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ERP系统各部门岗位职责、作业内容及要求

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一、采购管理系统:

1、供应部采购主管

1)审核、监督、控制采购内勤供应商、采购数量、采购单价、批号及录入品号信息中采购菜单中固定前置天数、变动前置天数、安全存量、补货点、经济批量的录入。

2)审核采购文员录入系统中的单据。(采购单)

2、供应部采购文员

1)供应商信息的录入,保证信息的准确和完整性,并及时更新和维护新供应商信息数据。

2)采购单录入,所有字段均要填写,注意采购单价、采购数量、税种、税率、预交货日信息的填写。

3)采购变更单录入,所有字段均要填写,注意采购单别、采购单号和预交货日的填写。

4)进货单录入,所有字段均要填写,进货数量和批号为重要信息,并要核对采购单。

5)退货单录入,所有字段均要填写,退货数量和批号为重要信息,并要核对采购单和进货单。

6)采购发票的录入,注意来源单别、来源单号、税种、税率、发票种类、数量、单价的录入。

7)包装材料、五金备件品号的新建。注意品名、品号、单位、会计类别、批号管理,主要仓库,品号属性的填写。

8)供应部所管辖库房的单据撤销审核,及时与库管沟通,确认数据的准确性。

9)录入品号信息中采购菜单中固定前置天数、变动前置天数、安全存量、补货点、经济批量的录入、更新、检查。

二、销售管理系统:

1、销售部销售主管

1)交易对象的录入(包含名称、编码原则的制定),保证信息准确性,及时更新和维护。

2)客户信息、客户编码原则录入,并保证信息的准确和完整性,及时更新和维护数据。

3)销售系统付款条件和信用控制参数录入,并保证信息的准确和完整性。经销售部门领导审核后,及时更新和维护数据。

4)销售预测的录入,注意预测编号的录入,确保销售预测的基本准确性与及时性。

5)审核销售内勤录入系统中的单据(销售订单、调账用的销售订单、销货单)。

2、销售部销售助理

1)客户订单录入,所有字段均要填写,注意客户编号、订单品名、品号、数量、价格的填写。

2)客户订单变更单录入,所有字段均要填写,注意变更客户编号、订单单别、订单单号、品名、品号、数量、价格、变更原因的填写。

3)销退单的录入,所有字段均要填写,注意变更客户编号、来源单别、来源单号、品名、品号、数量、价格、批号的填写。

4)库存交易单的录入,确保销售正常领用。注意库存交易单单别的录入,不可混淆,随意录入。

三、存货管理系统:

1、主要原料仓库保管员、辅助原料仓库保管员、包材仓库保管员、五金备件库保管员

1)进货单、退货单审核。(采购管理子系统)在进货验收下做进货单审核。审核时要点清数量,按实收数修正并分仓库各自审自己的物料。退货单审核时要点清数量,按实收数修正并审核。

2)领料单审核。(工单/委外子系统)

在工单/委外子系统中查寻出自己仓库的领料单,发料按批号发料、可修改批号,实行先进先出原则,审核单据注意年月,领料日期不可小于开单日期。

3)退料单审核。(工单/委外子系统)

在工单/委外子系统中查寻出自己仓库的退料单,退料按批号退料。审核单据时注意退料日期不可大于工单完工日期。

4)入库单的审核。

在工艺管理子系统中查寻出自己仓库的入库单,按批号接收货物、可修改批号,审核单据注意年月,入库日期不可小于开单日期。

5)调拨单的审核,注意审核时看清调拨库房。

2、半成品库保管员、成品库保管员

1)领料单审核。(工单/委外子系统)

在工单/委外子系统中查寻出自己仓库的领料单,发料按批号发料、可修改批号,实行先进先出原则,审核单据注意年月,领料日期不可小于开单日期。

2)退料单审核。(工单/委外子系统)

在工单/委外子系统中查寻出自己仓库的退料单,退料按批号退料。审核单据时注意退料日期不可大于工单完工日期。

3)入库单的审核。

在工艺管理子系统中查寻出自己仓库的入库单,按批号接收货物、可修改批号,审核单据注意年月,入库日期不可小于开单日期。

4)调拨单的审核,注意审核时看清调拨库房。

5)销货单、销退单审核。

在销售管理子系统中查寻销货单审核。审核时要点清数量,按实发数修正并审核。审核日期不可大于订单日期。

销退货单审核时要点清数量,按实收数修正并审核。审核日期不可大于订单日期。

6)拆包调整单审核时请注意单据总数量、总金额为零。

四、质量管理系统:

1、质检主管

1)监督、审核品管类别、检验项目、品号检验项目和供应商料件特殊检验方式等基本信息的及时录入与更新。

2、品管档案员

1)品管类别、检验项目、品号检验项目的录入,并保证信息的准确和完整性。经品管主管审核后,及时更新和维护数据。

2)进货检验单、转移检验单、销退检验单的录入及审核,并保证录入及时、准确性。

3)库存交易单的录入,确保技术、行政等部门正常领用。注意库存交易单单别的录入,不可混淆,随意录入。

4)生产在生产入库检验产成品时,质检部可以对自制类产成品先放行,方便生产入库软件中进行下步操作(与生产、质检、财务沟通,只对自制类产品实行此政策)

五、产品结构系统:

1、物控主管(PMC)

