英子说档│不动产登记档案整理和数字化流程及技术要点

根据《纸质档案数字化规范》(DA/T31—2017)和《不动产登记操作规范(试行)》(国土资规〔2016〕6号)规定,结合不动产登记档案管理工作实际整理本作业流程、技术要点,供不动产登记档案管理机构参考。

1作业流程

档案出库、领取交接—→材料整理—→排序、编页码—→系统归档—→打印卷皮、卷内目录、备考表—→全部登记资料扫描—→图像处理—→数据挂接—→档案装订、装盒—→成品移交—→成品质检—→数据备份—→入库上架—→成果验收

(说明:本流程适用于数字化前没有整理装订的不动产登记档案,数字化成果需挂接到不动产登记信息管理系统。以下不动产登记机构简称甲方,承包单位简称乙方。)

2技术要点

2.1档案出库、领取交接

乙方指定专人会同甲方代表核对每份纸质档案的内容及页码后,甲方代表在《不动产登记档案移交清册》上注明甲方交付乙方的档案内容(如权利人名称、业务宗号等)、交付日期,可采取每日交接或定期批量交接方式,由乙方代表核对无误,甲、乙双方签字确认后,甲方将档案移交乙方实施作业。乙方领取的档案应尽快完成作业,不得长时间积压。

2.2材料整理

2.2.1所有材料上的金属物应全部剔除干净,操作时不得损坏纸张。

2.2.2破损、过于单薄或幅面过小的材料应采用A4白衬纸托裱,1页白衬纸应托裱1张材料,不得托裱2张及以上材料。

2.2.3字迹扩散、淡化的应复制并与原件一起存档,原件在前,复制件在后。

2.2.4幅面大于A4的材料,应按A4大小折叠整齐,并预留装订位置。

2.2.5去除多余、重复、无用的材料。

2.3排序、编页码

2.3.1卷内材料一般应按下列顺序排列(不同类型登记业务按甲方提供的具体标准执行):

(1)目录;

(2)结论性审核材料;

(3)过程性审核材料;

(4)当事人提供的登记申请材料;

(5)图纸;

(6)其他;

(7)备考表。

2.3.2乙方员工在材料排序过程中须核对材料是否齐全、审批意见是否齐全,如果发现不齐全情况,及时退还甲方人员补全。

2.3.3编制页码。卷内材料页码应按不同类型业务材料的排列顺序,每1页编写1个页号,不得重复、遗漏;单面书写的材料应在右上角编写页号,双面书写的材料,应在正面右上角、背面左上角编写页号,图表、照片可编在与此相应位置的空白处或其背面;卷内目录、备考表不编页号;编写页号应使用阿拉伯数字,可采用打号机或黑色墨水规范编写,不得涂改。

2.4系统归档

在甲方目前使用的不动产登记信息管理系统中完成该卷宗业务归档,系统自动生成档案号(即案卷号)。合并办理的业务共用一个档案号,合并整理装订为一卷。

2.5打印卷皮、卷内目录、备考表

2.5.1卷皮。卷皮内容由甲方业务系统自动生成,乙方须核对无误后,使用空白牛皮纸打印。

2.5.2卷内目录。卷内目录由甲方业务系统按默认内容自动生成,乙方须核对目录信息与资料内容、顺序、起止页码标注等是否一致,不一致的作相应调整和更改。核对无误后使用空白A4纸打印。

2.5.3备考表。备考表由甲方业务系统自动生成,需要备注的内容手工添加,乙方须核对无误后使用空白A4纸打印,立卷人、检查人分别签名或签章。

2.6扫描

2.6.1扫描应根据资料幅面的大小选择相应规格的扫描设备,大幅面资料可采用大幅面扫描仪,也可采用小幅面扫描后的图像拼接方式处理。

2.6.2所扫档案图片分辨率应不小于300 dpi,统一采用彩色模式扫描,在文字偏小、密集、清晰度较差等特殊情况下,可

适当提高分辨率,应确保图像清晰度。

2.6.3所扫档案应以保证图像清晰可读为前提,保存格式为jpg格式,中度压缩。

2.6.4扫描文件命名应确保其唯一性,并与档案原件名称、卷内目录、电子资料目录形成对应、顺序一致,便于查阅。

2.6.5档案材料要全部扫描,不得漏扫、错扫、重扫。

2.7图像处理

2.7.1处理过程中应遵循在不影响可读度的前提下展现资料原貌的原则,对偏斜图像进行纠偏,对方向不正确的图像旋转至常规阅读方向。

2.7.2对图像页面中的黑边、阴影、装订印等影响图像质量的杂质进行去污处理,对字迹或图像太淡的进行加深处理,对存在多余白边的图像进行裁边处理。

2.7.3对图纸等大幅面资料进行分区扫描形成的多幅图像,进行无缝拼接处理,合并为一个完整的图像。

2.7.4检查扫描图片是否有如图像折叠、变形、不清晰等情况,如有发现及时进行重扫,保证扫描图片的完整及美观。

2.8数据挂接

2.8.1数字化转换过程中形成的电子资料目录与数字化图像,应通过甲方所使用的不动产登记信息管理系统及时上传挂接到相应数据库。

2.8.2数据挂接后,应实现图像文件与对应业务信息的准确关联,实现目录数据对相关联的数字图像的自动搜索,保持数字图像的排列顺序与纸质资料相符。

2.9档案装订、装盒

2.9.1完成扫描的材料按左、下方向整齐,采用“三孔一线”方式线绳装订,保证不压字、不掉纸。

2.9.2卷内材料折叠后过厚的,应在装订线位置加入垫片保持案卷平整。

2.9.3档案装订完成后装入档案盒。每盒所装数量根据案卷薄厚确定,装满为止,不得过分挤压或留空。

2.9.4打印粘贴卷盒脊背。根据每盒装载卷数、类别,打印档案类别、年度、起止号、保管期限等信息列表,人工裁剪并牢固粘贴于档案盒脊背。

2.10成品移交

乙方将完成的成品对照清单移交给甲方,双方工作人员履行交接手续。确保档案安全、无遗失、无损坏。

2.11成品质检

甲方按规定比例对成品进行质检。保管期限为永久的,其中首次登记类抽检率不低于50%、其他登记类抽检率不低于10%;保管期限为长期的,抽检率不低于5%。检查中发现存在质量问题的,及时退回乙方整改,退回及交还要履行交接手续。

2.12数据备份

乙方对档案数字化成果进行备份,备份硬盘或光盘全部交与甲方,不得私自留存。

2.13入库上架

纸质资料整理装订完毕,经质检无差错后消毒除尘入库。按照指定的位置、顺序上架,并统计数量,做到整齐有序、入库出

库做好登记。

2.14成果验收

甲方组织人员对纸质档案整理成品和数字化成果进行验收检查。检查内容主要包括案卷整理装订是否规范、数字化图像质量、数据挂接准确性、电子档案查询准确性、备份存储的安全可靠性等,验收检查完毕形成验收报告。

2.15其他

2.15.1乙方须与甲方签订项目实施安全和保密协议,确保项目涉及不动产登记档案实体和档案信息的安全。

2.15.2项目实施过程中,乙方工作人员发现问题或存疑事项,应及时告知甲方人员处理,不得随意操作。遇特殊、疑难情况,双方共同协商解决。

2.15.2项目作业所有打印用纸、用墨及其他耗材必须符合档案管理要求,确保纸张耐久、字迹牢固。

2.15.3项目完成后,数字化成果在约定期限内出现质量问题,乙方负责免费解决。

(作者单位:鹤壁市不动产登记中心)

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