企微【会话存档】怎么用？合规接入 + 后台配置 + 功能管理全流程详解

企业对于员工与客户之间沟通记录的管理需求日益增长。芝麻微客的【会话存档】功能为企业提供了一套完善的沟通记录存档与管理解决方案。

它不仅能满足企业合规性要求，还能助力企业提升管理效率、优化客户服务。下面将为您详细介绍芝麻微客【会话存档】的全流程使用方法。

一、合规接入芝麻微客【会话存档】

1. 登录芝麻微客后台

当企业微信后台的审核通过后，企业需登录芝麻微客后台。在芝麻微客后台中找到会话存档页面，在联系方式处输入手机号或者微信号，以便后续接收相关通知与进行配置操作。

2. 设置可信 IP 地址

这一步是确保数据传输安全的关键。进入芝麻微客配置后台，复制其中显示的可信 IP 地址。然后回到企业微信后台的会话存档管理页面，将刚刚复制的可信 IP 地址添加进去。

3. 配置消息加密公钥

在芝麻微客后台点击 “获取公钥” 按钮，系统会生成相应的公钥。将获取到的公钥复制，并粘贴到企业微信后台的【消息加密公钥】位置。公钥的作用是保障消息在传输过程中的加密性，防止信息被窃取或篡改，确保聊天记录的安全性。

4. 设置会话存档 Secret

在企业微信后台管理工具的 “会话存档” 中查看获取会话存档 Secret，点击 “发送”，此时 Secret 会发送到企业微信端。企业要及时将接收到的 Secret 复制粘贴输入到芝麻微客后台接入会话存档的对应位置。Secret 是验证双方身份和数据合法性的重要凭证，在数据交互过程中起到关键的验证作用。

二、芝麻微客【会话存档】后台配置

芝麻微客支持 saas 版本和本地部署两种方式开通会话存档。对于 saas 版，聊天记录部署在服务商的服务器中，小型公司选择此版本部署周期短可快速上线使用，且数据安全可靠。而本地部署版本则将聊天记录存储在公司自己的服务器中。

三、芝麻微客【会话存档】功能管理

1. 聊天记录查看与检索

● 按员工查看：企业可在后台查看所有员工的聊天记录，通过此方式能了解员工回复客户是否及时，还可评估沟通质量，判断是否为 “有效沟通”，对员工工作情况一目了然。

● 按客户查看：可选择按 “客户标签” 或 “客户昵称” 进行查看。这有助于企业及时了解客户需求，防止因为员工未及时解决问题，导致客户流失。

● 按群聊查看：根据群聊名称、群聊标签、群主等关键词进行查看。企业能够第一时间了解客户群聊运营状态，实时监管员工在群内的行为，避免员工存在违规行为。

● 多维检索功能：芝麻微客提供强大的多维检索功能。企业可按员工标签、聊天时间、客户类型，甚至已回复或未回复等多个维度精准筛选查询。

2. 敏感词提醒

● 自定义敏感词设置：企业管理员可在芝麻微客后台根据自身业务需求灵活新增敏感词，如 “回扣”“私单”等。当员工与客户聊天过程中触发这些敏感词时，聊天内容会自动标红，同时系统会立即自动提醒管理员。这一功能能够有效预防销售飞单、私单、泄露企业机密等损害企业利益的行为。

● 可视化风险看板：后台集中展示敏感词触发记录，管理层可按 “高频违规员工”“高风险客户” 分类排查，提前介入干预，将隐患消灭在萌芽阶段。