1)小料相关每月出库、入库数据的录入。

2)BOM清单录入,所有字段均要填写,注意组成用量、底数和生效日期的填写。

3)BOM变更单录入,所有字段均要填写,注意组成用量、底数和生效日期的填写。

4)BOM的录入、及时更新,确保数据准确性。

2、物控员

1)涉及配料室物料领用领料单的审核,注意领料数量与实际出库数量一致、领料库房与实际库房一致、批号选择、审核日期是否正确,注:领料日期不可小于开单日期。

2)涉及配料室物料退库退料单的审核,注意退料数量与实际退库数量一致、退料库房与实际库房一致、退料批号选择、审核日期是否正确,注:退料日期不可大于工单完工日期。

3)调拨单的录入与审核,注意调拨库房、数量及审核日期是否正确。

六、生产管理系统:

1、生产调度主管

1)制定生产排产计划,严格要求车间按生产排产安排生产,确保工单稳定性、准确性。

2)检查、督导工单、领料单、入库单录入的准确性、及时性。并协调录入单据时出现的可以解决的问题。

2、生产文员

1)工单的录入、审核、指定完工。注意工单单别、预计产量、预计开工日期需领用量、批号、排产编号的录入,审核日期不可小于开工日期。工单结束后,及时指定完工。

2)工单变更单的录入、审核。做工单变更单时,工单变更日期要在入库日期与工单日期之间,(即:工单变更日期与工单日期一致)。

3)工单实际生产结束后,必须及时指定完工。而且要求在当月内指定完工(在制品除外)。

4)当月无需再生产工单,必须当月内及时指定完工,并注明“不再生产”。

5)工单完成后,需做倒扣料的工单,要及时做倒扣料。内容物的入库日期要在包装工单领料日期之前。包装工单的倒扣料领料日期要在工单入库日期与工单日期之间(即:领料日期与工单日期一致)。

6)领料单、退料单的录入,工单管理员需确保相关领(退)料单据全部审核后,可进行下一步操作,不允许有未审核的领(退)料单,就进行工艺、投产、尤其是入库的操作,注意批号的选择,切不可批号混领混退。

7)领料单领料日期必须小于产成品实际入库日期(工单未结束前,后补单据尤其注意),各库管审核单据日期必须修改为实际审核日期。(领料日期必须在工单实际开工日期与实际入库日期之间)工单一旦结束后,不可随意做工单变更单进行修改,如果必要,工单变更单的日期要求在工单单据日期与工单完工日期之间。

8)领料单完全审核后,要求及时做工艺、投产,以便后续工作报工单的录入工作的及时进行。

9)同一品号、不同批次的产品,在做领、退料单时,数量必须保持领退料单据的一致性。

10)工艺、投产单的录入、审核,注意审核日期与单据的一致性。

11)联产品的录入,及时准确录入联产品分辨率。注意每月需跟财务确认,做到及时更新。

12)入库单的录入,注意入库单的移入地、工单单别、单号、数量、批号、生产日期的填写。办理成品入库时,如实际数量与包装工单数量不符,要求做工单变更单,使实际入库数与预计产量数一致。保存后,在重新计算单身时。如计算单身时自动带出原工单中不需要的原料,要求删除该原料行。

13)当月产成品不能全部入库做倒扣料的工单,不能跨月做倒扣料,而是当月入库多少做多少倒扣料。

14)在工单已经审核完毕,领料单已经生成的情况下,对于实际无需领料的材料,需及时做工单变更,将其数量变更为0。

15)月末审核单据,除再制产品外,要求工单、工单变更单、领料单、退料单、入库单无未审核单据。

16)生产系统单据的检查、监督,确保生产系统单据的准确性。

七、设备管理系统:

1、设备档案录入员

1)设备类型、设备型号、设备信息等基本的录入及审核。

2)设备模块相关设备类型、型号编码文件的书写。

3)设备变更的及时维护。

八、财务管理系统:

1、应收、应付会计

1)销售发票、采购发票的审核,收款单、预收款单、退款单的录入及审核。

2)月末应收账款、应付账款的月结。

3)会计凭证的录入。

2、总账会计

1)会计科目的录入、数据及时更新与修改,注意科目编号、科目名称、科目类别、核算项目、的录入。

2)会计凭证的及时审核、过账。

3)相关自定义报表会计科目的设置。

3、固定资产会计

1)资产类别、资产信息、资产折旧的录入,审核。

2)原料采购的相关单据库存的审核。

3)工程、设备采购的相关单据的审核。

4)暂估、分录系统的录入、审核,注意审核日期与单据的一致性。

4、费用会计

1)相关会计凭证的及时录入。

2)相关自定义报表会计科目的设置。

5、成本会计

1)月末结账

6、出纳

1)涉及银行存款的会计凭证的签字与撤销签字。

九、信息管理部:系统管理员

1)系统设置模块的维护。用户信息、用户权限、组信息录入,并保证信息的准确和完整性。经微机中心领导审核后,及时更新和维护数据。(各使用ERP部门提供完整用户资料,由经理办审核确认。)

2)公司信息、工厂信息、仓库信息、工作中心、部门信息、职务类别、币种汇率、交易对象分类、假日表、员工姓名录入,并保证信息的准确和完整性。经领导审核后,及时更新和维护数据。(各使用ERP部门提供完整资料,由经理办审核确认。)

3)各子系统单据性质设置,并保证信息的准确和完整性。经领导审核后,及时更新和维护数据。(各使用ERP部门提供单据需求完整资料,由经理办审核确认。)

4)系统各模块日常系统录入时遇到系统问题的及时解决,确保系统正常使用5)ERP数据库服务器、应用程序服务器日常维护和数据备份工作,保证ERP系统正常运行。6)ERP用户端IP管理和日常维护,保证ERP用户正常使用。

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本文分享自微信公众号 - ERP全球顾问云平台(ERP_Global),作者:ERPer

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原始发表时间:2021-07-03

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