好、有亮点,可见解决问题是人才的重要标准之一。

用战术上的困难去质疑战略上的思考,用执行中的困难去质疑决策,这些都不是以解决问题为导向的工作思路。

解决问题,以下三点很关键:

一、逢山开路遇水搭桥。

二、学会分阶段解决问题。

分清问题的轻重缓急,先解决解决重要紧急的,再解决不重要紧急的,然后腾出手来解决重要但不紧急的;在解决每一个问题时,先解决有没有的问题,再解决好不好的问题,最后解决贵不贵的问题。

三、解决不了问题时,及时求援。

十二条令之七:日清邮件

为什么要日清邮件?

一、保证效率。

不让工作耽搁在自己这一环,是保证整体效率的基础。如果每个人都不让工作在自己的这一环节耽搁,整体的效率自然就有了。

二、让干部把全部心思时刻用在工作上。

三、养成自己良好的工作习惯。

如何日清邮件?

一、随时查收和回复邮件,以及微信等通信工具。

二、处理邮件,先难后易。

按照重要紧急四个维度来处理,先处理重要且紧急的,再处理紧急但不重要的,然后再处理重要不紧急的,最后是不重要不紧急的。

三、养成正确的写邮件方式。

十二条令之八:会议记录

其实要开好会并不难,核心是两个:一个好的会议主持,一个好的会议记录。

如何开会

一、提前通知,提前发出议题,并且将会议资料发给参会者,以便大家对会议讨论的议题事先有所思考有所准备。

二、慎选参会人。会议的参会人数不是越多越好,参会人数多了反而效果不好;参会人数要精干,一般会议人数以不超过八人为佳;与会议内容紧密相关的人必须参加,他们不在会议相当于没开;尽可能选择那些愿意参与讨论,能够提出想法的人参会,那些每次开会只是带着耳朵来的,甚至耳朵也不带一边开会一边玩手机或者处理邮件的,不要让他们参加。

三、每个会议都要有主持人,要有明确的讨论的主题,并且开宗明义就要设定会议要输出的结果是什么。

四、会议主持人必须担当起会议的组织之责,要时刻牢记会议主题,并且参照《罗伯特议事规则》之类的原则,组织大家集思广益,得出会议结论,达成会议目的。

五、做好会议记录。所有的会议必须指定会议记录人,要有会议记录,免得开会时大家讨论得热热闹闹的,一结束关上门全走了。到底我们会议里面明确了哪些东西?部署了哪些东西?由谁去跟进?什么时候有结果?所有的会议必须有会议记录,以便大家会后学习落实会议结论。

为什么要做会议记录?

一、记录会议产生的精华。

二、记录会议结论以及落实计划。

三、资料备查。

如何做好会议记录?

一、指定合适的人做会议记录。

二、会议要形成结论。

三、会议主席要第一时间亲自审定会议记录。

四、会议记录原则上应该在会议结束 24小时之内发出。

十二条令之九:写备忘录

什么是备忘录?

备忘录是书面的,对于一些约定、思路、计划等的描述,发送给相关的人,用于提醒大家以及作为大家相互协同的依据。

为什么要写备忘录?

一、记录。

二、确认。

三、提醒。

领导和你的工作的关系只有三个:第一,帮你把握方向和目标,这确实不是你能够决定的;第二,在你做不到的地方给你支持,作为你的增援部队;第三,帮你协调你协调不了的资源。其他的事,都是你的事。

如何写备忘录?

1.什么时候应该写备忘录

写备忘录是一个非常好的工作习惯,有三种情况需要写备忘录,一种是和上级谈完工作之后以便彼此备忘,一种是把自己的思路想法写给相关部门,一种是把双方的一些约定写给对方。

2.备忘录写什么

原则上备忘录什么都可以写,只要是你认为请对方知晓和记住的信息都应该写。

3.怎么写备忘录

一页报告、三条总结、统计分析,这些条令纪律都是非常好的写备忘录原则,可以深刻使用,目的只有一个:写清楚、写明白。

4.备忘录的发送范围

不论是写给上级、平级还是合作伙伴的备忘录,原则上都发送给直接对口的岗位,并抄送其上级,以及你认为应该知晓备忘录内容的部门或个人。

十二条令之十:三条总结

不会总结的原因

一个是本位主义,做总结时根本没有从对方角度考虑问题,完全以自我为中心,想写什么写什么,丝毫不顾及别人是否看得懂以及是否会接受。

另一个是水平问题,做总结者还不具备用简单方式进行总结的能力。这个世界上,把简单问题复杂化很容易,而把复杂问题简单化很难。

为什么要三条总结?

1.唯有简单,才能被理解;唯有被理解,才能被记忆;唯有被记忆,才能被执行

2.任何事情,如果你不能用三条说明白,说明你还没有想清楚

如果你想到了七条、八条,对不起,去掉四条、五条,只能说三条,但是请注意不是留下最重要的三条,而是用三条说清楚全部事情。

如何做到三条总结?

1.退出画面看画,站在山顶找路

2.归纳、总结、提炼,再归纳、再总结、再提炼

3.口语化表述

十二条令之十一:一页报告

什么是一页报告?

所谓一页报告,就是用一页纸写完报告,原则上报告不应该超过 1500字,而且应该采取倒叙方式:先写结论,再写理由,最后给出行动建议,把所有的论证过程和资料作为报告附件。

为什么要“一页报告”?

一、报告唯有短,才可能被阅读。

二、报告唯有先写结论,并给出与对方相关的建议,才能吸引对方的重视。

三、与“三条总结”同理,“一页报告”也是在锤炼报告人归纳、总结和提炼的能力,以及思考问题和解决问题的能力。

如何才能写出“一页报告”?

1.想清楚再动笔

2.按照正确的结构写一页报告

3.按照正确的文风写“一页报告”

十二条令之十二:统计分析

本文分享自微信公众号 - java程序员思维(java_python_go),作者:曾建路

原文出处及转载信息见文内详细说明,如有侵权,请联系 yunjia_community@tencent.com 删除。

原始发表时间:2019-08-23

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